Tek bir muhasebe birimi bulunan ve özel bütçeli bir kamu idaresi niteliği taşıyan Ankara Hacı Bayram Veli Üniversitesinde, taşınırların harcama birimleri arası devrinde, 511 Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabının kullanıldığı görülmüştür.

Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 511 Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabına ilişkin olarak düzenlenen 364’üncü maddesinde; söz konusu hesabın, aynı bütçeli kamu idarelerine ait muhasebe birimlerinin birbirlerine gönderdikleri veya birbirlerinden aldıkları para ve kıymetler ile birbirleri adına nakden veya mahsuben yaptıkları tahsilat ve ödemelerin izlenmesi için kullanılacağı ifade edilmiştir.

Anılan Yönetmelik’in 365’inci maddesinde; bu hesabın hangi işlemler için kullanılacağı tek tek sayılmış olup, tek bir muhasebe birimi bulunan özel bütçeli kamu idarelerinin söz konusu hesabı kullanmalarına cevaz veren nitelikte bir düzenlemeye yer verilmemiştir.

Aynı Yönetmelik’in bahsi geçen hesabın işleyişine ilişkin hükümler ihtiva eden 366’ncı maddesinde ise; bu hesabın alacak ve borç tarafına yapılacak kayıtların hangi şartların gerçekleşmesi halinde mümkün olduğu belirtilmiştir.

511 Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabının, aynı bütçeli kamu idarelerine ait muhasebe birimlerinin birbirlerine gönderdikleri veya birbirlerinden aldıkları para ve kıymetler ile birbirleri adına nakden veya mahsuben yaptıkları tahsilat ve ödemelerin izlenmesi için kullanılacağı mevzuatın amir hükmüdür.

Dolayısıyla kurum içerisinde farklı harcama birimleri arasında yapılacak taşınır devri vb. işlemlerde Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabının kullanılmaması, ilgili hesapların harcama birimleri itibarıyla alt kodlara gerekli kayıtların yapılması gerekmektedir.

Yapılan incelemede Kurumun harcama birimleri arasında taşınır devirlerinde söz konusu hesabın kullanıldığı görülmüştür. Bahsi geçen uygulamanın, 2021 yılı içerisinde 511 Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabının gereksiz kullanımına yol açtığı değerlendirilmektedir.

Kamu idaresi cevabında, T.C. Hazine ve Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğünün 20.12.2017 tarihli 37245 sayılı Yeni Devlet Muhasebe Bilişim Sistemi ve Yeni

Harcama Yönetim Sistemine İlişkin İşlemler konulu yazısında; aynı kamu idaresindeki farklı harcama birimleri arasındaki taşınır devirlerinde 511 Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabının kullanılacağının belirtildiği, ayrıca Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi’nden Mali Yönetim Sistemi’ne gönderilen kayıtlarda, söz konusu hesabın sistem tarafından otomatik olarak çalıştırıldığı belirtilmiştir. Ancak tek bir muhasebe birimi bulunan Üniversite bünyesindeki harcama birimleri arasındaki taşınır devirlerinde söz konusu hesabın kullanılmasının yukarıda yer verilen Yönetmelik hükümlerine aykırılık teşkil ettiği açıktır.

Bu sebeple taşınır kayıt sistemi ile muhasebe sisteminin Yönetmelik hükümlerine uygun olarak çalışabilmesi için gerekli düzenlemelerin yapılması gerektiği değerlendirilmektedir.