Haydarpaşa Yeraltı Otoparkı Yedek Parça Dahil Asansör Periyodik Bakım ve Onarım İşi kapsamında gerçekleştirilen işlere ilişkin olarak, asansör bakım formu tarihleri ile kontrol teşkilatı tutanaklarında yer alan tarihler ve fatura tarihleri arasında uyumsuzluklar olduğu görülmüştür.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği Eki Hizmet İşleri Genel Şartnamesi’nin 26’ncı maddesinde; sözleşmeye bağlanan her türlü işin, idare tarafından görevlendirilen kontrol teşkilatının denetimi altında gerçekleştirileceği, sözleşme konusu iş süreklilik gösteren bir mahiyette ise, işin yapılmasına ilişkin kayıtların sözleşmesinde belirtilen sıklıkta tutulacağı ve bu tutanakların yüklenici tarafından da imzalanacağı belirtilmiştir.

Hizmet İşleri Genel Şartnamesi’nde yer alan düzenlemeler çerçevesinde, anılan İş kapsamında gerçekleştirilecek işlerin kontrolünün sağlanması amacıyla Şirket tarafından Kontrol Teşkilatı görevlendirilmiştir.

Yapılan incelemelerde, Asansör Periyodik Bakım ve Onarım İşine ilişkin, işlerin yapıldığı tarihleri içeren ve Yüklenicinin de imzasının bulunduğu Kontrol Teşkilatı tutanak tarihleri ile fatura tarihlerinin, Yüklenici tarafından işin yapıldığı tarihleri gösteren bakım formu tarihlerinden eski tarihli olduğu görülmüştür. Buna göre, kontrol teşkilatının denetim

faaliyetlerini gerçekleştirmeden ve iş yapılmadan önce yapılmış gibi tutanak düzenlediği değerlendirilmektedir.

Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine, Şirket tarafından; alanda yapılan bakım servis tutanağında Şirket alan sorumlusunun işin yapıldığına dair imzalarının alındığı, servisin yapılmış olduğunun açık olduğu, servis hizmetlerinin servis formunda yazan tarihlerde verildiği, yüklenicinin her ay bakım işlemleri yapmasından kaynaklı rutin fatura kesmesi gibi bir durumun oluştuğu, bulguda yer aldığı gibi hizmetin alınmaması veya hizmetin yerinde yapılmaması gibi bir durumunun söz konusu olmadığı, yapılan işlemlerin alan sorumlusu imzalı olarak servis formları dosyasında mevcut olduğu ve hizmetlerin yerinde yapıldığı, kontrolün ve evrakların doğru olduğu, fatura tarihi ve servis tutanakları arasındaki sürecin gözden kaçırıldığı, işleyişin daha iyi yürütülebilmesi ve bu gibi tarihsel aksaklıkların tekrar yaşanmaması için süreçlerin gözden geçirileceği ifade edilmiştir.

Sonuç olarak, yapılan hakedişlerde ve kanıtlayıcı belgelerde kontrol teşkilatının denetim faaliyetlerini gerçekleştirmeden imza atmaması, işin yapıldığı tarihlerde imzaların atılması ve kanıtlayıcı belgeler arasında uyumun olması gerekmektedir.