İdarenin Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı bünyesinde yapılan kontrol faaliyetleri ile işlemlerin incelenmesi neticesinde; resmi ve kiralık araçların akaryakıt ikmallerinin İdare bünyesinde oluşturulan akaryakıt istasyonu tarafından sağlandığı, aynı zamanda dağıtılan akaryakıtın takibinin sağlanmasına yönelik birimler arasında iletişimin eksik olduğu tespit edilmiştir.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Hesap verme sorumluluğu” başlıklı 8’inci maddesinde; her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanların, kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesinden, kullanılmasından, muhasebeleştirilmesinden, raporlanmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumlu olduğu belirtilmektedir.

Kurumda yapılan incelemeler neticesinde resmi ve kiralık bütün taşıtlara idare bünyesinde kurulan akaryakıt istasyonu tarafından yakıt verildiği; verilen yakıtın akaryakıt istasyonu bünyesinde iki nüsha kart veya tutanak düzenlenmek suretiyle kayıt altına alındığı, ilgili nüshalardan bir tanesinin merkez akaryakıt istasyonunda diğerinin ise akaryakıtı alan kişi/birim de kaldığı tespit edilmiştir.

Akaryakıt taşınır çıkış işlemleri merkez akaryakıt istasyonunda yer alan tutanaklar üzerinden yapılmakta olup akaryakıtı alan kişi/birimdeki tutanaklar ilerleyen süreçte kontrol edilmediğinden merkez akaryakıt istasyonunu tutanağında yer alan bir yanlışlık fark edilememekte, bu sebeple de akaryakıt taşınır çıkış işlemi gerçek miktardan fazla yapılabilmektedir. Nitekim 2021 yılı içerisinde akaryakıt çıkış işleminin dayanağı olan merkez tutanaklarıyla ilgili kişi/birimde kalan diğer tutanaklar arasında nispi olarak yüksek bir fark oluştuğu görülmüştür. İdarede etkin bir kontrol mekanizmasının olmamasının Kurum açısından risk teşkil ettiği değerlendirilmektedir.

Kurum tarafından, bulgu konusu hususa iştirak sağlanmış olup otomasyon sistemine geçildiği ve süreç içerisinde yer alan belgelerin kontrolünün sağlandığı belirtilmiştir.

Bu doğrultuda, taşınır çıkış işlemlerinin doğru ve güvenilir bir biçimde yapılmasını sağlayacak şekilde ilgili sistemin işleyişinin ve güvenilirliğinin kontrolü sağlanıp risk teşkil eden alanlarla alakalı gerekli düzeltmelerin tesis edilmesi gerektiği değerlendirilmektedir.