Bilimsel Araştırma Projeleri Birimi’ndeki kayıtlar üzerinde yapılan incelemeler neticesinde dış destekli projeler (Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu, Kalkınma Bakanlığı vs.) ile ilgili taşınır işlemlerinin takibinde bazı eksikliklerin olduğu tespit edilmiştir.

5018 Sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Hesap verme sorumluluğu başlıklı” 8’inci maddesinde, her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanların, kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesinden, kullanılmasından, muhasebeleştirilmesinden, raporlanmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumlu olduğu ve yetkili kılınmış mercilere hesap vermek zorunda olduğu hüküm altına alınmıştır.

Yine aynı Kanun'un “İç kontrolün tanımı” başlıklı 55’inci ve devamındaki maddelerinde kamu kurumlarının iç kontrol sistemlerinin amacı ve işlevi düzenlenmiştir. Bu kapsamda üniversitelerin de dış destekli projelerdeki sorumlulukları nedeniyle iç kontrol işlevini yerine getirmesi gerekmektedir.

Taşınır Mal Yönetmeliği'nde ise, kaynağına ve edinme yöntemine bakılmaksızın kamu idarelerine ait taşınır malların kaydı, muhafazası ve kullanımı ile yönetim hesabının verilmesine ilişkin esas ve usulleri belirlenmiş ve Harcama yetkilileri, taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri, taşınırların muhafazası ile görevli olan veya kendilerine kullanılmak üzere taşınır teslim edilen kamu görevlilerine sorumluluklar yüklenmiştir.

Dış destekli projelerin hazırlanması, kabul edilmesi, yürütülmesi ve tamamlanması işlemleri tabi oldukları mevzuat hükümleri çerçevesinde gerçekleşmektedir. Bu işlemlerinin takibi ve koordinesinin ise Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi tarafından gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Aksaray Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Yönergesinin “Tanımlar” başlıklı 4'üncü maddesine göre Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi, gerek Üniversite gerekse ulusal ve uluslararası kuruluşların desteği ile gerçekleştirilen tüm projelere ilişkin olarak izleme, teşvik ve koordine etme konusunda görevlendirilmiştir.

Yapılan incelemede; Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Biriminin dış destekli projeler ile ilgili olarak proje takibi ve dosyalama işlemlerini yerine getirdiği görülmüştür. Ancak üniversitede yürütülen dış destekli projeler kapsamında alınan tüketime yönelik taşınırlar ile dayanıklı taşınırların takibinin tam olarak yapılmadığı, bu projelerden elde edilen taşınırlarının bilişim ortamında ayrıca envanterinin tutulmadığı, proje bitiminde dayanıklı taşınırların ilgili birimine devredilip edilmediğinin bilinemediği, konunun tamamen proje yürütücüsünün inisiyatifinde olduğu tespit edilmiştir.

Dolayısıyla Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Biriminin dış destekli projeleri izleme ve koordine etme görevini sadece dosyalama olarak yerine getirdiği görülmüştür. Bu kapsamda Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Biriminin yukarıdaki mevzuat hükümlerinde ifade edilen sorumlulukları yerine getirmek üzere belirtilen eksiklikleri bir an evvel tamamlaması gerektiği değerlendirilmiştir.