Üniversitenin yapmış olduğu "Kuzey Yerleşkesi Orta Gerilim Kablolama, Trafo, Jeneratör Sistemi ile Fiber Optik Kablolama İşlerinin Yapılması İşi”, “BİLTAM Binası Laboratuvar Kenar ve Orta Tezgâhlarının Alımı ve Yerine Montajının Yapılması”, “Derslikler Binası (B Blok) İnşaatı ile Altyapı ve Çevre Düzenlemesi Yapım İşi”, “Temizlik Malzemesi Alımı, Personel Servisi Hizmeti Alımı”, ihalelerine katılan isteklilerden geçici teminatını nakdi olarak verenlerin muhasebe sisteminde görüldüğü fakat tüm isteklilerden teminatı, teminat mektubu olarak verenlerin ise, muhasebe sisteminde görülmediği tespit edilmiştir.

23/12/2014 tarihli ve 29214 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin Temel Kavramlar başlıklı maddesi bir ekonomik değerin kayıt altına alınmasında özün önceliği ve tam açıklama ilkelerinin dikkate alınması gerekliliğini ortaya koymaktadır. Diğer taraftan 27.12.2014 tarihli ve 29218 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Merkezî Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 910 Alınan Teminat Mektupları Hesabı’na ilişkin işlemlerin anlatıldığı maddesi, teminat mektuplarının kayıt altına alınmasının da muhasebenin bilgi verme ve izleme amacına binaen muhasebe disiplini altında toplanması gereken işlemler arasında olduğundan hareketle bu hesaba kaydedileceğini ifade etmektedir.

Nakit dışı teminatların muhasebeleştirilmemesinin kaynağının idari şartnamelerde yer alan düzenlemeler olduğu ileri sürülse de nakit dışı teminatlar da nakit olarak verilen teminatlar gibi kayıt altına alınabilir. Teklif zarfları içinde idareye sunulan teminat mektuplarına ilişkin bilgiler bir tutanağa bağlanmalı, muhasebe birimine gönderilmeli ve bu değerlerin de muhasebeleştirilmesi sağlanmalıdır.

Kamu İdaresi cevabında, Kamu İhale Kanunu'nun 34 üncü madddesi ve Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21/3 üncü maddesine göre teminat mektupları dışındaki teminatların ihale komisyonlarınca teslim alınamayacağı, bunların saymanlık ya da muhasebe müdürlüklerine yatırılması zorunlu olduğu, nakit dışı teminatlarla ilgili olarak ihale süresince ihale teklif dosyası dışında teslim edileceği yerlere yönelik bir açıklamaya yer verilmediği ifade edilmiştir.

Merkezî Yönetim Muhasebe Yönetmeliği'ne göre teminat mektuplarının kayıt altına alınması ve Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin Temel Kavramlar başlıklı maddesi bir ekonomik değerin kayıt altına alınmasında özün önceliği ve tam açıklama ilkeleri uyarınca nakit ve nakit dışı teminatların idare kayıtlarına gösterilmesi gerektiği düşünülmektedir.

İdarenin ihale usulüyle yapmış olduğu alımların ihalesine katılan her bir isteklinin vermiş olduğu geçici teminatların nakdi değer veya teminat mektubu olduğuna bakılmaksızın belirtilen muhasebe düzenlemeleri gereğince kayıt altına alınması gerekmektedir. Aksi takdirde ilgili teminat mektupları hesaplarının doğruluğu etkilenmektedir.