Şirketin muhasebe dosyalarının incelenmesi neticesinde, muhasebe fişlerine yapılan işlemin niteliğine göre eklenmesi gereken kanıtlayıcı belgelerin eklenmediği görülmüştür.

Muhasebe; ticari faaliyette bulunan bir işletmenin günlük finansal hareketlerini belgelemek, sınıflandırmak, kaydetmek, özetlemek ve raporlamak üzere sorumlu kişilerce tutulan ve ilgili paydaşlara bilgi sunan bir sistem üzerinden yürütülmesi gereken önemli bir faaliyettir.

Tarafsızlık ve belgelendirme muhasebenin temel ilkelerinden biridir. Buna göre, muhasebe kayıtlarının asıl olan durumu yansıtan ve belli kurallara uygun olarak düzenlenen belgelere dayandırılması gereklidir. Muhasebe dosyalarının, kayıtlar tasnif edilmiş ve kanıtlayıcı belgeleri her kaydın arkasına eklenmiş şekilde düzenlenmesi aranılan önemli bir husustur.

Kanıtlayıcı belgeler, harcamalarının belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak yapıldığına ve gerçekleştirildiğine ilişkin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca düzenlenip onaylanan belgeleri ifade etmekte olup; yapılan her bir işlemin niteliğine göre değişebilmektedir.

Şirket yaptığı harcamalar ve elde ettiği gelirlere ilişkin gerçekleştirme belgelerini tek nüsha düzenlemekte ve ilgili müdürlüklerde muhafaza etmektedir. Muhasebe müdürlüğü bünyesinde tutulan aylık muhasebe dosyaları incelendiğinde; muhasebe fişi ve eki faturadan başka gerçekleştirme belgesi bulunmadığı görülmektedir. Yevmiye kayıtlarına esas teşkil eden muhasebe fişleri dışında ilişikli oldukları gelir ve giderlerin asıl durumlarını ve süreçlerini yansıtır gelir-gider ve diğer kanıtlayıcı belgelerin eklenmeden dosyalanması yapılan işlemlerin doğruluğu, tamlığı, kontrolü ve iç/dış denetimini imkânsız hale getirmektedir. Muhasebe fişlerinin tek başına güvenirliği düşüktür; muhasebe müdürlüğü işlemlerini yaparken kanıtlayıcı belgeleri araması ve kontrol etmesi mali disiplin için gereklidir.

Kanıtlayıcı belgelerin harcamayı yapan ya da geliri elde eden birimlerde muhafaza edilip, muhasebeye sunulmaması mali yönetimde önemli bir risk olarak görülmektedir. Bu durum gerekli ön inceleme ve kontroller yapılmadan muhasebe kaydının yapıldığı bir mali

düzene sebep olmaktadır.

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 398’ncu maddesinde şirketlerin tabi oldukları denetimlerin konusu ve kapsamı belirlenmiştir. Muhasebe denetimi de bu kapsamda ele alınan önemli konulardan biridir. Mali tabloların sıhhati ve doğruluğu muhasebe kayıtları kadar kayıtlara konu işlemlerin doğruluğu ve tamlığına da bağlıdır. Bu nedenle denetlenebilirlik sağlayacak bir muhasebe sisteminin şirket bünyesinde kurulması zorunludur.

213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 175'inci ve mükerrer 257'nci maddelerinin verdiği yetkiye dayanılarak hazırlanan tebliğlerle tekdüzen hesap çerçevesi, hesap planı işleyişi, muhasebe kavramları ve ilkeleri belirlenmiştir. Bu düzenlemelerin kapsamına bilanço esasına göre defter tutan gerçek ve tüzel kişiler girmektedir. Dolayısıyla söz konusu teşebbüs ve işletmeler bu tebliğlerde belirlenen muhasebe usul ve esaslarına uymak zorundadırlar.

Açıklanan nedenlerle, şirketin etkin bir muhasebe yönetimi sağlayabilmesi ve finansal yönetimini geliştirebilmesi için malî işlemlerin gerçekleştirilmesi ve muhasebeleştirilmesi aşamasında, bağlanacak kanıtlayıcı belgeleri ve bu belgelerin düzenlenme esaslarını iç düzenleme ile belirlenmesi gereklidir.