Temsil ve ağırlama giderlerine ait harcama talimatlarında, “il dışından Başkanlık makamına gelen misafirlerin yemek ve konaklama giderlerinin karşılanması” şeklinde genel bir ifadeye yer verildiği, bu kişilerin sayısı ve yapılacak harcamalara dair açıklamalara yer verilmediği görülmüştür. 

5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 60’ıncı maddesi (k) bendinde belediyenin giderleri arasında temsil, tören, ağırlama ve tanıtım giderlerine yer verilmiştir. Aynı Kanunun 38’inci maddesinin (o) bendinde temsil, ağırlama ve tören giderleri için ayrılan ödeneğin Belediye Başkanı tarafından kullanılacağı hükme bağlanmıştır. 

Belediye idaresinin üst yöneticisi ve temsilcisi olan belediye başkanının bu sıfatının gereği olarak yapacağı temsil, ağırlama ve tören giderleri konusunda uyacağı kurallar ise, İçişleri Bakanlığının 25.4.1984 tarih ve 27302 sayılı onayı ile yürürlüğe konulan “Belediye Bütçesinden Yapılacak Temsil Ağırlama ve Tören Giderleri Yönergesi”nde belirlenmiştir. 

Bu Yönergeye göre; temsil, ağırlama ve tören giderlerinin konu, kapsam ve miktarının tayini belediye başkanının takdirine tabidir. Yönerge’nin “Ağırlama Giderleri” başlıklı 5’inci maddesinde; beldenin misafiri durumunda olabilecek kişiler aşağıdaki şekilde belirtilmiştir: 

• Cumhurbaşkanı, 
• Türkiye Büyük Millet Meclisi Başkanı, 
• Başbakan, 
• Bakanlar Kurulu üyeleri, 
• Hükümet Merkezi veya diğer illerin protokolüne dahil kişiler, 
• Yabancı ülke temsilcileri veya konuklar, 
• Sanat, bilim, kültür ve spor dallarında temayüz etmiş kişiler, 
• Basın mensupları, 
• Beldenin kalkınmasında katkısı olanlar veya olacağı anlaşılanlar, 

Bu kişiler ile eşleri ve refakatindeki görevliler için yapılacak ağırlama, konuklama, konutlandırma ve bu işlerle ilgili olarak hazırlıklar, ziyafet, kokteyl, hediye, çiçek, bahşiş ve taşıma giderlerinin temsil, ağırlama ve tören için ayrılan ödenekten karşılanabileceği ifade edilmiştir. 

Yönerge’nin 7’nci maddesine göre, ağırlama ve toplantılara katılan davetlilere ait listenin sarf evrakına eklenmesi zorunlu değildir. Diğer yandan Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği’nin “Temsil, Ağırlama, Tören, Fuar Ve Tanıtma Giderleri” başlıklı 37’nci maddesinde; temsil, ağırlama, tören, fuar, tanıtma ve benzeri faaliyetlerle ilgili olarak yapılacak her türlü giderlerin ödenmesinde, bu Yönetmelik'in ilgili maddelerinde belirtilen belgelerin aranması gerektiğine değinilmiştir. Aynı maddenin devamında ise temsil ve ağırlama giderlerinin ödenmesinde alınacak harcama talimatında, davetli ve misafirlerin sayısı ile mihmandarın yapacağı harcamaların neleri kapsayacağının belirtilmesi gerektiği hüküm altına alınmıştır. 

Yapılan denetimde; temsil, ağırlama ve tören giderlerine ait ödeme emri belgelerinin tamamı incelenmiştir. Söz konusu giderlere ait harcama talimatlarında; “Temsil Ağırlama ve Tören Giderleri Yönergesi’nin 5’inci maddesine göre Başkanlık makamına il dışından muhtelif tarihlerde gelen misafirlerin yemek ve/veya konaklama hizmetinin karşılanması” şeklinde standart bir açıklamaya yer verildiği görülmüştür. Bir başka ifade ile harcama talimatlarında, davetli ve misafirlerin sayısı ile mihmandarın yapacağı harcamaların neleri kapsayacağı belirtilmemektedir. Diğer yandan ağırlama gideri yapılan misafirlerin Yönerge’nin 5’inci maddesinde yer alan kategorilerden hangisinin içerisinde değerlendirilmesi gerektiği de tespit edilememektedir. Bu bakımdan temsil, ağırlama, tören, fuar ve tanıtma kapsamında yapılacak giderlere detaylı bir şekilde harcama talimatında yer verilmesi ve ağırlama yapılan misafirlerin Yönerge’nin 5’inci maddesinin hangi kategorisi içerisinde olduğunun belirtilmesi gerekmektedir. 

Kamu İdaresi tarafından bulguya iştirak edilerek, tespit edilen eksikliklerin giderilmesi yönünde gerekli özenin gösterileceği ifade edilmiştir.