Yurtdışı satın alımlarının gerçekleştirilmesi amacıyla açılan akreditiflerden bazılarının, 2021 yılı itibariyle bedelleri ödendiği ve teslim işlemleri yapıldığı halde, muhasebe işlemlerinin tamamlanmamasının mali tablo hatasına neden olduğu tespit edilmiştir.

Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 108’inci maddesinde;“…Akreditif karşılığı açtırılan kredilerden yapılan mahsuplar bir taraftan bu hesaba alacak, 630 Giderler Hesabı veya varlığa dönüştürülecek bir harcama unsuru ise ilgili varlık hesabına borç; diğer taraftan 835 Gider Yansıtma Hesabına alacak, 830-Bütçe Giderleri Hesabına borç kaydedilir.” düzenlemesi yapılmıştır.

Bu düzenlemeye göre; yurtdışından gerçekleştirilen satın almaların tamamlanmasının ardından, alıma ilişkin kanıtlayıcı belgelerin mahsup için muhasebe birimine gönderilmelidir. Muhasebe birimi de kendisine gönderilen mahsup belgelerine dayanarak; ilgili işlemi 164 Akreditifler hesabına alacak, 630 Giderler veya ilgili varlık hesabına borç kaydedecektir. Aynı zamanda bu tutarın, 830 ve 835 bütçe hesaplarına sırasıyla borç ve alacak olarak kaydının yapılması gerekmektedir.

Üniversitede 2021 yılı itibarıyla ilgili yıl ve önceki yıllarda yürütülen projeler kapsamında yapılan satın alımlar için açılmış aşağıda gösterilen akreditiflerden harcama ve satın almalar yapıldığı halde hem çıkış kayıtları ve yapılan alımların hem de kur güncellemelerinin 31.12.2021 tarihi itibarıyla mali tablolara yansıtılmadığı tespit edilmiştir.

‌Tablo 10: Mahsup İşlemi Yapılmayan Akreditifler

(Not: Tablodaki 24.03.2021 tarihli işlem ek akreditif açılarak kapatılması gerektiğinden toplama dahil edilmemiştir.)

Sarf malzemesi, duran varlık ve hizmet alımlarının tamamlanmasına rağmen 164 Akreditifler Hesabının kapatılmaması; 150 Stoklar Hesabının, 25 Duran Varlık Hesap Grubunun ve 630 Giderler Hesabının kapatılmayan akreditif kadar eksik, 164 Akreditifler Hesabının ise bu tutarlar kadar fazla raporlanmasına neden olmaktadır.

Bununla birlikte söz konusu akreditiflerin kısa vadede kapatılarak alımların zamanında tamamlanmaması halinde, teknik şartnamede özellikleri belirtilen ve teslim alınması kararlaştırılan cihazların teslim veya kesin kabulün yapıldığı tarihte İdarenin ihtiyacını karşılamaması, mevcut cihazlarla entegre olamaması, yazılımların güncel olmaması gibi karşılaşılması muhtemel hususlar, hukuki anlaşmazlıklara sebep olup İdareyi ilave külfet ve zaman kaybına uğratmaktadır.

Akreditif hesabının kısa vadeli kullanılarak mal ve hizmet alımlarının teslimini takiben kapatılması, yapılan alımların ilgili varlık, stok, gider hesabı ile ilişkilendirilerek muhasebe kayıtlarına aktarılması, kur güncellemelerinin akreditif hesabına yansıtılarak takip edilmesi gerekmektedir.