Belediye tarafından yapılan mal alımlarında muayene ve kabul işlemlerinin, işin uzmanı olmayan bir kişi tarafından, muayene ve kabul komisyon raporu düzenlenmeksizin bir tutanak ile yapıldığı görülmüştür.

4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu’nun “Denetim, muayene ve kabul işlemleri” başlıklı 11’inci maddesinin birinci fıkrasında;

“Teslim edilen mal, hizmet, yapım veya yapılan işin muayene ve kabul işlemleri, idarelerce kurulacak en az üç kişilik muayene ve kabul komisyonları tarafından yapılır. Mal veya yapılan iş yüklenici tarafından idareye teslim edilmedikçe muayene ve kabul işlemleri yapılamaz.” hükmü yer almaktadır.

Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik’in “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde komisyon, bu yönetmelikte düzenlenen muayene ve kabul işlemlerine ilişkin olarak ilgili idareler tarafından belirlenen en az 3 üyeden oluşan kurul olarak tanımlanmıştır. Aynı Yönetmelik’in “Muayene ve kabul komisyonlarının kurulması” başlıklı 6’ncı maddesinde yetkili makam tarafından biri başkan, biri işin uzmanı olmak üzere en az üç veya daha fazla tek sayıda kişi ile yedek üyelerden oluşan muayene ve kabul komisyonlarının kurulması gerektiğini ifade etmektedir. Ancak, ilgili idarede yeterli sayıda veya işin özelliğine uygun nitelikte uzman personel bulunmaması durumunda, 4734 sayılı Kanun’a tabi idarelerden uzman personel görevlendirilebileceği hükmü yer almaktadır. “Komisyonun görev ve sorumlulukları” başlıklı 7’nci maddesinde ise yüklenici tarafından idareye teslim edilen malın veya yapılan işin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığının incelenmesi komisyonun görev ve sorumlulukları arasında sayılmış ve komisyon üyelerinin her muayenede hazır bulunmak zorunda olduğu ifade edilmiştir.

Aynı Kanun’un 11’inci maddesinde muayene işlemleri; 13’üncü maddesinde ise muayenede aranacak hususlar düzenlenmiştir.

Yukarıdaki mevzuat hükümlerinde de ifade edildiği üzere malın teslimi sırasında biri işin uzmanı olmak üzere en az 3 üyeden oluşan komisyon tarafından muayene ve kabul işlemlerinin yapılması gerekmektedir. Muayene ve kabul komisyonları yapılan alımın ihale mevzuatı, sözleşme ve şartnamelerde yer verilen hükümler doğrultusunda gerçekleşip

gerçekleşmediğini bu düzenlemelerde yer verilen hükümler çerçevesinde incelemek ve kontrol etmekle sorumludur.

Yapılan incelemelerde özellikle Fen İşleri Müdürlüğü’ne bağlı Bakım Onarım Atölyesi’ne teslim edilen malların muayene ve kabul komisyonunca yapılacak muayene işlemleri yapılmadan işin uzmanı olmayan bir kişi tarafından düzenlenen tutanak ile teslim alınarak mevzuat hükümlerine aykırı hareket edildiği tespit edilmiştir.

Bu itibarla;

• Mevzuat hükümlerine uygun muayene ve kabul komisyonlarının kurulması

  
  

• Muayene kabul komisyonu üyelerinin teslim işlemlerini; malın teslim edileceği ambarda hazır olarak ve satın alınan malın teknik şartnamesine uygunluğunu kontrol ederek gerçekleştirmeleri,

• Malzemelerin ambarlara giriş ve ambarlardan çıkış işlemlerinde mevzuatın öngördüğü ve gerekli mali kontrolü sağlayıcı belgelerin kullanılmasının,

İleride doğabilecek olası kurum zararlarının önlenmesi açısından idare tarafından başlatıldığı bildirilen işlemlerin tamamlanması gerekmektedir.