Üniversite bünyesinde 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabında izlenen tüketim malzemelerinin çıkış işlemlerinin muhasebe birimine geç bildirildiği tespit edilmiştir.

Kurumun uygulamakla yükümlü olduğu Taşınır Mal Yönetmeliğinin "Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi" başlıklı 30'uncu maddesi uyarınca taşınır kayıt yetkilileri genel bütçeli idareler dışında kalan idarelerde üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerini taşınır II’nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesini, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine göndermekle yükümlüdür.

Kurumun Kasım 2020 tarihli mizanında 150 hesabın:

- Borç tutarı 35.401.860,44 TL

• Alacak tutarı 8.989.659,04 TL

• Borç kalanı 26.412.201,40 TL’dir.

  Tablodan anlaşılacağı üzere Kurum; 11 ay boyunca toplam 35,4 milyon TL’lik tüketim malzemesi almış, (bunun 3.897.642,55 TL’lik kısmı 2019 yılından devretmiştir) ancak bu süre içinde bunun sadece 8,9 milyonluk kısmını harcamıştır. Kasım 2020 sonu itibariyle tükettiğinin 3 katı kadar stok mevcuttur.

  Aralık 2020 tarihli mizan incelendiğinde ise 150 hesabın:

• Borç tutarının 58.562.766,97 TL

• Alacak tutarının 46.612.417,27 TL

• Borç kalanının 11.950.349,70 TL olduğu görülmüştür.

Görüleceği üzere Kurumun mali tablolarında; 2020 yılının ilk 11 ayında toplam 8.989.659,04 TL tutarında tüketim malzemesi kullanılmış iken yılın son ayı olan Aralık ayında (sadece 1 ayda); ilk 11 ayda tükettiği malzemelerin 4 katından fazlasının harcandığı şeklinde kayıt yapılmıştır.

2020 yılının son ayında Kurum büyüklüğünü etkileyecek yeni birimler açılmamış olup; son 1 ayda kurumda 11 ay boyunca yapılan tüketimin 4 katından fazlasının yapılmış olması mümkün olmayıp bu durumun yıl içinde yapılan tüketim çıkışlarının zamanında muhasebe birimine bildirilmemesinin göstergesi olarak algılanmıştır.

Kurum cevabında; Üniversitede yıl sonuna doğru üzere artan bir gider eğiliminin

mevcut olduğu, söz konusu gidere bağlı olarak tüketimlerde de artış yaşandığı, dönemsel olarak tüketim çıkışlarına dalgalanmalar yaşandığı, söz konusu tüketim çıkışlarının düzenli bir şekilde yapılmasını teminen aralıklı olarak birimlere hatırlatma yazısı gönderildiği, taşınır işlemlerinde azami hassasiyet gösterilmesinin tüm birimlerden istenildiği ve takibinin yapıldığı, denetim esnasında bu konuyla ilgili İdareden herhangi bir bilgi ve belge talebinde bulunulmadığı bildirilmiştir.

Gelen cevap bulgumuzdaki tespitle uyumlu değildir. İdare; yıl sonunda dayanıklı taşınır alımı giderlerinin artması nedeniyle tüketim malzemeleri alım harcamalarının da buna bağlı olarak arttığı yönünde açıklamalarda bulunmuştur.

Oysa bulgudaki tespit; yıl sonuna doğru tüketim malzemeleri alımlarının artması değil; tüketim malzemesi deposundan/depolarından çıkışların muhasebe birimine geç bildirilmesi ile ilgilidir.

Muhasebe kayıtlarının anlık verilerinin birim ile farklı olmasına sebep olan hatalı uygulamanın değiştirilmesi ve Taşınır Mal Yönetmeliği’ne uygun hale getirilmesinin gerekli olduğu değerlendirilmiştir.