İdare tarafından meclis üyelerine hediye edilmek üzere alınan tablet bilgisayarların İdarenin envanterinde olmamasına rağmen muhasebe kayıtlarında izlenmeye devam edildiği görülmüştür.

Genel yönetim kapsamındaki kamu idareleri, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun taşınır işlemlerine ilişkin hükümlerine dayanılarak çıkarılan Taşınır Mal Yönetmeliği uyarınca taşınır kayıtlarını tutmak ve mali yılsonunda Taşınır Yönetim Hesabını düzenlemekle yükümlü kılınmışlardır.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 255-Demirbaşlar Hesabına ilişkin “Hesabın niteliği” başlıklı 198’inci maddesinde;

“Bu hesap, kurum faaliyetlerinin yürütülmesinde kullanılan her türlü büro makine ve cihazları ile döşeme, masa, koltuk, dolap, mobilya gibi uzun süre kullanılabilen varlıkların izlenmesi için kullanılır.” denilmektedir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddenin birinci fıkrasında;

“Taşınır kayıt yetkilileri tarafından, kamu idarelerinin muhasebe kayıtlarında ilgili stok ve maddi duran varlık hesaplarında izlenen taşınırlardan; satınalma suretiyle edinilenlerin giriş işlemleri ile değer artırıcı harcamalar için düzenlenen Taşınır İşlem Fişlerinin bir nüshası ödeme emri belgesi ekinde, muhasebe birimine gönderilir. Diğer şekillerde edinilen taşınırların girişleri ve maddi duran varlık hesaplarında izlenen taşınırların çıkışları için düzenlenen Taşınır İşlem Fişlerinin birer nüshasının, düzenleme tarihini takip eden en geç on gün içinde ve her durumda malî yıl sona ermeden önce muhasebe birimine gönderilmesi zorunludur.

…” hükmü yer almaktadır

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri uyarınca, satın alınan dayanıklı tüketim malzemelerinin taşınır işlem fişleriyle muhasebe birimine gönderilmesi, muhasebe biriminin de bu malzemeleri 255 Demirbaşlar Hesabına kaydetmeleri, yılsonunda ayrılacak amortismanlarla giderleştirilmesi gerekmektedir.

Yapılan incelemede, meclis üyelerine hediye edilmek üzere alımı yapılan demirbaşların 255-Demirbaşlar Hesabına kaydedildiği, ancak söz konusu demirbaşların dağıtımının yapıldıktan sonra ilgili hesaplardan çıkışının yapılmadığı tespit edilmiştir. İdare tarafından alımı yapılan tablet bilgisayarların meclis üyelerine dağıtımı yapıldıktan sonra envanter kayıtlarından çıkarılması gerekmektedir.

Dayanıklı tüketim malzemelerinin çıkışlarına ilişkin muhasebe kayıtlarının tam ve doğru şekilde yapılmaması, mali tablolarda 255-Demirbaşlar Hesabı ile 630-Giderler Hesabının hatalı bilgi içermesine neden olmaktadır.

Yukarıda yer verilen denetim tespitine istinaden, İdare tarafından bulguda yer alan hususa iştirak edilmiş ve gerekli düzeltici işlemlerin tesis edileceği ifade edilmiştir.

Sonuç olarak, muhasebe kayıtlarının zamanında ve doğru olarak yapılarak mali tabloların doğru bilgi içermesi açısından ilgili kayıtların tam ve doğru şekilde yapılması gerektiği düşünülmektedir.