Belediyenin 2018 yılı birleştirilmiş veriler defterinin incelenmesi sonucunda yevmiye numaralarının müteselsil sıra takip etmediği, yevmiye defterinde geriye dönük kayıtların yapıldığı ve bazı yevmiye numaralarının boş bırakıldığı tespit edilmiştir.

Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Kayıt düzeni ve kayıt düzeltmesi’ başlıklı 18’inci maddesinde;

“Kamu idarelerinin muhasebe birimleri, muhasebe işlemlerini, gerçekleşme sırasına göre düzenli bir şekilde hesap dönemi başında “1” den başlamak üzere hesap döneminin sonuna kadar numaralandırarak kaydederler. Muhasebe kayıtları ancak yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltilir. Muhasebe belgesinde düzeltme işleminin gerekçesine yer verilir.” denilmektedir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 43’üncü maddesine göre, kurumun yapmış olduğu mali işlemlerin yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedilmesi gerekmektedir. Aynı maddenin 4’üncü fıkrasında ise; “Muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında (1)’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verilir. …” ifadesine yer verilmiştir.

Adı geçen Yönetmelik’in “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 44’üncü maddesinde ise;

“a) Yevmiye defteri (Örnek-37)

1) Yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defterdir. Yevmiye defterine açılış kaydı yapıldıktan sonra, günlük işlemler muhasebeleştirme belgelerine dayanılarak kaydedilir.” hükmü yer almaktadır.

Yukarıda belirtilen mevzuat hükümlerinden anlaşılacağı üzere, işlemler yevmiye tarih ve numara sırasına göre yevmiye defterine günlük olarak kaydedilmeli ve birden başlayıp hesap dönemi sonuna kadar sırasıyla devam eden yevmiye numaraları verilmelidir. Bahsedilen hükümlerden anlaşılacağı üzere, hatalı bir kaydın yapılması durumunda geçmişe dönük kayıt yapılmayıp hatalı işlemin yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltilmesi gerekmektedir.

Belediyenin birleştirilmiş veriler defterinde yapılan incelemeler sonucunda, 232 adet yevmiye numarasının boş bırakılarak muhasebe kayıtlarının yapılmaya devam edildiği, çok sayıda geçmişe yönelik kayıt yapıldığı ve yevmiye numaralarının müteselsil olarak verilmesi kuralına uyulmadığı tespit edilmiştir. Yevmiye numaralarının boş bırakılarak muhasebe kayıtlarına devam edilmesine 1775, 4596, 7112, 7113, 7114, 7115, 9772, 10790 yevmiye numaraları örnek olarak verilebilir. Geriye dönük kayıt yapılmasına yönelik tespitimize ilişkin

368 sayılı yevmiye numarasının 12.01.2018 tarihinde kullanılmasına rağmen 374 sayılı yevmiye numarasının 05.01.2018 tarihinde kullanıldığı; 3931 sayılı yevmiye numarasının 25.04.2018 tarihinde kullanılmasına rağmen 4301 sayılı yevmiye numarasının 09.04.2018 tarihinde kullanıldığı; 5825 sayılı yevmiye numarasının 08.06.2018 tarihinde kullanılmasına rağmen 5841, 5842, 5843 ve 5844 sayılı yevmiye numaralarının 06.06.2018 tarihinde kullanıldığı gibi çok sayıda kayıt örnek olarak verilebilir.

Açıklanan nedenlerle, yevmiye kayıtlarında yevmiye numarasının atlanılmaması, yevmiye numaralarının müteselsil sıra numarası takip etmesi ve geriye dönük kayıt yapılmaması gerektiği değerlendirilmektedir.

Kamu idaresi cevabında; “Tüm kullanıcıların muhasebe kaydı işlemlerinin kontrolü sağlanarak, yevmiye kayıtlarında sehven oluşan geriye dönük kayıt ve boş yevmiye kaydı işlemlerinin yapılmaması hususunda gerekli tedbirler alınmıştır.” denilmektedir.

Sonuç olarak kamu idaresi tarafından sehven oluşan geriye dönük ve boş yevmiye kayıtlarının yapılmaması hususunda gerekli tedbirlerin alınacağı bildirilmiş olsa da 2018 yılı birleştirilmiş veriler defterinde bu tür kayıtların oldukça fazla olduğu ve genel bir uygulama haline geldiği görülmüştür. Bulguda yer verilen mevzuat hükümleri uyarınca yevmiye numaralarının müteselsil sıra takip etmesi ve daha önce yapılan yevmiye kayıtlarına ilişkin düzeltmelerin yeni bir yevmiye kaydı ile yapılması gerekmektedir.