Şirket tarafından yapılan bazı hizmet alımlarında denetim, muayene ve kabul işlemlerinde önemli eksiklikler bulunduğu görülmüştür.

4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu’nun, “Denetim, muayene ve kabul işlemleri” başlıklı 11’inci maddesinde teslim edilen mal, hizmet, yapım veya yapılan işin muayene ve kabul işlemleri, idarelerce kurulacak en az üç kişilik muayene ve kabul komisyonları tarafından yapılacağı, yapılan iş yüklenici tarafından idareye teslim edilmedikçe muayene ve kabul işlemleri yapılamayacağı hükümlerine yer verilmiştir.

Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliği’nin “İlkeler” başlıklı 4’üncü maddesinde, “Taahhüt konusu hizmet yerine getirilmedikçe muayene ve kabul işlemleri yapılamaz. Muayene ve kabul işlemlerinin hangi süre içinde tamamlanacağının sözleşme ve eklerinde belirtilmesi zorunludur.”

Aynı Yönetmeliğin “Muayene ve kabul komisyonlarının görevleri” başlıklı 6’ncı maddesinde, “Muayene ve kabul komisyonu, 8 inci maddede belirtilen hükümlere göre kurulduğu tarihten itibaren,on (10) günü geçmemek üzere idarece belirlenen süre içinde işyerine, işyeri öngörülmeyen işlerde ise sözleşmesinde işin kabulü için belirlenen yere giderek yüklenici tarafından gerçekleştirilen işleri Hizmet İşleri Genel Şartnamesinin 44 - 49 uncu maddelerine göre inceler, muayene eder ve işin niteliğinin ihtiyaç göstermesi halinde gerekli gördüğü kısımların incelemesini ve gerekli görürse işletme ve çalışma deneylerini yapar. Kabule engel bir durum bulunmadığı taktirde, işin kabulünü yapar”

“Kabul başvurusu” başlıklı 8’inci maddesinde ise, “Sözleşme konusu iş tamamlandığında yüklenici yapılmış olan hizmet işinin kabulün yapılması için idareye yazılı olarak başvuruda bulunur. Bu başvuru üzerine, kontrol teşkilatınca yapılan ön inceleme sonucunda işin kabule uygun bulunması halinde durum, “Hizmet İşleri Kabul Teklif Belgesi” (standart form-KİK56.0/H) düzenlenmek suretiyle yetkili makama bildirilir. Hizmet İşleri Kabul Teklif Belgesinin yetkili makama sunulduğu tarihten itibaren on (10) günü geçmemek üzere idarece belirlenecek süre içinde yetkili makamca, Yönetmeliğin 5 inci maddesine göre, muayene ve kabul komisyonu oluşturulur ve durum yükleniciye yazılı olarak bildirilir. Kontrol teşkilatı tarafından hizmette önemli ve hizmetin fonksiyonelliğini engellediği için idarenin ihtiyacını karşılama açısından kabul edilemez eksiklik veya kusurların bulunduğu tespit edilirse durum idareye bildirilir ve kabul aşamasına geçilmeyerek Hizmet İşleri Genel Şartnamesinin 44 üncü maddesinin (a) fıkrası hükümlerine göre hareket edilir.” denilmektedir.

Belirtilen mevzuata göre, muayene ve kabul komisyonunun yüklenici tarafından yapılan hizmetin işin sözleşmesinde ve teknik şartnamesinde belirtilen şartlara uygun olarak yerine getirilip getirilmediğini inceleme ve gerekli görürse de işletme ve çalışma deneylerini yapma görevi bulunmaktadır.

Yapılan incelemede, bazı hizmet alımlarına ilişkin teknik şartname hükümlerinde soyut ve belirsiz ifadelere yer verilmesi nedeniyle, yüklenici tarafından sunulan hizmetin gereği gibi yerine getirilip getirilmediğinin somut bir şekilde tespitinin mümkün olmadığı görülmüştür. Ayrıca yapılan sözleşmelerde, tüm işler bittikten sonra işin bitmesine müteakip muayene ve kabul komisyonlarınca işin kabulünün yapılacağı belirtilmiş olmasına karşın muayene ve kabullerin işin bitmesinden çok sonra düzenlenen fatura tarihlerinden de sonra yapıldığı görülmüştür. Bu itibarla, sonradan yapılan muayene ve kabul işlemlerinin dayanaksız olduğu düşünülmektedir.

Örnek olarak, 23DT649172 doğrudan temin numaralı Şirket içi organizasyon kapsamında kokteyl ikram hizmeti alımı, 2023/864506 92. İEF basın toplantısı kapsamında sandalye, masa, bistro kiralama ve kokteyl ikram hizmeti alımı işi, 2023/750463 ihale kayıt numaralı Marble İzmir Fair kapsamında 25/07/2023 tarihinde Havagazı Fabrikası'nda coffee break ikram hizmeti alımı, 2023/514908 ihale kayıt numaralı Imatech ve Fashiontech Fuarları değerlendirme toplantısı için akşam yemeği ikram hizmeti alımı, 2023/513160 ihale kayıt numaralı Marble İzmir Fair değerlendirme toplantısı için öğle yemeği ikram hizmeti alımı gibi hizmet alımlarında hizmetten yararlanan kişi sayısı, teknik şartnamedeki şartlarının yerine getirilip getirilmediği gibi hususlarda yeterli kanıtlayıcı belge bulunmaksızın ve işin bitmesinden sonra düzenlenen fatura tarihlerinden de sonra muayene ve kabullerin yapıldığı görülmüştür.

Kamu İdaresi cevabında, işlemlerin belirtilen mevzuat doğrultusunda yapılacağı belirtilmiştir.

Şirket ihtiyaçlarının tespiti aşamasında öncelikle ihtiyaç konusu hizmet somut kriterler belirtilerek ayrıntılı olarak tanımlanmalıdır. Daha sonra denetim, muayene ve kabul işlemlerinin yapılmasına ilişkin usul ve esaslar belirlenerek muayene ve kabul komisyonlarınca yapılacak işlemlerde işin sözleşme ve şartname hükümlerine uygun olarak yerine getirilip getirilmediği konusunda hangi kanıtların elde edilerek kabul tutanağına ekleneceği açıkça belirlenmeli ve kabul tutanakları bunlara dayalı olarak düzenlenmelidir