Üniversitenin genel sekreter, daire başkanı, enstitü sekreteri, fakülte sekreteri, yüksekokul sekreteri, şube müdürü olmak üzere toplamda yirmi sekiz adet kadroya, kadronun dolu olmasına rağmen başka bir personelin vekâleten görevlendirildiği tespit edilmiştir.

Devlet memurlarının hizmet şartlarını, niteliklerini, atanma ve yetiştirilmelerini, ilerleme ve yükselmelerini, ödev, hak, yüküm ve sorumluluklarını, aylıklarını ve ödeneklerini ve diğer özlük işlerini 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu düzenlemektedir. Anılan Kanun'un "Vekâlet görevi ve aylık verilmesinin şartları" başlıklı 86'ncı maddesine göre; memurların kanuni izin, geçici görev, disiplin cezası uygulaması veya görevden uzaklaştırma nedenleriyle işlerinden geçici olarak ayrılmaları halinde yerlerine kurum içinden veya diğer kurumlardan veya açıktan vekil atanabileceği ve yine boş kadrolara ait görevlerin memurlara vekâleten gördürülebileceği belirtilmiştir.

Dolu kadro, kadronun halen başka bir memur tarafından işgal ediliyor olması halidir. Böyle bir kadroya yani dolu kadroya vekâlet ise, ancak kadroda bulunan memurun kanuni izin, geçici görev, disiplin cezası uygulaması veya görevden uzaklaştırma nedenleriyle işlerinden geçici olarak ayrılması halinde mümkündür.

Necmettin Erbakan Üniversitesinde, çeşitli kadroları işgal eden personele esas kadrosu dışında başka bir görev verildiği ya da pasif tutulduğu halde, dolu olan bu kadrolara başka personelin vekâleten atandığı görülmüştür. Oysa esas olan, kadroyu işgal eden kişi tarafından ilgili görevin yürütülmesidir.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu'nun "Harcama yetkisi ve yetkilisi" başlıklı 31’inci maddesinde,

"Bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisi harcama yetkilisidir."

Denilmekte, 5018 sayılı Kanuna dayanılarak çıkarılan 1 seri numaralı Harcama Yetkilileri Hakkında Genel Tebliğ'in "Harcama Yetkililerinin Belirlenmesi" başlıklı 2’nci bölümünde de;

"5018 sayılı Kanunun 5436 sayılı Kanunla değişik 31 inci maddesinin birinci fıkrasında bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisi harcama yetkilisi olarak belirlenmiştir. Bu hüküm uyarınca bütçe sınıflandırması harcama yetkilisini belirleyen temel unsur olmaktadır."

Hükmü yer almakta olup harcama yetkisinin kim tarafından kullanılacağı açıkça belirtilmiştir.

Anılan Tebliğ’in, “Özel Bütçeli İdarelerde Harcama Yetkilileri” başlıklı tablosunda, üniversitelerde bütçe ile ödenek tahsis edilen harcama birimleri ve harcama yetkilileri sayılmış olup genel sekreterlik ve daire başkanlığı makamları harcama birimleri arasında; genel sekreter ve daire başkanı da harcama yetkilisi arasında sayılmıştır.

Kamu idaresi tarafından dolu kadrolara vekâleten görevlendirmelerin kamu hizmetinin sürekliliği ve ihtiyacın gereği olarak yapıldığı ve dolu kadroya vekalet eden memurların vekalet ücreti almadığı ifade edilmiştir.

Dolu kadroya vekalet eden memurların vekalet ücreti almaması, görevlendirmelerin mevzuata uygun olduğu anlamına gelmemektedir. 657 sayılı Kanunu’nun 86’ncı maddesinde belirtilen şartlar oluşmadığı halde dolu kadroya vekâleten görevlendirme uygulaması mevzuata aykırılık teşkil etmekte olup aynı kadroyu birden fazla personel işgal ettiği için bazı personelin atıl kalmasına, dolayısıyla insan kaynağından en verimli şekilde faydalanılamamasına yol açmaktadır. Aynı zamanda bu durum özellikle genel sekreterlik ve daire başkanlığı kadrolarında harcama yetkisinin kullanılması bakımından hukuki sonuçları olabilecek bir yetki karmaşasına da sebebiyet verebileceği değerlendirilmektedir.