Akaryakıt ihalesi kapsamında satın alınan akaryakıta ilişkin bedeller dışında, ilk madde ve malzeme alımlarının; 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabına kaydedilmeden doğrudan giderleştirildiği görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği'nin 115'inci maddesine göre, kurumlarca satılmak, üretimde veya diğer faaliyetlerde kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen ilk madde ve malzeme, yarı mamul, mamul, ticari mal, artık ve hurda gibi bir yıl veya faaliyet dönemi içinde tüketilecek veya paraya çevrilecek varlıkların, 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabında izlenmesi gerekmektedir. Diğer bir ifade ile, aksi bir düzenleme yok ise; ilk madde ve malzemeler edinildiğinde bahsi geçen hesaba borç yazılmak suretiyle muhasebeleştirilecektir. Ayrıca, Yönetmelik'in 116'ncı maddesinde, tüketilmek amacıyla kamu idaresinin ilgili birimlerine verilen veya kullanılan ilk madde ve malzemelerin bu hesaba alacak, 630-Giderler Hesabına borç yazılacağı belirtilmiştir.

İdarenin hesap ve işlemleri incelendiğinde; 2023 yılı içinde toplam 1.636.054,07 TL tutarındaki akaryakıt alımı dışında, diğer tüm ilk madde ve malzeme alımlarının 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabına kaydı yapılmadan direkt 630-Giderler Hesabına kaydedilerek doğrudan giderleştirildiği tespit edilmiştir.

Tüketilmek üzere satın alınan ilk madde ve malzemenin 150 -İlk Madde ve Malzeme Hesabında takip edilmemesi muhasebe kayıtları üzerinde stok kontrolünü olanaksız hale getirmektedir. Bu durumda, satın alınan ilk madde ve malzemenin öncelikle 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabına kaydedilmesi; sonrasında tüketilmek amacıyla kamu idaresinin ilgili birimlerine verilen veya kullanılan ilk madde ve malzemeler için bu hesaba alacak, 630- Giderler Hesabına borç kaydı yapılmalıdır.

Ayrıca 2023 yılında peyderpey alınan 1.636.054,07 TL akaryakıtın, kullanıldıkça 150 - İlk Madde ve Malzeme Hesabına alacak, 630-Giderler Hesabına borç kaydı yapılmadığı için, 2023 yılında stoklardan hiç düşülmeyen ilgili akaryakıt alımların tamamı olan 1.636.054,07 TL’nin stok olarak, 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabı ile 2024 yılına devretmiş olduğu tespit edilmiştir.

İdare tarafından verilen cevapta, bulguya iştirak edilmiş olup, tüketilmek üzere satın alınan ilk madde ve malzemenin muhasebeleştirilmesinde kullanılan 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabının, bundan sonra sadece akaryakıt alımında değil doğrudan giderleştirilen diğer ilk madde ve malzeme alımlarında da mevzuat hükümlerine uygun olarak kullanılacağı ifade edilmiştir.

Tüketilmek üzere satın alınan akaryakıt dışındaki ilk madde ve malzemenin 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabına kaydedilmemesi ile 150-İlk Madde ve Malzeme hesabında kayıtlı olan ve 2023 yılında kullanımların stoklardan hiç düşülmemesi neticesinde akaryakıt alımların tamamının 2024 yılına devretmiş olması nedeniyle, 2023 yılında 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabı ile 630-Giderler Hesabında hatalı bilgi oluşturduğu görülmüştür.