Karar Künyesi
Modüler sistem ve akıllı tuvaletlerin bakım, onarım ve işletmeciliği işinde, teknik şartnamede öngörülen cezai şartın uygulanmadığı, yazılım verileri ile kasa fişleri bilgileri arasında uyumsuzluk bulunduğu ve kontrol teşkilatı, muayene ve kabul komisyonu ile ihale komisyonu oluşturulmasının hatalı yapıldığı görülmüştür.
2022/1256953 ihale kayıt numaralı ve 43.918.000,00 TL sözleşme bedelli “Modüler Sistem Tuvalet ve Bebek Bakım Alanları ile Akıllı Tuvaletlerin Bakım, Onarım ve İşletmeciliği Hizmeti” ihalesi; 21 adet modüler sistem tuvalet ve bebek bakım alanı ile 19 adet akıllı tuvalet olmak üzerek toplam 40 tuvaletin on iki aylığına bakım, onarım ve işletmeciliğini kapsamaktadır.
Teknik Şartnamede Öngörülen Cezai Şartın Uygulanmaması
Teknik şartnamede öngörülen ceza şartın gerçekleşmesine rağmen yaptırıma ilişkin hükümlerin uygulanmadığı görülmüştür.
Teknik Şartname’nin “Kapsam” başlıklı 2’inci maddesinde, işin yapılacağı yerler sıralanmış, “İşin Başlama Tarihi, Süresi ve Planı” başlıklı 3’üncü maddesinde, her bir yer için yaz ve kış mesai saatleri düzenlenerek bu saatlere göre hizmet alınacağı belirtilmiş, “İşin
Yürütülmesi, Hata ve Eksiklerin Bildirimi ile Cezalar” başlıklı 16.3’üncü maddesinde de, modüler sistem tuvaletlerin geç açılması veya erken kapatılmasının, özel aykırılık hali olduğu, ilk sözleşme bedeli üzerinden on binde 2 oranında ceza kesileceği ve aynı aykırılık hali için aykırılık sayısı 40’a ulaştığında ise 4735 sayılı Kanun’un 20’nci maddesinin (b) bendine göre protesto çekmeye gerek kalmaksızın sözleşmenin feshedileceği düzenlenmiştir. Sözleşme’nin “Sözleşmeye Aykırılık Halleri, Cezalar ve Sözleşmenin Feshi” başlıklı 16.1.2’inci maddesinde de modüler sistem tuvaletlerin geç açılması veya erken kapatılmasının özel aykırılık hali olduğu, ilk sözleşme bedeli üzerinden on binde 2 oranında ceza kesileceği ve aynı aykırılık hali için aykırılık sayısı 40’a ulaştığında ise 4735 sayılı Kanunun 20’nci maddesinin (b) bendine göre protesto çekmeye gerek kalmaksızın sözleşmenin feshedileceği yer almıştır.
Yapılan incelemede, modüler sistem tuvaletlerin açılış ve kapanış saatlerinde, teknik şartnamede belirtilen yaz ve kış mesai saatlerine uyulmadığı, bazı tuvaletlerin geç açılıp erken kapatılmasına rağmen öngörülen cezai şartın uygulanmadığı tespit edilmiştir. Ceza maddesi incelendiğinde, gecikme cezasının günlük olup olmadığı ile cezai yaptırıma tabi tutulacak her bir yer için mükerrer cezanın uygulanıp uygulanmayacağının somut olarak belirlenmediği görülmüştür. Kamu ihaleleri, yükümlülükleri ihaleden önce bilinen ve yaptırımları, cezaları ve diğer hususları göz önünde bulundurularak teklif verilen bir süreçtir. Dolayısıyla ihale öncesi belirlenen cezai şartlara iş süresince uyulmaması halinde cezai işlemler uygulanmalıdır. Diğer taraftan ihale dokümanında yer alan hükümlerin öngörülebilir, belirli ve tartışmaya mahal vermeyecek şekilde olması gerekir.
Kamu İdaresi cevabında, tuvaletlerde kullanılan takip sisteminin, açılış ve kapanış saatlerinin kontrolünde tek başına yeterli bir veri sağlanamadığı, farklı kaynaklardan da bilgi edinildiği, sistemin arızalanıp verilerin geç iletilmesine ve aksaklıklara neden olabildiği, bulguda belirtilen aksaklıların giderilmesi kapsamında yüklenici firma ile görüşmeler yapıldığı, yazılım kaynaklı sorunların giderilmesine başlandığı, tüm iş ve işlemlerin 2024 yılı içerisinde yapılacağı belirtilmiştir.
