Oltu Belediye Başkanlığının bilgi teknolojileri sistemine yönelik alt yapı ve kablolama sisteminin önceki yıllarda kurulduğu, geçen süre zarfında sisteme yönelik köklü çözümlere gidilmediği görülmüştür.

5018 sayılı Kanun’un beşinci kısmında "İç Kontrol Sistemi" düzenlenmiş, Kanun’un 55’inci maddesinde iç kontrolün tanımı yapılmış, 56’ncı maddesinde de iç kontrolün amaçları belirlenmiştir. Kanuna dayalı olarak 26.12.2007 tarihli ve 26738 sayılı Resmî Gazete’de “Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği” yayımlanarak “Kamu İç Kontrol Standartları” belirlenmiştir. Kamu İç Kontrol Standartları, idarelerin, iç kontrol sistemlerinin oluşturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde dikkate almaları gereken temel yönetim kurallarını göstermekte ve tüm kamu idarelerinde tutarlı, kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını amaçlamaktadır.

Kamu İç Kontrol Standartları; uluslararası standartlar ve iyi uygulama örnekleri çerçevesinde, iç kontrolün; Kontrol ortamı standartları, Risk değerlendirmesi standartları, Kontrol faaliyetleri standartları, Bilgi ve iletişim standartları, İzleme bileşenleri standartları esas alınarak, tüm kamu idarelerinde uygulanabilir düzeyde olmasını sağlamak üzere düzenlenmiştir.

İdareler tarafından uygulanmak durumunda bulunulan sözkonusu standartlardan “Bilgi ve İletişim Standartları”; gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin iç kontrol ve diğer sorumluluklarını yerine getirmelerine imkan verecek bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak bilgi, iletişim ve kayıt sistemini kapsamaktadır.

Bu çerçevede; “Bilgi ve İletişim” Standardı kapsamında idareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. “Raporlama” standardı kapsamında idarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. “Kayıt ve dosyalama sistemi” Standardı kapsamında idareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır.

Geçmişten günümüze yaşanan altyapı problemleri neticesinde altyapısal donanım ve kablolamanın önceki yıllardaki gereksinimlere göre planlanarak yapılması, 2023 yılsonu itibari ile günün ihtiyaçlarına cevap verebilecek bir alt yapının kurulmasını zorunlu kılmaktadır. Buna bağlı olarak, Kurum ihtiyaçlarını karşılayacak yazılımların da gözden geçirilerek etkin ve verimli kullanımının sağlanması gerekmektedir.

Yapılan incelemede; Oltu Belediye Başkanlığının bilişim teknolojileri sistemine yönelik alt yapı ve kablolama işlerinin yıllar önce kurulduğu, o yıllardan beri sayısı artan bilgisayar ve çevre birimleri ihtiyacından dolayı altyapının sürekli eklemeler yapılarak devamlılığının sağlandığı, dolayısıyla mevcut sistemde yavaşlamaya, kilitlenmelere ve güvenlik riski oluştuğu, bu süre zarfında sisteme yönelik köklü çözümlere de gidilmediği tespit edilmiştir.

İdare cevabında bulgu konusuna iştirak edildiği, 31 Mart 2024 Yerel seçimleri sonucunda belediyenin mali borcu aşırı olduğundan dolayı 2024 yılı sonuna kadar bilgi sistem ağı, donanımlar, eldeki mevcut hali ile kullanılmaya devam edileceği, daha sonraki yıllarda bilgi sistem ağ dolaşım hatları, telefon santral ünitesi ve iç kablolama ile ilgili işlemler ile serverlar, bilgisayarlar ve yazıcılarda program dahilinde yenilenmesi sağlanacağı belirtilmiştir.

Sonuç olarak; 5018 sayılı Kanuna dayalı olarak 26.12.2007 tarihli ve 26738 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan “Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği” ve “Kamu İç Kontrol Standartları” doğrultusunda kapsamlı ve güncel bir bilgi iletişim sisteminin sağlanması için;

-İdarenin bilişim teknolojileri sistemine yönelik alt yapı ve kablolama işleri ile ilgili incelemeler yapılarak ileriye yönelik çözümlerin üretilmesi,

-İdare tarafından kullanılan donanımların ve yazılımların daha etkin ve verimli kullanılabileceği, sürdürülebilirliğin sağlanacağı, yedeklemenin yapılacağı ortamın oluşturulması,

-Kritik verilerin mutabık kalınan bir Felaket Kurtarma Merkezine yedeklenmesinin ve yedekten geri dönüş senaryolarının gözden geçirilmesi,

Gerekmektedir.