Erciyes Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğünün muhasebe kayıtlarının incelemesi neticesinde 766 numaralı yevmiye kaydında iki farklı işlemin muhasebeleştirildiği ve ayrıca bu kaydın bir kere de boş bırakıldığı görülmüştür.

Yevmiyelerin kayıt usulü, Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin 40'ıncı maddesinde şöyle ifade edilmektedir:

"İşletmelerin muhasebe birimleri, muhasebe işlemlerini, gerçekleşme sırasına göre düzenli bir şekilde hesap dönemi başında “1”den başlamak üzere hesap döneminin sonuna kadar numaralandırarak kaydederler. Muhasebe kayıtları ancak yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltilir. Muhasebe belgesinde düzeltme işleminin gerekçesine yer verilir."

Erciyes Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğünün hesap ve kayıt düzeninde saydamlık ve hesap verilebilirliğin sağlanması, işlemlerinin kayıt dışı kalmasının önlenmesi, faaliyetlerinin ve işlemlerinin gerçek mahiyetlerine uygun olarak sağlıklı ve güvenilir bir biçimde muhasebeleştirilmesi için yevmiye defterinin yukarıda anılan mevzuat hükmüne uygun tutulması, her bir muhasebe işlemi için farklı bir yevmiye kaydının kullanılması ve yevmiye kayıtlarının sıra atlanmadan tutulması gerekmektedir.

Her ne kadar İdare, cevabında hatanın kullanıcı personelden kaynaklanmadığını sistemsel bir hata olduğunu belirtmiş olsa da bu hatanın düzeltilmesi için bir girişimde de bulunmamıştır. İdarenin bu konuda daha dikkatli olması gerektiği açıktır.