İdarenin kullandığı kiralık araçlardan kira sürelerinin bitmesi nedeniyle kurum araç kayıt sisteminden çıkışı yapılacak araçlara ilişkin işlemin otomatik bir biçimde yapılmaması nedeniyle “Akaryakıt Takip Sistemi” üzerinden akaryakıt alan kiralık araçların kontrolünü sağlayacak şeffaf ve otomatik bir kayıt sisteminin oluşturulamadığı görülmüştür.

5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu'nun “Hesap verme sorumluluğu” başlıklı 8'inci maddesinde; her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanların, kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesinden, kullanılmasından, muhasebeleştirilmesinden, raporlanmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumlu olduğu belirtilmiştir.

Aynı Kanun'un “İç kontrol” başlıklı 55'inci maddesi uyarınca ise iç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçler olup iç kontrol sistemi ile mali iş ve işlemlerin kontrol sürecinden geçirilip riskin en aza indirilmesi amaçlanmaktadır.

Yapılan incelemede, idarenin kiralık olarak kullandığı araçlara ilişkin sözleşme başlangıç ve bitiş tarihlerinin Belediye araç kayıt sistemine girildiği ancak, kiralık araçların kira süresi bitimlerinde sistemin otomatik olarak söz konusu araçlara ilişkin “pasif” işlemi uygulayarak çıkış yapmadığı tespit edilmiştir.

Pasif işleminin otomatik olarak yapılması yerine manuel yapılması sonucu güncel bilgilerin “Akaryakıt Takip Sistemi”ne geç gitmesi ya da hiç gitmemesi durumunda Belediye ile ilişiği kalmayan araçların akaryakıt alımlarının takibi imkansız hale gelecektir. Bunun önlenebilmesi için kira süresi biten araçlara ilişkin olarak sistemin otomatik olarak “pasif” işlemi uygulaması gerekmektedir.

Yukarıda yapılan açıklama çerçevesinde, İdarenin kullandığı kiralık araçlardan kira sürelerinin bitmesi nedeniyle kurum araç kayıt sisteminden çıkışı yapılacak araçlara ilişkin işlemin, sistem tarafından otomatik bir biçimde yapılması suretiyle akaryakıt kullanımına ilişkin risklerin en aza indirilmesi gerektiği değerlendirilmektedir.