Performans bilgisine ilişkin veri kayıt sisteminde bazı risklerin bulunduğu görülmüştür.

Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzuna göre faaliyet raporunun yayımlanmasından önce idarenin yıl boyunca gerçekleştirdiği faaliyetleri düzenli olarak izlemesi ve hedefler temelinde performansını ölçüyor olması gerekmektedir.

Veri kayıt sistemi bir performans hedefi veya göstergesine yönelik tüm performans bilgisinin toplandığı, analiz edildiği ve üretildiği sürecin tamamıdır. Herhangi bir performans hedefi veya göstergesine ilişkin gerçekleşmenin ölçülmesi ve raporlanabilmesi için bu ölçümün nasıl yapılacağının belirlenmiş olması gerekir.

İdare verilerin toplanması, analiz edilmesi ve raporlanması süreçlerinden oluşan veri kayıt sistemine sahiptir. Hedeflere yönelik göstergelere ilişkin gerçekleşmelerin izlenmesi ve raporlanması konusunda görev tanımlaması yapıldığı ve sorumlulukların belirlendiği görülmüştür. Kurumla yapılan görüşmelerden sonra mevcut sistemin hatalarını azaltıcı veya önleyici kurum içi kontroller konusunda bazı eksiklikler tespit edilmiştir.

İdare tarafından veri toplama, analiz ve işleme süreçlerine ilişkin risk değerlendirmesi yapılmamış ve bu süreçler yazılı hale getirilerek kurum personeline aktarılmamıştır. Risk belirleme kurulu ve risk belirleme ekipleri oluşturulmamıştır. İdarenin riskleri önleyici etkin bir iç kontrol mekanizması kurması, sistemden kaynaklı risklerin en aza indirilmesi için gereklidir.

İdarenin performans yönetimi ve faaliyet sonuçlarını ölçmede kullanmak için kurduğu veri kayıt sisteminin etkin bir şekilde işlemesi, belirlenen hedeflere ne ölçüde ulaşıldığının

sağlıklı bir şekilde ortaya konulmasını sağlayan en önemli unsurdur.

Veri kayıt sistemlerinin gerçekleşmeleri tam ve doğru şekilde ölçerek faaliyet raporunda güvenilir veri sunuyor olması büyük önem taşımaktadır. Bu durumda, İdarenin raporlanan verilerde önemli bir hata olması riskini azaltmak için yeterli ve etkin kontrol sistemleri geliştirmesi gerekmektedir.

Kamu idaresi cevabında; “Belediyemiz verilerin toplanması, analiz edilmesi ve raporlanması süreçlerinden oluşan veri kayıt sistemine sahiptir. Hedeflere yönelik göstergelere ilişkin gerçekleşmelerin izlenmesi ve raporlanması konusunda görev tanımlaması yapılmış ve sorumluluklar belirlenmiştir. Ancak; performans yönetimi ve faaliyet sonuçlarını ölçmede kullanmak için veri kayıt sisteminin etkin bir şekilde işlemesi, belirlenen hedeflere ne ölçüde ulaşıldığının sağlıklı bir şekilde ortaya konulması için çalışmalar hala devam etmektedir.

Bu hususta öncelikle risk belirleme kurulu ve risk belirleme ekipleri oluşturulacaktır. Riskleri önleyici etkin bir iç kontrol mekanizması kurulacak veri toplama, analiz ve işleme süreçlerine ilişkin risk değerlendirmesi yapılacak ve bu süreçler yazılı hale getirilerek kurum personeline aktarılacaktır.” denilmektedir.

Sonuç olarak Başkanlığımıza gönderilen kamu idaresi cevabında bulgu konusu tespite iştirak edilmiş olup bulgu konusu tespitlerin gereğinin yapılacağı ifade edilmiştir. Bu doğrultuda İdare tarafından gerçekleştirilecek iş ve işlemler izleyen denetimlerde takip edilecektir.