Kurumdaki iç kontrol süreçleri üzerinde yapılan incelemede mali iş ve işlemlerde İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslara uygun bir ön mali kontrol sürecinin işletilmediği tespit edilmiştir.

5018 sayılı Kanun’un 11’inci maddesi ile İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar gereği, üst yöneticiler, iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesinden, harcama yetkilileri ise görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari ve malî karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün işleyişinden sorumludur. İdarelerin malî hizmetler birimi, iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar

yapar ve ön malî kontrol faaliyetini yürütür. Muhasebe yetkilileri, muhasebe kayıtlarının usulüne ve standartlara uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından sorumludur. Bu kapsamda belediyelerde, idarede etkin bir mali yönetim ve kontrol sisteminin kurmaktan, işleyişini izlemekten ve gerekli tedbirleri almaktan sorumluluğu bulunan kişi en üst yönetici olarak belediye başkanıdır.

Kamu kurumlarında etkin bir mali yönetim ve kontrol sürecinin önemli bir unsurunu ön mali kontrol oluşturur. 5018 sayılı Kanunu’nun 58’inci maddesine göre, ön malî kontrol, harcama birimlerinde işlemlerin gerçekleştirilmesi aşamasında yapılan kontroller ile malî hizmetler birimi tarafından yapılan kontrolleri kapsar. Ön malî kontrol süreci, malî karar ve işlemlerin hazırlanması, yüklenmeye girişilmesi, iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesi ve belgelendirilmesinden oluşur. Kamu idarelerinde ön malî kontrol görevi, yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür. Kanunun 58’inci maddesi uyarınca Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından çıkarılan İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar’da (md. 11,12,13) ön mali kontrol, İdarelerin gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine ilişkin malî karar ve işlemlerinin; idarenin bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, harcama programı, finansman programı, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer malî mevzuat hükümlerine uygunluğu ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması yönlerinden yapılan kontrolü olarak tanımlanmaktadır.

Esaslarda, ön mali kontrolün harcama birimleri ve malî hizmetler birimi tarafından yerine getirileceği düzenlenmektedir. Buna göre, malî hizmetler biriminin ön malî kontrolüne tâbi malî karar ve işlemlerin, kontrol edilmek üzere malî hizmetler birimine gönderilmesi, malî hizmetler birimince kontrol edilen işlemler hakkında görüş yazısı düzenlenerek bunun ilgili birime gönderilmesi gerekmektedir. Harcama birimlerinde süreç kontrolü yapılır. Süreç kontrolünde, her bir işlem daha önceki işlemlerin kontrolünü içerecek şekilde tasarlanır ve uygulanır. Malî işlemlerin yürütülmesinde görev alanlar, yapacakları işlemden önceki işlemleri de kontrol ederler. Süreç kontrolünü sağlamak amacıyla malî işlemlerin süreç akış şeması hazırlaması ve üst yöneticinin onayı ile yürürlüğe konulması gerekir. Harcama birimlerinde ve malî hizmetler biriminde yapılan kontrol sonucunda, malî karar ve işlemin uygun görülmesi halinde, dayanak belgenin üzerine “kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” şerhi düşülür veya yazılı görüş düzenlenir.

Gürsu Belediyesinde mali iş ve işlemlerle ilgili süreçler üzerinde yapılan incelemede; harcama birimlerinde İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar’da düzenlenen

biçimiyle bir ön mali kontrolün yapılmadığı tespit edilmiştir. Kurumda, ön mali kontrol sürecinin uygulama bulabilmesi için gerekli iş akış şemaları mevcut olmasına rağmen, harcama birimlerinde ön mali kontrol süreçleri işletilmemiştir. Mali hizmetlerde ön mali kontrol görevini yürütmekle görevlendirilen bir personelin riskli görülen kimi harcamaları ön mali kontrolden geçirdiği görülmüştür. Bununla beraber, mezkur Usul ve Esaslar’da, mali hizmetler biriminin ön mali kontrolüne tabii işlemler; taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları, ödenek gönderme belgeleri, ödenek aktarma işlemleri, kadro dağılım cetvelleri, seyahat kartı listeleri, yan ödeme cetvelleri ve sözleşmeli personel sayı ve sözleşmeleri olarak tek tek sayılmış olmasına karşın mali hizmetler biriminde bu işlemlere ilişkin herhangi bir ön mali kontrol süreci işletilmemiştir.

İdarelerin gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine ilişkin malî karar ve işlemlerinin; ilgili mevzuat hükümlerine uygunluğunun kontrol edilebilmesi, kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanımının sağlanabilmesi bakımından harcama birimleriyle mali hizmetler biriminde İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar’a uygun bir ön mali kontrol sürecinin hayata geçirilmesi gerekmektedir.

Kamu idaresi cevabında; “Mali Hizmetler biriminin ön mali kontrolüne tabi işlemlerinde İnsan Kaynakları Müdürlüğü birimini ilgilendiren konulardaki cetveller ekli yazıda istenmiş olup bu konulardaki ön mali kontrol sürecinin işletilmesi için süreç başlatılmıştır. Ön mali kontrolle alakalı mevcut olan iş akış şemaları idarenin çalışmaları doğrultusunda yeniden revize edilmek suretiyle uygulama yoluna gidilecektir.” denilmektedir.

Sonuç olarak Kurum cevabında, bulgu konusundaki hususa ilişkin olarak gerekli işlemlerin ve çalışmaların başlatıldığını ifade etmiştir.Kurumun mali iş ve işlemlerinin hukuka uygun şekilde yürütülmesi, kamu kaynaklarının etkin ve verimli şekilde kullanımının sağlanabilmesi bakımından kurumda etkin bir mali yönetim ve iç kontrol sistemine ihtiyaç vardır. Bulgu konusu tespite ilişkin düzeltici işlemlerin yapılıp yapılmadığı takip eden denetimlerde izlenecektir.