İdarenin muhasebe hesap ve kayıtlarının incelenmesi neticesinde, bazı avansların mutemetler tarafından süresinde kapatılmadığı görülmüştür.

5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 35’inci maddesinde, ön ödemelerde harcanan tutara ilişkin kanıtlayıcı belgelerin, ilgili kanunlarında ayrıca belirtilmemiş olması halinde avanslarda bir ay, kredilerde ise üç ay içinde kapatılması gerektiği, süresi içerisinde mahsup edilmeyen avanslar hakkında 21.07.1953 tarihli ve 6183 sayılı Kanun hükümlerinin uygulanacağı düzenleme altına alınmıştır.

Anılan Kanun’un 35’inci maddesine dayanılarak çıkarılan Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik’in 11’inci maddesinde; her mutemedin ön ödemelerden harcadığı tutara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri, ilgili kanunlarında ayrıca belirtilmemiş olması halinde avanslarda bir ay, kredilerde ise üç ay içinde muhasebe yetkilisine vermek ve artan tutarı iade ederek hesabını kapatmakla yükümlü olduğu, mutemetlerin işin tamamlanmasından sonra, yukarıdaki bir ve üç aylık sürelerin bitimini beklemeden, son harcama tarihini takip eden üç iş günü içinde ön ödeme artığını iade etmek ve süresinde mahsubunu yaparak hesabını kapatmak zorunda olduğu ifade edilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 123’üncü ve 124’üncü maddesinde Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik’in mahalli idareler hakkında da uygulanacağı belirtilmektedir.

Bu itibarla, yukarıda yer alan hükümlere göre idare tarafından avans mahsup işlemlerinde gerekli özen gösterilerek, yönetmelikte belirtilen süre ve usullere uygun işlem yapılmasının sağlanması gerekmektedir.