İdare tarafından satın alınan ilk madde ve malzemelerin çıkış işlemlerine dair muhasebe kayıtları yıl içinde yapılmamakta, çıkış kayıtları dönem sonu kapanış işlemleri sırasında toplu olarak yapılmaktadır.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği'nin 115’inci maddesinde, kurum faaliyetlerinde kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen tüketim malzemelerinin izlenmesi için 150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabının kullanımı düzenlenmiştir. İlk Madde ve Malzemelerin satın alınması, üretimi ile bağış ve yardım şeklinde bedelsiz edinilmesi sonucunda hesaba giriş kaydının yapılacağı ve tüketilmek amacıyla kamu idaresinin ilgili birimlerine verilen veya kullanılan, kişisel kusurlardan dolayı yok olma, kırılma, bozulma veya eskime gibi nedenlerle kullanılamayacak veya tüketilemeyecek hale gelenlerin ya da hurdaya ayrılanların ise kayıtlardan çıkarılacağı düzenlenmiştir. Ancak ilgili maddede bahsedilen hususlar gerçekleşmeden hesaplardan çıkış yapılması veya bu hususlar gerçekleşmesine rağmen çıkış yapılmaması kurumun ambarında bulunan stoklar ile muhasebe kayıtları arasında uyumsuzluk olmasına neden olmaktadır. Bu durum kurum için risk oluşturmakta aynı zamanda da mali tabloların hatalı olmasına sebep olmaktadır.

Ayrıca 18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesinde;

“Muhasebe kayıtlarında "150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabı"nda izlenen tüketim malzemelerinin çıkışları için düzenlenen Taşınır İşlem Fişleri muhasebe birimine gönderilmez. Bunların yerine, genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde üç aylık dönemler itibarıyla, diğer idarelerde ise üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesi, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilir.” hükmü yer almaktadır.

Yönetmelik’te tüketim malzemelerinin çıkış işlemleri için özel bir düzenleme öngörülmüştür. Bu doğrultuda tüketim malzemelerinin çıkış işlemlerinde kullanılan taşınır işlem fişleri yerine dönemler itibariyle hazırlanan onaylı bir listenin üç aylık süreleri geçmemek üzere muhasebe birimine gönderilmesi gerekmektedir.

İdarenin hesap ve işlemlerinin incelenmesi neticesinde, muhasebe kayıtlarında yıl içinde tüketim malzemelerinin çıkış işlemlerine dair bir kayıt yer almadığı; 3 ayı geçmemek üzere belirlenen dönemler itibari ile çıkış yapılmadığı; çıkış kayıtlarının dönem sonu kapanış işlemleri sırasında toplu bir kayıt yapılarak gerçekleştirildiği tespit edilmiştir.

Söz konusu denetim tespitine binaen, İdare tarafından; ilk madde ve malzeme çıkışlarının ilgili birimler tarafından üçer aylık dönemler halinde muhasebe birime gönderilmesinin takip edileceği ve tüketim malzemesi çıkışlarının muhasebe kayıtları ile uyumlu hale getirilmesi için program ve yazılım desteği sağlanacağı ifade edilmiştir.

Yukarıda belirtilen hatalı uygulama hesabın gerçek durumu yansıtmaması suretiyle mali tabloların hatalı bilgi içermesine neden olmaktadır. Yönetmelik hükümleri uyarınca 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabında izlenen değerlerin çıkışlarının üç ayı geçmemek üzere belirlenen sürelerde yapılması gerekmektedir.