İdarenin 2018 yılı hesabını oluşturan ödeme emri belgeleri ve muhasebe işlem fişlerine yevmiye numaraları verilirken, bazı yevmiye numaralarının kullanılmayarak atlandığı görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği'nin “Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 43'üncü maddesinde,

“İşlemler, yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedilir; buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılır.” denilmektedir.

Aynı Yönetmelik’in “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 44'üncü maddesinde ise

“Yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defterdir. Yevmiye defterine açılış kaydı yapıldıktan sonra, günlük işlemler muhasebeleştirme belgelerine dayanılarak kaydedilir.” düzenlemesi bulunmaktadır.

Yukarıda yer alan maddelerden de anlaşılacağı üzere yevmiye defterine kayıtların müteselsil olarak yapılması ve her bir işleme ayrı bir yevmiye numarası verilmesi

gerekmektedir.

İdarenin 2018 yılı yevmiye defterinde boş bırakılarak atlandığı tespit edilen yevmiye numaralarının sayısı 1037'dir.

Yevmiye numaralarının düzenli ve müteselsil olmaması, muhasebe kayıtlarının yazılım kullanılarak yapıldığı göz önüne alındığında, söz konusu yazılım ortamında kayıtların takip eden sıra numarası almaksızın yapılabildiğini göstermekte ve manipüle edilebileceği anlamına gelmektedir. Bu da kayıtların doğruluğu güvenliliği ve güvenilirliğine ilişkin bir risk oluşturmaktadır.

Bu itibarla, kullanılan yazılım üzerinde gerekli önleyici kontrollerin eklenmesi ile kaydedilen işlemlere müteselsil numara verilmesinin zorunlu hale getirilmesi ve yazılımın sıra numarası atlayarak işlem yapmaya izin vermemesinin sağlanması gerekir.

Kamu idaresi cevabında; özetle yevmiye numaralarının düzenli ve müteselsil olmasına dikkat edileceği, böyle bir aksaklığa meydan verilmeyeceği ifade edilmiştir.

Sonuç olarak, yevmiye numaralarının düzenli ve müteselsil olmasına dikkat edileceği, böyle bir aksaklığa meydan verilmeyeceği ifade edildiğinden, bulgu konusu tespitin devam edip etmediği takip eden denetimlerde izlenecektir.