Döner Sermaye İşletmesinin taşınır hesaplarındaki tutarların doğru ve güvenilir bilgi sunmadığı tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde; harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağamaktan sorumlu olduğu ve harcama yetkililerinin taşınır kayıtlarının bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır mal yönetim hesabının hazırlanması sorumluluğunun taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getireceği ifade edilmiştir.

Yönetmelik’in “Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinin birinci fıkrasının (ğ) bendine göre, taşınır kayıt yetkililerinin, yıl sonu hesaplarına ilişkin işlemlerinde taşınır 1’inci düzey detay kodunda gösterilen her bir taşınır grubu için Taşınır Sayım ve Döküm Cetvelini düzenlemeleri gerekmektedir ve Cetvelin “Gelecek Yıla Devir” sütununda gösterilen miktarın, yıl sonlarında düzenlenen sayım tutanaklarının “Sayımda Bulunan Miktar” sütununda gösterilen miktara eşit olması gerekmektedir.

Yukarıda yer verilen Yönetmelik hükümleri dikkate alınarak Üniversitenin çeşitli birimlerinde yapılan taşınır işlemlerine ilişkin denetimlerde;

1. Döner Sermaye İşletmesi Taşınır Sayım ve Döküm Cetvelinde 150 İlk Madde ve Malzemeler Hesabının alt detay kodlarından bazılarının gelecek yıla devreden miktarlarının negatif değerde olduğu görülmüştür.

   Yukarıda yer verilen Yönetmelik’in 10’uncu maddesine göre yıl sonlarında fiili sayım yapılarak düzenlenmesi gereken Taşınır Sayım ve Döküm Cetvelinde miktar ve tutar sütunlarında negatif değer yer alması mümkün değildir.

   Aşağıdaki tabloda 2023 yılına devreden taşınırlara ait miktar veya tutarlardan negatif değerde olanlar gösterilmektedir.

   ‌Tablo 2: 2023 Yılına Devreden Taşınırlardan Miktar ve Tutar Olarak Eksi Değerde Olanlar

   
   

   Detay Hesap Kodu	Hesap Adı	Gelecek Yıla Devir
   		Miktarı	Tutarı (TL)
   150.12.09	Karayolları ve Trafik Malzemeleri	-27	726,27
   150.71.11	Kağıtlar	-10	0,00
   150.71.14	Kutular	-18	0,00
   150.71.16	Metal Malzemeler	-8	-920,00

2. Döner Sermaye İşletme bilançosundaki taşınır hesaplarında yer alan tutarlar ile Taşınır Sayım Döküm Cetvelindeki tutarların birbiri ile uyumsuz olduğu görülmüştür.

Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Taşınır işlemleri” başlıklı 27’nci maddesine göre döner sermaye işletmelerince edinilen taşınırların kayıtlara alınmasında, verilmesinde ve izlenmesinde Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerinin uygulanmaktadır. Bu bağlamda Yönetmelik’in yukarıda bahsedilen harcama yetkililerinin sorumluluğuna ilişkin 5’inci maddesinde de belirtildiği üzere taşınır kayıtlarının Yönetmelik hükümlerine göre doğru ve güvenilir bilgi sunmasından, belirtilen belge ve cetvellerin usulüne uygun bir şekilde hazırlanmasından taşınır kayıt yetkilisi ve taşınır kontrol yetkilisi, harcama yetkilisi ile birlikte sorumludurlar.

Yukarıda bahsedilen 10’uncu maddeye göre, taşınır kayıt yetkilileri tarafından yıl sonunda hazırlanan Taşınır Sayım ve Döküm Cetvelindeki gelecek yıla devredilen taşınır miktarları ile yıl sonunda fiili sayım yapılarak bulunan miktarların eşit olması beklenmektedir.

Taşınır Sayım ve Döküm Cetvelinde taşınırların “Gelecek Yıla Devir” ortak sütununda, devredilen taşınırların miktar ve tutarlarına ilişkin iki ayrı sütun bulunmaktadır. Gelecek yıla devredilen taşınırın tutarı, taşınırın elde edilen maliyeti ile miktarın çarpımından oluşmaktadır. Dolayısıyla bu tutarın bilançoda gelecek yıla devredilen bakiye tutarları ile uyumlu olması gerekmektedir. Taşınır kayıt işlemlerinin ilgili mevzuat hükümlerine uygun yapılarak taşınırların fiili durumunu yansıtacak biçimde oluşturulması gerekmektedir.

Döner Sermaye Mali Yönetim Sistemi (DMİS) bünyesinde yer alan taşınır modülünün muhasebe ile entegrasyonunun sağlanamaması, taşınır işlem fişlerinin manuel olarak düzenlenebilmesine neden olmaktadır. Bu da taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin ilgili birimce taşınıra ilişkin işlemlerin ilgili hesaplara kaydedilebilmesi için muhasebe birimine zamanında ve güvenilir bilgi sunulmasını zorlaştırmaktadır.

Yapılan denetimde, İşletme bilançosunda bulunan taşınır hesaplarındaki bakiyeler ile Taşınır Sayım Döküm Cetvelindeki gelecek yıla devir sütunundaki tutarlar arasında

uyumsuzluk olduğu tespit edilmiş olup söz konusu uyumsuzluklara hesaplar itibarıyla aşağıdaki tabloda yer verilmiştir.

‌Tablo 3: Taşınır Cetvelindeki Varlık Hesapları ile Bilançodaki Varlık Hesapları Arasındaki Farklar

Yukarıdaki tabloda gösterilen tutarsızlıkların giderilebilmesi için İdare taşınırlarının fiili durumları tespit edilmeli ve kayıtlar fiili durumla uyumlu hale getirilmelidir.

Kamu İdaresi tarafından bulguda yer alan tespitlere katılınmış, taşınır ve muhasebe kayıtları arasındaki tutarsızlığın bir sebebinin DMİS sistemi taşınır modülünün tasarım ve uygulama hatasından, bir diğer sebebinin ise personel yetersizliği nedeniyle giriş/çıkış işlemlerinde manuel muhasebe fişi oluşturulması yada çift taşınır işlem fişi girişi yapılması kaynaklı olduğu belirtilmiş, bahse konu yanlışlığın en kısa sürede düzeltileceği bilgisi verilmiştir.

Sonuç olarak; İşletmedeki birimler tarafından sayımların düzenli yapmadığı, bu sebeple ertesi yıla devreden bazı taşınırların miktar veya tutarlarının eksi olarak gözükmesi ve muhasebe ile uyumsuzluğa sebep olması nedeniyle mali tablolar güvenilir bilgi sunmamaktadır.