Açılış kapanış saatlerine uyulmaması sonucu teknik şartname ve sözleşmede öngörülen ceza hükmünün uygulanması ile yaptırıma ilişkin hükümlerin anlaşılabilir, öngörülebilir ve uygulanabilir olması gerekmektedir.
Kasa Fişleri ile Yazılım Verisi Bilgileri Arasında Uyumsuzluk Bulunması
Modüler tuvaletlerden elde edilen nakit hasılat kasa fişleri ile yazılım verisi bilgileri arasında uyumsuzluk bulunduğu görülmüştür.
Teknik şartnamenin, “Turnike Yazılım Takip ve Programı Özellikleri” başlıklı 4.3.1. maddesinde, tuvaletlerde bulunan para sayım ve personel takip cihazlarının, turnike kasasına giren para sayımını yapması gerektiği, 4.3.18. maddesinde, hasılat butonuna basıldığında paranın kasalardan alındığına dair verinin kontrol yazılımına iletilmesi gerektiği, 4.3.22. maddesinde, hasılat butonuna basıldığında o anki hasılatı gösteren verilerin termal yazıcı çıktısı ile para toplamaya gelen görevliye verileceği, 4.3.23. maddesinde kasa fişleri üzerinde WC adı, fiş numarası, kasa tutarı, saat ve tarih bilgilerinin yer alması gerektiği belirtilmiştir. Yine aynı Teknik Şartname’nin “Kontrol Yazılımı” başlıklı 4.4.1. maddesinde, kontrol yazılımı, idarenin WC’lerdeki hasılat değerlerini, saatler, günler ve aylar bazında kullanım sıklığı değerlerini okuyabildiği yazılım olarak tanımlanmış, 4.4.12. maddesinde ise, idarenin kontrol yazılımından hasılat miktarlarını tablo olarak görmek için veri giriş alanlarına sahip olacağı düzenlenmiştir.
Modüler tuvaletlerden elde edilen nakit hasılatlar, idarenin veznesine kaşa fişleri ile birlikte teslim edilmektedir. Kasa fişleri ile yazılım verilerinin karşılaştırılması sonucu yapılan incelemede, bazı tuvaletler için kasa fişlerinde yer alan tahsilat bilgilerinin yazılım verilerinde yer alan tahsilat bilgilerinden farklı olduğu görülmüştür. Bu durumun nedeni olarak, söz konusu tuvaletlerde turnike kasasına giren para yerine, turnike geçişlerinin sayıldığı, yıl içerisinde tuvalet giriş ücretlerine zam yapılması sonucunda da bu tuvaletlerin geçmiş yazılım hasılat verilerinin değişikliğine sebep olduğu ifade edilmiştir. Bu durum hasılatlara ilişkin geçmişe dönük kontrolü imkânsız hale getirmektedir. Teknik Şartnameye göre de tuvaletlerde bulunan para sayım cihazlarının, turnike kasasına giren para sayımını yapması gerekmektedir.
Kamu İdaresi cevabında, 2 farklı turnike yazılım ve takip programının bulunduğu, bazı modüler sistelemlerde kişi sayımı yapıldığı ve ücretin dönem içinde güncellenmesi sonucu fiyat artışından kaynaklı geçmişe dönük verilerin yazılım programında güncelleme yapılmaması nedeniyle termal yazıcılardan alınan fişler ile para sayım tutanakları arasında bir uyumsuzluk oluştuğu, ancak söz konusu durumun yazılımdan kaynaklandığının görüldüğü, turnikelerin vatandaş geçiş sistemi ile ilgili kartları değiştirilerek standart hale getirildiği, belirtilen aksaklıların giderilmesi kapsamında yüklenici firma ile görüşmeler yapıldığı, bunun sonucunda yazılım kaynaklı sorunların giderilmesine başlandığı, 2025 yılı teknik şartnamesinde yazılımdan kaynaklı tüm aksaklıklar giderileceği belirtilmiştir.
Yazılım hasılat verilerinde uyumsuzluğa neden olan turnike geçişlerinin sayıldığı para sayım cihazlarının, teknik şartnameye uygun olarak turnike kasasına giren para sayımını yapması ve yazılımdan kaynaklı aksaklıkların giderilmesi gerekmektedir.
Kontrol Teşkilatı, Muayene ve Kabul Komisyonu ile İhale Komisyonu Oluşturulmasında Hatalı Uygulamaların Bulunması
Kontrol teşkilatında görev alan kişilerin, muayene ve kabul komisyonunda da görev aldığı ve belediyenin doğrudan hizmet alımı kapsamında çalıştırdığı personellerini, ihale komisyonu ile muayene ve kabul komisyonunda görevlendirdiği görülmüştür.
