İdarenin ilçe şube müdürlüklerinde kurumun muhasebe sistemine kayıtlı olmayan, taşınır muhafazası için ambarların bulunduğu ve bu ambarlarda bulunan taşınırların kurum taşınır otomasyonunda ile muhasebe kayıtlarında yer almadığı görülmüştür.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Amaç” başlıklı 1’inci maddesinde “Bu Yönetmeliğin amacı, kaynağına ve edinme yöntemine bakılmaksızın kamu idarelerine ait taşınır malların kaydı, muhafazası ve kullanımı ile yönetim hesabının verilmesi, merkez ve taşrada taşınır yönetim sorumlularıyla bunlar adına görev yapacak olanların belirlenmesi ve kamu idareleri arasında taşınırların bedelsiz devri ile tahsisine ilişkin esas ve usulleri belirlemektir,” Denilmektedir.

İlgili Yönetmelik’in “Taşınırların kaydı” başlıklı 12’nci maddesinde;

1. Kamu idarelerince bütün taşınırların ve bunlara ilişkin işlemlerin kayıt altına alınması esastır. Taşınır kayıtları, harcama birimleri itibarıyla yönetim hesabı verilmesine esas olacak şekilde tutulur. Her bir kaydın belgeye dayanması şarttır.

2. Bu çerçevede;

   
   

   1. Önceki yıldan devren gelen taşınırlar ile içinde bulunulan yılda herhangi bir şekilde edinilen veya elden çıkarılan taşınırlar,

   2. Taşınırlardaki kayıp, fire, yıpranma ve benzeri nedenlerle meydana gelen azalmalar,

      
      

   3. Sayım sonucunda ortaya çıkan fazlalar,miktar ve değer olarak kayıtlara alınarak takip edilir.

“Kayıt zamanı, kayıt değeri ve değer tespit komisyonu” başlıklı 13’üncü maddesinde;(1) Taşınırlar, edinme şekline bakılmaksızın kamu idaresince kullanılmak üzere teslim alındığında giriş; tüketime verildiğinde, satıldığında, başka harcama birimlerine devredildiğinde, bağışlandığında veya yardım yapıldığında, çeşitli nedenlerle kullanılamaz hale geldiğinde, hurdaya ayrıldığında veya kaybolma, çalınma, canlı taşınırın ölümü gibi yok olma hallerinde çıkış kaydedilir.

1. Giriş ve çıkış kayıtları Taşınır İşlem Fişine dayanılarak yapılır. Giriş ve çıkış kayıtlarında;

   1. Satın alma suretiyle edinme ve değer artırıcı değişiklik hallerinde maliyet bedeli,

      
      

   2. Bedelsiz devir, kullanılamaz hale gelme, yok olma ve hurdaya ayrılma hallerinde kayıtlı değeri,

   3. Bağış ve yardım yoluyla edinilen taşınırlarda; bağış ve yardımda bulunan tarafından ispat edici bir belge ile değeri belirtilmiş ise bu değer, belli bir değeri yoksa değer tespit komisyonunca belirlenen değer, esas alınır.

2. Değer tespit komisyonu, harcama yetkilisinin onayı ile taşınır kayıt yetkilisinin ve işin uzmanının da katıldığı en az üç kişiden oluşturulur. Komisyon değer tespitinde ticaret odası, sanayi odası, borsa, meslek kuruluşları, ilgili diğer kuruluşlardan veya aynı nitelikteki taşınırı satın alan idarelerden ve fiyat araştırması sonuçlarından yararlanabilir. (2)

3. Satın alma suretiyle edinilen taşınırların maliyet bedelinin tespitinde, Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin ilgili hükümleri uygulanır. Faturada çeşitli taşınırlar için topluca gösterilmiş giderler olması durumunda, giderler taşınırların alış bedelleri ile orantılı olarak paylaştırılır. Taşınırlar faturada kayıtlara esas olacak şekilde çeşitleri itibarıyla ayrı ayrı gösterilir.” Şeklinde hükümler mevcuttur.

Bu hükümler çerçevesinde idarenin tüm taşınırlarının taşınır sistemine kayıtlı olması

gerektiği ve bu kayıtların zamanı ile bedelleri ilgili maddelerde detaylı olarak açıklanmıştır. Ancak yapılan incelemelerde kurumun taşınır sisteminde kayıtlı bir ambar olduğu, ilçe şube müdürlüklerinde taşınır ambarları olarak kullanılan yerlerin taşınır sistemine kayıtlı olmadığı tespit edilmiştir. Yapılan incelemelerde kurumun ilçe müdürlüklerinde yer alan taşınır listelerinin kurumun taşınır sisteminde yer almadığı gibi muhasebe kayıtlarına da yansıtılmadığı görülmüştür.

Sonuç olarak muhasebe sistemi ve kamu kaynaklarının kullanılma ilkeleri doğrultusunda; kamu kaynaklarının hesap ve kayıt düzeninde saydamlık, hesap verilebilirlik ve işlemlerinin kayıt dışında kalmasının önlenmesi ile faaliyetlerinin gerçek mahiyetlerine uygun olarak güvenilir bir biçimde muhasebeleştirilmesi ilkeleri doğrultusunda bu taşınırların idarece taşınır ve muhasebe sistemine kayıt altına alınması gerekmektedir. Ayrıca ilçe şube müdürlüklerinde depo ve ambar vasfında kullanılan yerlerinde bu çerçevede taşınır otomasyon sistemine dahli şart olup bu yerlere yapılan giriş, çıkış sayım gibi işlemlerin Taşınır Mal Yönetmeliği esasları çerçevesinde yerine getirilmesi gerekmektedir.

Kamu idaresi cevabında; “Bulgu konusuyla ilgili tüm depoları kapsayacak şekilde yazılım çalışmaları başlatılmış olup, tamamlandıktan sonra ilçe şube depolarındaki malzemeler de söz konusu yazılım sistemine aktarılacak, böylece tek elden ve merkezden kontrolü sağlanacak, oluşturulan Taşınır İşlem Fişlerine göre düzeltme kaydı yapılarak Taşınır Mal Yönetmeliği esasları yerine getirilecektir.” Denilmektedir.

Sonuç olarak Kamu idaresi cevabından anlaşılacağı üzere bulguya iştirak edilmiştir. Bulgu konusu hususa ilişkin gerekli çalışmaların başlatıldığı belirtilmiş olup konu müteakip denetim döneminde yapılacak incelemelerde izlenecektir.