Şırnak Belediyesi’nin ödeme emri belgelerinin iki nüsha ve harcama birimi tarafından düzenlenmesi gerekirken muhasebe birimince düzenlendiği tespit edilmiştir.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun Giderin gerçekleştirilmesi başlıklı 33’üncü maddesinde; Bütçeden bir giderin yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak alınması veya gerçekleştirildiğinin görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanması ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olması gerektiği, Giderlerin gerçekleştirilmesi; harcama yetkililerince belirlenen görevli tarafından düzenlenen ödeme emri belgesinin harcama yetkilisince imzalanması ve tutarın hak sahibine ödenmesiyle tamamlanacağı ifade edilmiştir.

15.08.2007 tarih ve 26614 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği'nin Ödeme belgeleri ve bağlanacak kanıtlayıcı belgeler başlıklı 4’üncü maddesinde ise Ödeme belgesinin en az üç nüsha düzenleneceği ilk nüshası bu Yönetmelik’te belirtilen eki kanıtlayıcı belgeler ile birlikte istendiğinde Sayıştay’a gönderilmek, ikinci nüshası ise saklanmak üzere muhasebe birimine verileceği, üçüncü nüsha da harcama biriminde muhafaza edilmesi gerektiği açıkca ifade edilmiştir.

Yukarıda yer verilen Kanun hükmüne göre harcama birimlerince iş, mal ve hizmet alındığında veya gerçekleştirildiğinde görevli kişilerce gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olması gerektiği ve ödeme emri belgelerinin harcama birimince düzenlenmesi gerektiği hüküm altına alınmıştır. Yönetmeliği göre harcama birimlerince ödeme emri belgesinin üç nüsha düzenlenmesi gerektiği, bir nüshasının Sayıştay’a gönderilmek, ikinci nüshasını ise saklamak üzere muhasebe birimine verileceği ve bir nüshasının ise harcama biriminde muhafaza edileceği belirtilmiştir.

Belediyenin harcama birimleri tarafından gerçekleştirilen harcamalara ilişkin olarak ilgili birim tarafından ödeme emri belgesinin hazırlanmadığı ve bu belgenin iki nüsha şeklinde muhasebe birimince hazırlandığı tespit edilmiştir.

Mevzuat hükümlerine göre Belediyenin her harcama birimi gerçekleştirmiş olduğu iş, mal veya hizmet alımları kapsamında yapacağı ödemeler için en az üç nüsha ödeme emri belgesi düzenlemesi ve ödeme emri belgelerinin muhasebe biriminde değil harcama biriminde düzenlenmesi zorunludur. Dolayısıyla, ödeme emri belgesinin ilk nüshası Yönetmelik’te

belirtilen eki kanıtlayıcı belgeler ile birlikte istendiğinde Sayıştay’a gönderilmek üzere ve ikinci nüshası saklanmak üzere muhasebe biriminde ve üçüncü nüshanın da harcama biriminde muhafaza edilmesi gerekmektedir.