İdare tarafından gerçekleştirilen ön ödemelerin incelenmesi neticesinde aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

A- Krediler İçin Mutemet Avansları Yardımcı Hesap Kodunun Kullanılması

Harcama yetkilisi mutemetleri adına açılan kredilerin 160.02 Krediler yardımcı hesap kodunda izlenmesi gerekirken 160.01 Mutemet Avansları yardımcı hesap kodunda izlenmek suretiyle hatalı muhasebeleştirildiği görülmüştür.

5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Ön ödeme” başlıklı 35’inci maddesinde, ilgili kanunlarda öngörülen haller ile gerçekleştirme işlemlerinin tamamlanması beklenilemeyecek ivedi veya zorunlu giderler için avans vermek veya kredi açmak suretiyle ön ödeme yapılabileceği belirtilmiştir. Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik’in “Ön ödeme yapılabilecek gider türleri” başlıklı 6’ncı maddesinin (a) bendinde avans verilmek suretiyle yapılacak ödemeler, (b) bendinde ise kredi açılmak suretiyle yapılacak ön ödemeler belirtilmiştir. Anılan Yönetmelik’in 11’inci maddesinde ise her mutemedin ön ödemelerden harcadığı tutara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri, ilgili kanunlarında ayrıca belirtilmemiş olması halinde avanslarda bir ay, kredilerde ise üç ay içinde muhasebe yetkilisine vermek ve artan tutarı iade ederek hesabını kapatmakla yükümlü olduğu hüküm altına alınmıştır.

Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı tarafından yayımlanan 2023 yılı mahalli idareler detaylı hesap planında da mutemet avansları için 160.01 Mutemet Avansları, krediler için ise 160.02 Krediler yardımcı hesap kodları ihdas edilmiştir.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri birlikte değerlendirildiğinde; avans ve kredilerin farklı mahsup sürelerine tabi olduğu ve bu sürelerin takibinin yapılması amacıyla farklı yardımcı hesap kodlarında muhasebeleştirilmesi gerektiği anlaşılmaktadır.

Yapılan incelemede idarenin kredi niteliğindeki 118 adet ön ödemesinin 160.02 Krediler yardımcı hesap kodu yerine 160.01 Mutemet Avansları yardımcı hesap kodunda takip edildiği tespit edilmiştir. Yardımcı hesap kodlarının doğru kullanılmamasından dolayı Kamu İdaresinin kredi niteliğindeki ön ödemeleri mali tablolarda avans ödemesi şeklinde görünmektedir.

Kamu İdaresince bulguda yer alan tespitlere katılınmış olup cari dönem ve takip eden dönemlerde bulgu konusu iş ve işlemlerde ilgili mevzuat hükümlerine uyulacağı ifade edilmiştir.

Verilen avans ve açılan kredilerin mahsup sürelerinin Kamu İdaresi tarafından takip edilebilmesi ve Kamu İdaresinin mali tablolarının doğru ve güvenilir bilgiyi sunabilmesi için 160 İş Avans ve Kredileri Hesabı’na ait yardımcı hesapların mevzuata uygun bir şekilde kullanılması gerekmektedir.

B- Avans ve Kredilerin Mahsup Süresinde Kapatılmaması ve Süresinde Kapatılmayan Avansların Kişilerden Alacaklar Hesabında İzlenmemesi

Harcama yetkilisi mutemetlerine verilen avanslarla mutemetler adına açılan kredilerde mahsup süresine uyulmadığı ve mahsup süresinde kapatılmayan avansların 140 Kişilerden Alacaklar Hesabı’nda takip edilmediği görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “16 Ön ödemeler” başlıklı 123’üncü maddesinde; ilgili kanunlarda öngörülen haller ile gerçekleştirme işlemlerinin tamamlanması beklenilemeyecek ivedi giderler ve her yıl merkezi yönetim bütçe kanununda belirlenecek tutarların altında kalan giderler için avans vermek veya kredi açmak suretiyle ön ödeme yapılabileceği; ön ödemeler ile ilgili olarak bu Yönetmelik’te hüküm bulunmayan hallerde 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 35’inci maddesinde belirtilen ve bu maddeye dayanılarak çıkarılan Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümlerinin uygulanacağı ifade edilmiştir.

Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik’in “Ön ödemelerde mahsup süresi ve sorumluluk” başlıklı 11’inci maddesinde; her mutemedin ön ödemelerden harcadığı tutara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri, ilgili kanunlarında ayrıca belirtilmemiş olması halinde avanslarda bir ay, kredilerde ise üç ay içinde muhasebe yetkilisine vermek ve artan tutarı iade ederek hesabını kapatmakla yükümlü olduğu, mutemetlerin işin tamamlanmasından sonra, yukarıdaki bir ve üç aylık sürelerin bitimini beklemeden, son harcama tarihini takip eden üç iş günü içinde ön ödeme artığını iade etmek ve süresinde mahsubunu yaparak hesabını kapatmak zorunda olduğu hüküm altına alınmıştır.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin mutemede verilen avansların mahsubu ile ilgili 125’inci maddesinde mahsup edilmeyen mutemet avansları veya iade edilmeyen avans tutarları mutemet adına 140 Kişilerden Alacaklar Hesabı’na kaydedilerek durumun mutemedin bağlı olduğu daireye bildirileceği ve bu mutemede varsa gecikme zammı dâhil avansın mahsubu yapılıncaya kadar bir daha avans verilemeyeceği veya adına kredi açılmayacağı ayrıca mutemet hakkında 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun uyarınca işlem yapılacağı belirtilmiştir.

Yapılan incelemede; harcama yetkilisi mutemetlerine verilen avans ve adlarına açtırılan kredilerden mevzuatta belirtilen sürelerde mahsup edilmeyenlerin bulunduğu tespit edilmiştir. Bunun yanı sıra mahsup edilmeyen iş avans ve kredileri 160 İş Avans ve Kredileri Hesabı’nda takip edilmeye devam edilmiş, 140 Kişilerden Alacaklar Hesabı’na aktarılmadığı tespit edilmiştir. Bu hatalı uygulama Kamu İdaresinin mali tablolarının avans ve kredilerle ilgili doğru bilgiyi sunmamasına neden olmaktadır.

Kamu İdaresince bulguya konu işlemin Devlet Malzeme Ofisinden yapılan bir alımla ilgili olduğu, tedarik sürecinde yaşanılan aksaklıklar ve kamu yararı gözetilmesi sebebiyle Yönetmelikte belirtilen mahsup sürelerinin aşıldığı ifade edilmişse de Devlet Malzeme Ofisinden yapılan alımlarda mahsup süreleri ile ilgili herhangi bir istisna söz konusu değildir.

Verilen avans ve açılan kredilerin mahsup işlemlerinde mevzuatta belirtilen sürelere dikkat edilmelidir. Ayrıca süresinde mahsup edilmeyen avansların 140 Kişilerden Alacaklar

Hesabı’nda izlenmesi ve akabinde mevzuatta belirtilen diğer işlemlerin yapılması gerekmektedir.