Mersin Üniversitesinin 2019 yılına ait muhasebe kayıtlarının incelenmesi sonucunda TÜBİTAK tarafından proje karşılığı üniversiteye aktarılan fonlarda ayrıca yer alan kurum hissesi payının kaydının yapılmadığı, alt kodlarda yer almadığından takibinin yapılamadığı mevzuat gereği sadece proje ile ilgili kira, elektrik veya araştırma geliştirme ile ilgili harcamalarda kullanılması gereken bu fonun tam olarak hangi harcamalar için kullanıldığının bilinmediği tespit edilmiştir.

“TÜBİTAK Kaynaklarından Genel Bütçe Kapsamındaki Kamu İdareleri İle Özel Bütçeli İdarelere Proje Karşılığı Aktarılacak Tutarların Harcanması ve TÜBİTAK Tarafından Yürütülen Dış Destekli Projelerin Harcamalarının Gerçekleştirilmesine İlişkin Esas ve Usuller"in “Tanımlar” başlıklı 3’üncü maddesinde;

“Kurum Hissesi: Projenin yürütülmesi ve sonuçlandırılması aşamasında kurumun imkanlarından faydalanılması karşılığı proje maliyetine bağlı olarak TÜBİTAK tarafından hesaplanan ve projenin fiilen yürütüldüğü birimin Ar-Ge faaliyetlerinde kullanılmak üzere proje bütçesine dahil edilen tutarı veya TÜBİTAK tarafından yürütülen dış destekli projelerde TÜBİTAK mevzuatına göre hesaplanan tutarı” olarak tanımlanmıştır. Kurum Hissesinin mahiyeti, harcama aşamasında araştırmanın fiilen yürütüldüğü Kuruluş yetkilisince Ar-Ge faaliyetlerinde kullanılmak üzere belirlenir.” denilmekte böylece projeye Ek olarak ödenen bu tutarın sadece Ar-Ge faaliyetleri için kullanılması öngörülmektedir.

Aynı Esas ve Usullerin “Sorumluluklar” başlıklı 13’ üncü maddesinde;

“Kurum, bu Esas ve Usullerde kendisine verilen görevler çerçevesinde projenin, sözleşmeye uygun olarak etkin bir şekilde yürütülmesinden ve TÜBİTAK’a gerekli bilgi akışının sağlanmasından” sorumludur denilerek proje karşılığında hesaplarına para aktarılan kurumun TÜBİTAK’ a karşı sorumlu olduğu hüküm altına alınmıştır.

Aynı Esas ve Usullerin “Kurum Hissesi ve Proje Sonu İşlemleri” başlıklı 14’ üncü maddesinde ise ;

“ ……

Kurum hissesi, projenin fiilen yürütüldüğü birim yetkilisinin talebi ve proje yürütücüsünün uygun görüşü ile Ar-Ge faaliyetlerinde kullanılmak üzere bu Esaslar ve Usüller

çerçevesinde harcanır. Çok acil ve zorunluluk arz eden durumlarda kurum hissesi proje harcamalarında da kullanılabilir. Harcamaların Ar-Ge kapsamında olması yönündeki sorumluluk kuruma aittir.

…..

Kurum hissesi proje hesabı dışında başka hesaba aktarılamaz. Bir projeye ek ödenek verilmesi durumunda bu ek ödeneğe ilişkin kurum hissesi verilmez.”

denilerek bu ödeneğin ne tür harcamalarda kullanılabileceği tanımlanmıştır.

TÜBİTAK projelerinde kurum hissesi; Bölüm, Birim ve Rektörlük payı olarak verilmektedir. Kurum hissesinin harcanması AR-GE kapsamında olmak üzere "TÜBİTAK kaynaklarından Genel Bütçe Kapsamındaki Kamu İdareleri ile Özel Bütçeli İdarelere Proje Karşılığı Aktarılacak Tutarların Harcanması ve TÜBİTAK Tarafından Yürütülen Dış Destekli Projelerin Harcamalarının Gerçekleştirilmesine İlişkin Esas ve Usul‘lerin Kurum Hissesi Başlıklı 14'üncü maddesi gereği üniversiteler aşağıda örneği verilen şekilde görevlendirme yapmaktadırlar;

“1) Kurum hissesi kullanım paylarının TÜBİTAK tarafından hazırlanan kurum hissesi dağılım tablosu ile belirlenmiş olması halinde; bölüm ve birim (Dekanlık, Müdürlük vb.) payının, birim yöneticisi tarafından kullanılmasını, projenin harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlisinin kurum hissesinin kullanımında görevlendirilmesini;

1. Rektörlük payının kullanımında; harcama yetkilisi olarak BAP Koordinatörünün görevlendirilmesini;

2. Proje yürütücülerinin Rektörlük payını kullanmak istemeleri halinde, öncesinde BAP Biriminden sorumlu Rektör Yardımcısının onayını almak şartıyla, onay alınan malzeme/iş için belirlenen bütçe tutarı kadar harcama yapabilmelerini, yapılacak bu harcamalar için projenin harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlisinin, kurum hissesi rektörlük payının kullanımında da görevlendirilmesi hususları düzenlenmiştir.”

2019 Yılı içerisinde başlayan TÜBİTAK Projeleri Kurum Hissesi payı (Rektörlük, Dekanlık ve Bölüm) ile ilgili olarak ilgili Üniversiteye aktarılan tutar 480.416,89 TL’dir.

Yapılan denetimlerde TÜBİTAK Projeleri ile alakalı olarak kurum hisselerinin aktarılması ve harcama sonrası takibi ile ilgili muhasebe kaydında bazı aksaklıklar tespit

edilmiştir.

Bu projeler onaylanıp ödeneği TÜBİTAK tarafından ilgili kuruma aktarıldığında,

102.08.01 “Banka Hesabı”na borç, 103.08.01 “Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı”na alacak kaydı yapılmakta ancak bunun hangi orandaki harcama tutarının kurum hissesi için ödendiği ve bu ödeneğin nasıl harcandığı anlaşılamamaktadır. TÜBİTAK Projeleri Kurum hissesi kaleminin 830.07. Sermaye Transferleri veya 830.07.1.5.90. Diğer koduna alt kod açılarak Bölüm, Dekanlık ve Rektörlük paylarını ayrı ayrı aktarılması harcamaları takibi açısından BAP birimlerine de kolaylık sağlayacaktır.

Bu hususun TÜBİTAK, Hazine ve Maliye Bakanlığı ve Yükseköğretim Kurumu ile birlikte değerlendirilerek, kurum hisselerinin ayrı bir hesapta tutulup, sadece projelerde ve AR- GE harcamalarında kullanılmasının sağlanmasının uygun olacağı değerlendirilmektedir.