İlk Madde ve Malzeme Hesabından çıkışların yılsonunda toplu olarak yapıldığı görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Hesap grubuna ait işlemler”

başlıklı 114 üncü maddesinde

“…

(4) Stokların çıkışı ve muhtelif harcama birimlerinin ambarları arasındaki devir işlemleri, ilgili harcama birimince düzenlenen taşınır işlem fişleri ile muhasebe birimine bildirilir ve hesaplara kaydedilir. Ancak, “150-İlk Madde ve Malzeme Hesabı”nda izlenen tüketim malzemelerinden kullanılmış olanların, muhasebeleştirme işlemleri kullanıma ilişkin taşınır işlem fişleri yerine üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede taşınır işlem fişlerindeki çıkışları gösteren onaylı bir liste ile en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebeleştirilmesi zorunludur.

…”

denilirken,

İlgili Yönetmelik'in 115 ve 116'ncı maddelerinde ise İlk Madde ve Malzeme Hesabının niteliği ve işleyişinden bahsedilmiştir.

18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır Giriş ve Çıkış İşlemlerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesinin 2’nci fıkrasında,

Muhasebe kayıtlarında "150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabı"nda izlenen tüketim malzemelerinin çıkışları için düzenlenen Taşınır İşlem Fişleri muhasebe birimine gönderilmez. Bunların yerine, genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde üç aylık dönemler itibarıyla, diğer idarelerde ise üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesi, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilir."

hükmü yer almaktadır.

Belirtilen mevzuat hükümleri uyarınca, üç ayı geçmemek üzere üst yönetici tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin yönetmelikte belirtilen listesi, en geç belirlenen dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilmelidir. Ancak yapılan incelemede akaryakıtın düzensiz aralıklarla kayıtlardan çıkış gösterildiği tespit edilmiştir. Yapılan incelemede, 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabında izlenen 3.807.798,29 TL’lik akaryakıt çıkışının; 549.173,32 TL’sinin 3’üncü ayda, 3.258.624,97 TL’sinin ise yılsonunda olmak üzere topluca yapıldığı, görülmüştür.

Sonuç olarak, 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabında izlenen değerlerin çıkışlarının en geç 3’er aylık dönemler itibari ile yapılması gerekir.