İdare tarafından, bazı ön ödemelerin yasal süresi içinde mahsup edilmediği ve süresi içinde mahsup edilmeyen ön ödemelere ilişkin mevzuatta belirtilen yaptırımların uygulanmadığı görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 160-İş Avans ve Kredileri Hesabının düzenlendiği “Hesaba ilişkin işlemler” başlıklı 125’inci maddesinde; avans ve kredilerin verilmesi, mahsup edilmesi, süresinde mahsup edilmeyen avans ve krediler için hangi işlemlerin yapılacağı ayrıntılı olarak açıklanmıştır. Söz konusu maddeye göre;

Her mutemet aldığı avanstan harcadığı tutarlara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri avansın verildiği tarihten itibaren en çok bir ay içinde vermek ve artan parayı iade etmekle yükümlüdür. Mutemet işin tamamlanmasından sonra bir aylık sürenin bitimini beklemeksizin avans artığını iade etmek ve hesabını kapatmak zorundadır. Süresinde mahsup edilmeyen mutemet avansları veya iade edilmeyen avans artığı, mutemet adına 140-Kişilerden Alacaklar Hesabına alınır ve mutemet hakkında 6183 sayılı Kanun hükümleri uyarınca işlem yapılır.

Mezkûr Yönetmelik’in “16 Ön ödemeler” başlıklı 123’üncü maddesinin üçüncü fıkrasında ise, ön ödemeler ile ilgili olarak bu Yönetmelik’te hüküm bulunmayan hallerde 5018 sayılı Kanun’un 35’inci maddesinde belirtilen yönetmelik hükümlerinin uygulanacağı ifade edilmiştir.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 35’inci maddesine dayanılarak hazırlanan Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik’in “Ön ödemelerde mahsup süresi ve sorumluluk” başlıklı 11’inci maddesindeki düzenlemeye göre, her mutemet ön ödemelerden harcadığı tutara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri, ilgili kanunlarında ayrıca belirtilmemiş olması halinde avanslarda bir ay, kredilerde ise üç ay içinde muhasebe yetkilisine vermek ve artan tutarı iade ederek hesabını kapatmakla yükümlüdür.

Ayrıca aynı maddede; mutemetlerin, işin tamamlanmasından sonra, yukarıdaki bir ve üç aylık sürelerin bitimini beklemeden, son harcama tarihini takip eden üç iş günü içinde ön ödeme artığını iade etmek ve süresinde mahsubunu yaparak hesabını kapatmak zorunda olduğu; mutemetlerce süresi içinde mahsup edilmeyen avanslar hakkında 6183 sayılı Amme

Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun hükümlerinin uygulanacağı; kanunen geçerli bir mazereti olmaksızın avanslarını süresinde mahsup etmeyen mutemetler hakkında, ayrıca tabi oldukları personel mevzuatının disiplin hükümlerine göre de işlem yapılacağı hüküm altına alınmıştır.

Yukarıda yer alan mevzuat hükümleri doğrultusunda; her mutemedin ön ödemelerden harcadığı tutara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri ve ön ödeme artığını, avanslarda bir ay, kredilerde ise üç ay içinde ve işin tamamlanmasından sonra bir ve üç aylık sürelerin bitimini beklemeden, son harcama tarihini takip eden üç iş günü içinde muhasebe yetkilisine vermesi ve artan tutarı iade ederek hesabını kapatması gerekmektedir. Avans ve kredinin yasal süresinde kapatılmaması durumunda da, mevzuatta yer alan yaptırımlar uygulanmalıdır.

Yapılan incelemede, bazı ön ödemelerde avanslar için öngörülen bir aylık mahsup sürelerine ve son harcama tarihinden itibaren üç gün içinde hesabın kapatılması gerekliliğine uyulmadığı, mahsup süresinde kapatılmayan avansların 140-Kişilerden Alacaklar Hesabına alınmadığı, gecikme zammı ve 6183 sayılı Kanun hükümlerinin işletilmediği tespit edilmiştir.

Yukarıda yer verilen denetim tespitine istinaden, İdare tarafından, tenkit edilen konu hakkında gerekli hassasiyetin gösterileceği ifade edilmiştir.

Sonuç olarak, İdarenin, mahsup sürelerini dikkate alarak ön ödeme yöntemini kullanması ve mahsup sürelerinin aşılması durumunda mevzuatta belirtilen yaptırımları uygulaması gerekmektedir.