İdarenin mali karar ve işlemleri ile ilgili süreçlerinde mali hizmetler birimi tarafından yapılması gereken ön mali kontrolün yapılmadığı anlaşılmıştır.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Ön Mali Kontrol” başlıklı 58’inci maddesinde “Ön malî kontrol, harcama birimlerinde işlemlerin gerçekleştirilmesi aşamasında yapılan kontroller ile malî hizmetler birimi tarafından yapılan kontrolleri kapsar.

Ön malî kontrol süreci, malî karar ve işlemlerin hazırlanması, yüklenmeye girişilmesi, iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesi ve belgelendirilmesinden oluşur.

Kamu idarelerinde ön malî kontrol görevi, yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür.

Harcama birimlerinde işlemlerin gerçekleştirilmesi aşamasında yapılacak asgarî kontroller, malî hizmetler birimi tarafından ön malî kontrole tâbi tutulacak malî karar ve işlemlerin usûl ve esasları ile ön malî kontrole ilişkin standart ve yöntemler Hazine ve Maliye

Bakanlığınca belirlenir. Kamu idareleri, bu standart ve yöntemlere aykırı olmamak şartıyla bu konuda düzenleme yapabilir.” hükmü ile

Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe giren İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar’ın “Ön malî kontrol süreci” başlıklı 12’nci maddesinde “Malî hizmetler biriminin ön malî kontrolüne tâbi malî karar ve işlemler, kontrol edilmek üzere malî hizmetler birimine gönderilir. Malî hizmetler birimince kontrol edilen işlemler hakkında görüş yazısı düzenlenir ve ilgili birime gönderilir. Ön malî kontrol sonucunda yazılı görüş düzenlenmesi halinde bu yazılı görüşler ayrıntılı, açık ve gerekçeli olmak zorundadır. Malî hizmetler biriminin görüş yazısı ilgili işlem dosyasında saklanır ve bir örneği de ödeme emri belgesine eklenir.” hükmü,

Aynı Usul ve Esasların “Kontrol Usulü” başlıklı 13’üncü maddesinde “Malî hizmetler birimince, Usul ve Esasların 17 ve 26 ncı maddeleri uyarınca yapılan kontrollerde yazılı görüş düzenlenmesi zorunludur. Bu yazıda, yapılan kontrol sonucunda malî karar ve işlemin uygun görülüp görülmediği, uygun görülmemişse nedenleri açıkça belirtilir. Mevzuatına uygun olarak giderilebilecek nitelikte eksiklikleri bulunan malî karar ve işlemlerde, bu eksiklikler ve nasıl düzeltilebileceği hususları belirtilmek ve bunların düzeltilmesi kaydıyla işlemin uygun görüldüğü şeklinde yazılı görüş düzenlenebilir.” hükmü ile

Aynı Usul ve Esasların “Taahhüt Evrakı ve Sözleşme Tasarıları” başlıklı 17’nci maddesinde “İdarelerin, ihale kanunlarına tâbi olsun veya olmasın, harcamayı gerektirecek taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarından tutarı mal ve hizmet alımları için bir milyon Türk Lirasını, yapım işleri için üç milyon Türk Lirasını aşanlar ön mali kontrole tâbidir. Bu tutarlara katma değer vergisi dâhil değildir.” hükmü bulunmaktadır.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümlerinden de görüleceği üzere ön mali kontrol, idarelerin yönetim sorumluluğu çerçevesinde, harcama birimleri ve malî hizmetler birimi tarafından yerine getirilen ve idarelerin gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine ilişkin malî karar ve işlemlerinin; idarenin bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, harcama programı, finansman programı, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer malî mevzuat hükümlerine uygunluğu ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması yönlerinden yapılan kontrolleri ifade eder. Buna rağmen mali hizmetler biriminin 2018 yılı ödeme emri belgelerinde ön mali kontrole ilişkin şerh ya da uygun görüşünü belirten yazıları bulunmamakta ve zorunlu olanlar da dahil olmak üzere mali karar ve işlemler üzerinde ön mali kontrol uygulanmadığı görülmektedir.

Mali karar ve işlemlerle ilgili olarak mali hizmetler biriminin iş süreçleri ve görev tanımlarının ön mali kontrol gereklerini sağlayacak şekilde tasarlanarak uygulanması gerekmektedir. Benzer husus 2015, 2016 ve 2017 mali yılı denetimlerinde de bulgu konusu yapılmış ancak herhangi bir ilerleme kaydedilememiştir.

Kamu idaresi cevabında; “Bulguya istinaden; 31.12.2005 tarih ve 26040 sayılı Resmi Gazete’nin 3. Mükerrer sayısının 17.maddesinde ‘İdarelerin, ihale kanunlarına tabi olsun veya olmasın, harcamayı gerektirecek taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarından tutarı mal ve hizmet alımları için bir milyon Yeni Türk Lirasını, yapım işleri için ikimilyon Yeni Türk Lirasını aşanlar kontrole tabidir.’ Denildiğinden Mali Hizmetler Birimi Ön Mali Kontrolü buna göre yapmaktadır.” denilmektedir.

Sonuç olarak Kamu İdaresi cevabında taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları üzerinde ön mali kontrolün yapıldığını ifade etmektedir. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar’ın “Mali Hizmetler Biriminin Ön Mali Kontrolüne Tabi Mali Karar ve İşlemler” başlıklı dördüncü bölümünde mali hizmetler birimi tarafından hangi mali karar ve işlemlerin ön mali kontrole tabi tutulacağı sayılmış olup bunlar arasından belediyelerde mali hizmetler biriminin ön mali kontrolüne tabi mali karar ve işlemler ;

-Taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarının ön mali kontrolü

-Kanun tasarılarının mali yükünün hesaplanması

-Ödenek aktarma işlemleri

-Kadro dağılım cetvelleri

-Yan ödeme cetvelleri

-Seyahat kartı listeleri

-Sözleşmeli personel sayı ve sözleşmeleri

-Seyyar görev tazminatı cetvelleri

Ancak Balçova Belediyesi tarafından yukarıda sayılan mali karar ve işlemlerden sadece taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarının ön mali kontrole tabi tutulduğu belirtilmiştir. Mali hizmetler biriminin ön mali kontrolüne tabi karar ve işlemler sadece taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları ile sınırlı olmayıp diğer mali karar ve işlemlerinde ön mali kontrolünü içerecek şekilde bir ön mali kontrol sisteminin oluşturulması gerekmektedir.