Şirket tarafından yapılan bazı hizmet alımlarına ilişkin teknik şartnamelerde ihtiyaç duyulan hizmetin niteliği, kapsamı, miktarı gibi kriterlerin somut olarak belirtilmemesi nedeniyle hizmetin gereği gibi yerine getirilip getirilmediği konusunda belirsizlik ve kontrol zafiyeti olduğu görülmüştür.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 5’inci maddesinde;

“İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.” denilerek temel ilkeler belirlenmiştir.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Teknik şartname” başlıklı 16’ncı maddesinde teknik şartnamelerin işin teknik ayrıntılarını ve şartlarını gösterecek şekilde hazırlanarak ihale dokümanına dahil edileceği belirtilmiştir.

Yine şirket yönetim kurulu tarafından çıkarılan Satınalma Yönergesi’nin “Alım Öncesi Yapılacak İşlemler” başlıklı 7’nci maddesinde alım talebini yapan birim tarafından teknik şartnamenin hazırlanması gerektiği ifade edilmiştir.

Belirtilen düzenlemeler değerlendirildiğinde; teknik şartname, ihtiyaç duyulan işin teknik ayrıntılarını ve şartlarını göstermesi, ihtiyaç konusu hizmetin niteliği, miktarı, türü tereddüde mahal vermeyecek şekilde somut ve ölçülebilir olarak belirtilmesi gerekmektedir. Bununla birlikte teknik şartnamelerin satın alım öncesinde hazırlandığı ve isteklilerin teknik şartname hükümlerini değerlendirerek fiyat teklif vermeleri de göz önünde bulundurularak ihtiyaç konusunun teknik şartnamelere belirsiz, soyut ve ölçülemeyen ifadelere yer verilmeden düzenlenmesi gerekmektedir.

Yapılan incelemede, bazı hizmet alımlarında düzenlenen teknik şartnamelerde talep edilen hizmetin ölçülebilir olmadığı, soyut ifadelere yer verildiği görülmüştür.

Örnek 1: SAM-2022/95 sayılı sözleşme ile alınan Brüksel Resepsiyonu Organizasyon hizmetine ilişkin teknik şartnamede; “yeterli sayıda büyük şemsiye temin edilmesi, yeterli sayıda güvenlik hizmetinin sağlanması, yeterli sayıda teknik destek personeli bulundurulması” ifadelerine yer verilmiştir. “Yeterli sayıda” ifadesinin belirsiz olması nedeniyle şirket tarafından

hizmetin gereği gibi yerine getirilip getirilmediği ölçülememektedir. Söz konusu şemsiye temini, güvenlik ve teknik personel hizmetinin yeterli olup olmadığı belirsiz kalmaktadır.

Örnek 2: SAM-2022/132 sayılı sözleşme ile alınan grafik tasarım uyarlama ve ölçeklendirme hizmeti alımına ilişkin teknik şartnamenin “Yüklenicinin yükümlülükleri” başlıklı 3’üncü maddesinde; “yüklenici, işin süresi boyunca verilen işlerin eksiksiz ve İZFAŞ tarafından belirtileceği gibi yapmak ile yükümlüdür.” ifadesi ile ihtiyaç duyulan hizmet miktarı anlaşılamayan şartname için fiyat teklifi aldığı görülmektedir. Bu ifade genel anlamda soyut olup teknik şartnameye bakıldığında isteklinin neye teklif vereceği kaç adet ölçeklendirme yapacağı belirli değildir. İşin adının tasarım uyarlama ve ölçeklendirme olması dışında şartnameye göre ihtiyaç duyulan hizmetin ne olduğu anlaşılamamaktadır. Bahse konu şartnameye göre şirket tarafından 1 adet tasarım uyarlama ve ölçeklendirme hizmeti alınması ile 100 adet alınması arasında bir fark bulunmamakta her iki durumda da yükleniciye sözleşmedeki bedelin ödenmesi gerekmektedir.

Şirket tarafından yapılan alımlar için hazırlanan teknik şartnamelerde, 4734 sayılı Kanun’da sayılan temel ilkelere uygun olarak alıma konu olan işlerin niteliği, türü ve miktarının tereddüde ve yanlış anlamaya mahal vermeyecek şekilde somut, ölçülebilir, açık ve net olarak belirtilmesi gerekmektedir.