İdarenin iç kontrol sistemini düzenli olarak değerlendirmeye tabi tutarak gerekli önlemleri almadığı gözlemlenmektedir.

İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 6'ncı maddesinde sistemin ilkeleri belirlenmiş, bu ilkeler arasında, İç kontrol sisteminin yılda en az bir kez değerlendirilip alınması gereken önlemlerin belirleneceği de yer almıştır.

Aynu Usul ve Esasların 8'inci maddesinde,

“İç kontrol düzenlemeleri ve iç kontrol sisteminin işleyişi, yöneticilerin görüşü, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınarak yılda en az bir kez değerlendirmeye tâbi tutulur ve gerekli önlemler alınır.” denilmektedir.

İdare söz konusu ilkelere 2017 yılında hazırladığı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planında da yer vermiş olmasına rağmen, sisteme "izleme, gözden geçirme, değerlendirme ve yenileme" çevrimine uyacak bir işlerlik kazandıramamıştır.

İç kontrol sistemi, idarelerin karşı karşıya kaldığı risklere ve değişikliklere sürekli olarak uyum göstermesini gerektiren, sistem ve faaliyetlerin değişen hedeflere, ortama, kaynaklara ve risklere gerektiği biçimde uyum göstermesini sağlamak amacıyla sürekli olarak izlenmesi, gözden geçirilmesi ve bu çerçevede değerlendirilerek yenilenmesi çevrimine dayalı dinamik bir süreçtir.

Böylelikle iç kontrol aksaklıkları zamanında tespit edilebilir ve düzeltici önlemler alması gereken kişilere ve gerektiğinde üst yönetime iç kontrol sisteminin etkinliği hakkında doğru ve ikna edici bilgi sağlayarak, kontrol sürecinde karşılaşılan aksaklıkların idarenin hedeflerine önemli bir zarar vermeden önce düzeltilmesi imkânını geliştirir.

Bu nedenle sistemin sürdürülebilirliği ve amacına uygun hale getirilebilmesi için

idarenin hedefleri ile ilgili, anlamlı, risklere yönelik önemli kontrollerin değerlendirildiği etkili ve verimli bir izleme süreci geliştirilmeli ve “İç kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar”da sayılan temel ilkelerinden biri olarak her yıl en az bir kez iç kontrol sistemi yenilenmelidir.

İdare, yöneticilerin iç kontrolün etkili bir şekilde işleyip işlemediği konusunda bilgilendirilmesi, iç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi ve bunların önlem alması gereken doğru kişilere ve yöneticilere bildirilmesi için süreç ve yöntemler belirlemek ve idare birimlerinin katılımını artıracak eğitim, planlama oturumları ve toplantılar düzenlemek suretiyle iç kontrol sürecine odaklanabilir.

İzlemenin, yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülen ve işlevsel bağımsızlıkları doğrultusunda iç ve dış denetim ile de desteklenen bir süreç olduğu gözönüne alınarak, iç denetim biriminin de sistemin bir bileşeni olarak işbirliği içinde iç kontrol bileşenleri ve süreçlerini değerlendirmesi sağlanmalı; izleme sürecinde görevli olanların da iç denetim ve Sayıştay raporlarında yer alan önerileri sistemin yenilenmesinde değerlendirmeleri beklenir.

Yine dikkate alınacak diğer önemli bilgi kaynağı, idareye gelen talep ve şikâyetlerdir. Bu talep ve şikâyetler de sistemin yenilenmesi ve önlem alınmasını gereken yönlerin belirlenmesi konusunda değerlidir.

Üst yöneticiler ve harcama yetkilileri, her yıl iç kontrol güvence beyanını düzenleyip birim faaliyet raporları ve idare faaliyet raporlarına eklemektedirler. Bu güvence beyanının iş ve işlemlerinin amaçlara, iyi malî yönetim ilkelerine, mevzuata ve kontrol düzenlemelerine uygunluk hakkında verildiği ve güvence sağlama sorumluluğunun doğru tasarlanmış ve amaca uygun şekilde işleyen bir kontrol sistemini işaret ettiği unutulmamalıdır.

Bu itibarla iç kontrol düzenlemeleri ve iç kontrol sisteminin işleyişinin, yöneticilerin görüşü, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınarak yılda en az bir kez değerlendirmeye tâbi tutulması ve gerekli önlemlerin alınması ile sistemin güvence sağlayan ve amacına uygun çalışacak yönde sürekli geliştirilmesi gerekmektedir.

Kamu idaresi cevabında; aynen “2019 yılından itibaren İç Kontrol Eylem Planı çerçevesinde en az yılda bir kere İç kontrol ve Ön Mali Kontrole ilişkin Usul ve Esaslarına uygun iç kontrol sistemi yenilenecektir.” denilmektedir.

Sonuç olarak, bulgu konusu hususun devam edip etmediği takip eden denetimlerde izlenecektir.