Üniversitenin 2020 yılı mali tabloları ve eki belgelerinin incelenmesinde; 962 Bilimsel Projeler Hesabının kesin mizan ve bilanço cetvellerinde yazılı tutarları ile tahakkuk servisinde kayıtlı ertesi yıla devir tutarları arasında fark olduğu tespit edilmiştir.

Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Temel Muhasebe Kavramları ve İlkeleri” başlıklı ikinci bölümünde temel muhasebe ilkeleri sayılmıştır. İlgili bölümün “Temel kavramlar” başlıklı 5’inci maddesinde temel kavramlar tek tek sayılmış olup, maddenin (e)

şıkkında, “Belgelendirme: Muhasebe kayıtları, gerçek durumu yansıtan ve usulüne uygun olarak düzenlenmiş belgelere dayandırılır” ve (g) şıkkında, “Tam açıklama: Mali tablolar, bu tablolardan yararlanacak olanların doğru karar vermelerine yardımcı olacak ölçüde yeterli, açık ve anlaşılır şekilde düzenlenir” şeklinde tanımlanmıştır.

Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Amaç” başlıklı 1’inci maddesinde;

“Bu Yönetmeliğin amacı; merkezî yönetim kapsamındaki kamu idarelerinin, hesap ve kayıt düzeninde saydamlık, hesap verilebilirlik ve tekdüzenin sağlanması, işlemlerinin kayıt dışında kalmasının önlenmesi, faaliyetlerinin ve işlemlerinin gerçek mahiyetlerine uygun olarak, sağlıklı ve güvenilir bir biçimde muhasebeleştirilmesi, malî tablolarının zamanında, doğru, muhasebenin temel kavramları ve genel kabul görmüş muhasebe ilkeleri çerçevesinde Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinde belirtilen standartlara uygun, yönetimin ve ilgili diğer kişilerin bilgi ihtiyaçlarını karşılayacak ve kesin hesabın çıkarılmasına temel olacak; karar, kontrol ve hesap verme süreçlerinin etkili çalışmasını sağlayacak şekilde hazırlanmasına ve yayımlanmasına ilişkin usul ve esasları düzenlemektir” hükmü bulunmaktadır.

Ayrıca Yönetmeliği’n “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 6’ncı maddesinin (ç) bendinde; yardımcı hesap defterlerin, hesap planını oluşturan hesaplara ait bilgilerin ayrıntı bazında kaydına mahsus olarak tutulan defterler olduğu belirtilmiştir.

T.C. Hazine ve Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğünün 08.11.2018 tarihinde yürürlüğe koyduğu 2018 Yılı Üniversiteler Ortak Detaylı Hesap Planında; “962 Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Projeler Hesabı” ile “963 Bilimsel Projeler Karşılığı Hesabına” yer verilmiştir.

Bu düzenlemeye uygun olarak üniversitelerde, bilimsel araştırma kapsamında desteklenen projeler için ayrılan ödenek tutarları (ek ödenekler dâhil), birim bazında açılan alt hesaplarda olmak üzere, 962 Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Projeler Hesabı ile 963 Bilimsel Projeler Karşılığı Hesabında izlenmektedir.

Bilimsel araştırma projelerinden desteklenmesine karar verilen projeler için ayrılan ödenek tutarları ve bu projelere verilen ek ödenekler, 962 no’lu hesaba borç, 963 no’lu hesaba alacak kaydedilmektedir. Kaydedilen tutarlardan harcananlar ya da iptal edilenler, ters kayıtla ödeneklerden düşülmektedir.

Yapılan incelemede; bilimsel araştırma projelerinden desteklenmesine karar verilen projeler için yapılan harcamalara ait muhasebe kayıtlarının, yukarıda belirtilen mevzuat hükümleri gereği yardımcı defter kayıtlarına uygun olarak yapılması gerekirken bu kayıtlara uygun olarak yapılmadığı anlaşılmıştır.

Yardımcı defter kayıtlarında yer alan 962 no’lu hesabın ertesi yıla devir tutarları toplamı olan borç bakiyesi 95.182.814,67 TL olarak kayıtlı iken yılsonu bilanço ve kesin mizan cetvelindeki borç bakiyesi 52.474.925,33 TL’dir. İki kayıt arasında 42.707.889,34 TL fark bulunmaktadır.

Konuyla ilgili olarak Kamu İdaresinde farkındalık oluşmuş olsa da; bahse konu hesaba ilişkin düzeltici işlemler, henüz tesis edilmemiştir.

Mali tablolarda 962 ve 963 no’lu hesapların tutarları, hesapların dayanağını oluşturan yardımcı defter kayıtlarına uygun olmalıdır. İki kayıt arasındaki farklılık, tahakkuk esaslı muhasebe sistemine aykırı olup; yapılan harcamaların muhasebeleştirilmesi işlemlerinin, Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde yapılması gerekmektedir.

‌Tablo 9: Bilimsel Proje Hesabı Yardımcı Defter Kayıtları İle Bilanço Kayıtları Farkı