Karar Künyesi
Döner Sermaye İşletmesinin muhasebe kayıtlarında Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği hükümlerine aykırı olarak yevmiye defterinde boş yevmiye kayıtlarının bulunduğu ve geriye dönük kayıtların yapıldığı tespit edilmiştir.
Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin "Kayıt düzeni ve kayıt düzeltmesi" başlıklı 40’ıncı maddesinde şu hüküm yer almaktadır:
“İşletmelerin muhasebe birimleri, muhasebe işlemlerini, gerçekleşme sırasına göre düzenli bir şekilde hesap dönemi başında “1”den başlamak üzere hesap döneminin sonuna kadar numaralandırarak kaydederler...”
Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 57’nci maddesinde;
“Muhasebe işlemleri, yevmiye tarihi ve müteselsil sıra numarasına göre maddeler hâlinde önce yevmiye defterine kaydedilir; buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı hesap defterlerine sistemli bir şekilde dağıtılır.
(2) Muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında “1”den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verilir. Yevmiye defteri, büyük defter ve yardımcı hesap defterleri kayıtlarında bu yevmiye tarih ve numaraları esas alınır…"
“Kullanılacak defterler” başlıklı 58’inci maddesinde;
“Bu Yönetmeliğin uygulanmasında muhasebe birimlerinde aşağıdaki defterler kullanılır:
Yevmiye defteri (Örnek:3); kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarihi ve müteselsil numara sırasıyla ve maddeler hâlinde düzenli olarak yazıldığı defterdir. Yevmiye defterine açılış kaydı yapıldıktan sonra, günlük işlemler muhasebeleştirme belgelerine dayanılarak kaydedilir.
Büyük defter (Örnek:4); yevmiye defterinde kayda geçirilmiş olan işlemleri usulüne göre hesaplara dağıtan ve tasnifli olarak bu hesaplarda toplayan defterdir. İşlemler yevmiye tarih ve numara sırasına göre yevmiye defterine kaydedildikten sonra, aynı yevmiye tarih ve numarası ile her bir hesap için açılan büyük defterin ilgili sayfalarına tasnifli olarak kaydedilir…"
“Defterlerde kayıt süresi” başlıklı 62’nci maddesinde;
“İşletmelerce yürütülen faaliyetlerin özelliğine uygun olarak gerçekleştirilen işlemlerin, muhasebe sistemindeki düzeni bozmayacak bir süre içinde defterlere kaydedilmesi esastır. Ancak gerçekleşen işlemlerin defterlere kaydı, izinsiz ve geçerli bir nedene dayanmaksızın on günden fazla geciktirilemez.”
hükümleri yer almaktadır.
Kamu idaresinin üretmiş olduğu mali rapor ve tabloların güvenilirliği ve doğruluğu, muhasebe sistemindeki işlemlerin tam ve doğru kayıtları göstermesine bağlıdır. Bunu sağlamak amacıyla mali tabloların esasını oluşturan muhasebe işlemlerinin temel muhasebe ilkelerine uygun olarak kaydedilmesi gereklidir. İlgili mevzuatta tanımlanan, kamu idaresi tarafından gerçekleştirilen işlemlerin kayda geçirilmesi ile ilgili temel ilkeler şu şekilde özetlenebilir:
Kayıtlar, hesap dönemi başında “1”den başlamak üzere sıralı ve birbirini takip eder şekilde numaralandırılmalıdır,
Kayıtlar arasında boşluk bırakılmamalıdır,
Geriye dönük kayıt yapılmamalıdır,
Kayıtların yapılması geciktirilmemelidir.
Ancak kurumda yapılan incelemelerde, işletmenin yevmiye kayıtlarında yer alan 209 adet kaydın yevmiye numaraları ile yevmiye tarihlerinin uyumlu olmadığı, bu kayıtların geçmişe dönük olarak yapıldığı, yevmiye kayıtlarının yapılmasının 10 günü aşan sürelerde geciktirildiği, yıl içinde farklı tarihlerde boş yevmiyeler bırakıldığı ve yıl sonunda iki yevmiye kaydının boş kaldığı tespit edilmiştir.
Kamu İdaresi tarafından gönderilen cevapta, personel azlığı sebebiyle muhasebe kayıt işlemlerinin yavaş yapılabildiği, onay verme işlemi devam ederken kayıtların bazen sıralı olarak yapılamadığı, bundan sonra böyle durumlar ile karşılaşmamak için gerekli özenin gösterileceği ifade edilmiştir.
Mevzuata aykırı söz konusu işlemler 2020 yılı denetimlerinde tespit edilerek raporlanmış, ancak 2021 yılında muhasebe işlemlerinin kaydında aynı hatalı usullerin kullanılmaya devam edildiği görülmüştür.
İlgili mevzuat çerçevesinde, muhasebe kayıtlarının sıralı ve birbirini takip eder şekilde, arada boşluk bırakılmadan numaralandırılması, geriye dönük kayıt yapılmaması ve kayıtların zamanında yapılması gerekmektedir.