Hizmet İşleri Genel Şartnamesi’nin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde, kontrol teşkilatı, idare tarafından işlerin denetimi için idare içinden görevlendirilmiş bir kişi veya bir komisyonu ve/veya idare dışından bu işleri yapmak üzere görevlendirilen gerçek veya tüzel kişi veya kişiler olarak tanımlanmıştır. Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliği’nin “Muayene ve kabul komisyonlarının kuruluşu” başlıklı 5’inci maddesinde, muayene ve kabul komisyonlarının, yetkili makam tarafından, biri başkan olmak üzere en az üç kişiden oluşturulacağı. işin önemi ve özelliği dikkate alınarak komisyonun üye sayısı, toplam sayı tek olmak üzere yeteri kadar arttırılabileceği, bu komisyonlarda görevlendirilecek olanların tamamının işin uzmanı olmasının zorunlu olduğu, ancak ilgili idarede yeterli sayıda veya işin özelliğine uygun nitelikte uzman personel bulunmaması durumunda, 4734 sayılı Kanuna tabi idarelerden uzman personel görevlendirilebileceği ve işin denetiminde bulunan kontrol teşkilatı üyelerinin, muayene ve kabul komisyonlarında üye olarak görev alamayacağı düzenlenmiştir. Ayrıca 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhale Komisyonu” başlıklı 6’ncı maddesinde, ihale yetkilisinin, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendireceği, ihaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde, 4734 sayılı Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabileceği hüküm altına alınmıştır
Yukarıda yer alan hükümlere göre, işin denetiminde bulunan kontrol teşkilatı üyelerinin, muayene ve kabul komisyonlarında üye olarak görev alamayacağı, ihale komisyonu ile muayene ve kabul komisyonunda görevlendirilecek personelin, ilgili idare personeli olması gerektiği, ihaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde 4734 sayılı Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabileceği belirtilmiştir.
Ancak yapılan incelemede, söz konusu hizmet alımı ile ilgili kontrol teşkilatında görev alan kişilerin, muayene ve kabul komisyonunda da görev aldığı, idarenin yeterli sayı ve nitelikte personeli bulunmasına rağmen ihale komisyonu ile muayene ve kabul komisyonunda şirket personellerinin görevlendirildiği görülmüştür.
Kamu İdaresi cevabında, işin yapımı bakımından teknik ve nitelikli personelinin olmadığı, Kamu İhale Kurumu tarafından 25/07/2018 tarihinde yayınlanan 18/07/2018 tarih ve 2018/DK.D-187 nolu Kamu İhale Kurul Kararına istinaden şirket personelinin görevlendirildiği, bulgudaki hükümler doğrultusunda, mevzuat hükümleri gereğince gerekli iş ve işlemlerin yapılacağı belirtilmiştir. Söz konusu Kamu İhale Kurulu kararında, 696 sayılı Kararname kapsamındaki personelin, çalışmış oldukları şirketin ihale ve sözleşme sürecindeki komisyon ve teşkilatlarında görev alabileceği belirtilmiş, doğrudan hizmet alımı kapsamında çalıştırılan personelin belediyelerde ihale komisyon üyesi olarak görevlendirilebileceğine dair bir hususa yer verilmemiştir. Belediyenin personel yapısı incelendiğinde de, 2023 yılı sonu itibarıyla 4.163 memur, 39 sözleşmeli personel, 285 kadrolu işçi olmak üzere toplam 4.517 personeli olduğu, bu nedenle İdarede ihale komisyonlarına üye olabilecek yeterli sayıda personeli bulunduğu anlaşılmaktadır. Kamu İhale Kurulu Kararında, “İhaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde, 4734 sayılı Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabileceği” belirtildiğinden, şirket işçilerinin mahalli idareler tarafından “yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmadığı,” gerekçesiyle, ihale komisyonunda görevlendirilmesinde hukuki bir engel bulunmamaktadır. Ancak söz konusu görevlendirme, yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması şartına bağlanmış olduğundan, mahalli idarelerin yeterli sayı veya nitelikte personeli mevcut iken, söz konusu görevlendirmeyi yapmaları mümkün gözükmemektedir.
İşin denetiminde bulunan kontrol teşkilatı üyelerinin, muayene ve kabul komisyonlarında üye olarak görev almaması ve yeterli sayı veya nitelikte personeli mevcut olan idarenin, doğrudan hizmet alımı kapsamında çalıştırdığı personellerini, ihale komisyonu ile muayene ve kabul komisyonunda görevlendirmemesi gerekmektedir.