Elektronik ortamda gerçekleştirilen bazı ihalelere teklif veren anonim şirketlerin belgelerinde eksiklik bulunduğu halde ihale komisyonu tarafından bu şirketlerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmadığı ve kendileriyle sözleşme imzalandığı tespit edilmiştir.

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin “Gerçek ve tüzel kişilerin EKAP’a kaydı” başlıklı 7’nci maddesinin birinci fıkrasında, ihalelere katılacak gerçek ve tüzel kişilerin Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP)’na kayıt işlemi sonucunda Kamu İhale Kurumu ile gerçek ve tüzel kişiler arasında bir protokol düzenleneceği ifade edilmiş, ikinci fıkrasında ise EKAP’a kayıt için protokol ekinde Kamu İhale Kurumuna sunulması gerekli bilgi ve belgelerin neler olduğu gerçek ve tüzel kişiler ayrımı yapılarak belirlenmiştir.

Yine Yönetmelik’in 7’nci maddesinin beşinci fıkrasının (b) bendinde anonim şirketlerde (tek ortaklı şirketler hariç) ortaklar ve ortaklık oranlarının kaydı kapsamında, beyan edilen kişilere ilişkin pay defteri ile dayanağı yönetim kurulu karar defterinin ilgili kısımlarının taranarak EKAP’a yükleneceği hükmü bulunmaktadır.

Yönetmelik’in “e-tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 24’üncü maddesinin ikinci fıkrasında ise teklif değerlendirmesinde öncelikle ilk oturumda e-teklifinin açılamadığı veya belgelerinin eksik olduğu ya da geçici teminatının uygun olmadığı tespit edilenlerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılacağı ve buna ilişkin kayıt yapılacağı düzenlemesi bulunmaktadır.

Yapılan denetimlerde; muhtelif okul sırası, yazı tahtası ve okul mefruşatı alımı, kartuş toner ve fotokopi kağıdı alımı, konik ışınlı bilgisayarlı tomografi cihazı alımı ihalelerinde sözleşme imzalanan anonim şirketlerde ortaklar ve ortaklık kaydı kapsamında beyan edilen kişilere ilişkin pay defteri ile dayanağı yönetim kurulu karar defterinin EKAP’a yüklenmediği görülmüştür. Bu durumda, söz konusu isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması gerekmektedir.

Kamu İdaresi tarafından, muhtelif okul sırası, yazı tahtası ve okul mefruşatı alımı, kartuş, toner ve fotokopi kağıdı alımı ihalesine teklif veren isteklinin “Ticaret Sicili Bilgileri Sorgulama” kısmından ticaret bilgilerinin sorgulandığı, anonim şirketler için sistem üzerinde

kayıtlı pay defteri ile dayanağı yönetim kurulu karar defteri var ise çıktılarının alınarak ihale dosyasına konulduğu, sistemde kayıtlı pay defteri ile dayanağı yönetim kurulu karar defteri olmayanlar AŞ sahibi istekliler için EKAP harici herhangi bir sorgulama yapılmadığı ifade edilerek bulgudaki tespite katılınmıştır.

Konik Işınlı Tomografi Cihazı Alımı işinde ise Kamu İdaresi, istekli firmanın düzenlemiş olduğu Yeterlilik Bilgileri Tablosunda bulunan Ortaklar/Üyeler/Kurucular ile Yöneticilere Ait Bilgiler kısmında “… TC Kimlik Numaralı …’nın “ ortaklık oranının %100 olduğunun görüldüğü, bu sebeple isteklinin tek ortaklı anonim şirket olması sebebiyle pay defteri ile dayanağı yönetim kurulu karar defterinin EKAP’a yükleme şartının aranmadığı şeklinde açıklama yapmıştır.

Ancak Konik Işınlı Tomografi Cihazı Alımına teklif veren isteklinin tek ortaklı olmadığı tarafımızca tespit edilmiştir. Kaldıki isteklilerin ihaleye katılabilmeleri için teklif vermeye yetkili olduklarını gösteren imza beyannamesi veya imza sirkülerini ve tüzel kişi olmaları halinde ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicili Gazetesi/Gazetelerini veya bu hususları gösteren belgeleri e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir.

İhale dokümanı kapsamında verilen Yeterlik Bilgileri Tablosunun “İhaleye Katılmak İçin Gereken Belgeler ve Yeterlik Kriterleri” sütununun “Teklif Vermeye Yetkili Olunduğuna İlişkin Bilgiler” satırının “Ticaret Sicili Bilgileri” bölümünde bulunan;

-“Ortaklara Ait Bilgiler (Halka Arz Edilen Hisseler Hariç) [Ortakların: Gerçek Kişi Olması Durumunda Ad-Soyad/TC Kimlik Numarası/ Ortaklık Oranı/ Varsa İşletme Adı ve Ticaret Unvanı; Tüzel Kişi Olması Durumunda Ticaret Unvanı/Vergi Kimlik Numarası/Ortaklık Oranı/Varsa İşletme Adı]”,

-“Yöneticilere Ait Bilgiler (Ad-Soyad/TC Kimlik Numarası ve Görevi)”,

-“Ticaret Sicili Gazetesi/Gazetelerinin Tarihi, Sayısı ve Sicil Müdürlüğü” ve

“Diğer Belgeler Kullanılarak Tevsik Ediliyorsa Bu Belgelerin Tarih ve Sayısı ile Düzenleyen Gerçek/Tüzel Kişi”

kısımlarının ilgisine göre, isteklilerce hangi belgeler esas alınarak ihaleye katılım sağlanmış ise o belgelere ilişkin tarih, sayı, yevmiye numarası gibi bilgiler ile istenen kriterlere ve açıklamalara ilişkin belgelerde yer alan gerekli bilgilere göre eksiksiz olarak açık ve anlaşılır

bir şekilde doldurulması gerekmektedir.

İstekliler tarafından yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgelere, idarece gerek elektronik ortamda gerekse de fiziki ortamda ulaşılabilse dahi, yeterlik bilgileri tablosunda isteklinin sorgulamanın hangi bilgi ve belgeler kapsamında yapılacağına ilişkin beyanı da bulunmakta olup idarece yapılacak değerlendirmede bu beyanın esas alınması gerekmektedir. Dolayısıyla isteklinin yeterlik bilgileri tablosunda yeterliğe ilişkin beyan ettiği bilgi ve belgelerin yine isteklinin yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettiği sorgulama kriterine göre idare tarafından sorgulanması neticesinde, isteklinin bu bilgi ve belgeler kapsamında yeterli olup olmadığı değerlendirmesinin yapılması icap etmektedir. İsteklilerin yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet siteleri üzerinden sorgulanamayanların değerlendirmesi ise yine ilk olarak isteklinin beyanı üzerinden yapılacak, daha sonra şayet isteklinin elektronik ortamda sorgulanamayan yeterlik belgelerinin idare tarafından belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunulması istenirse söz konusu beyanın doğruluğu ve teklif değerlendirmesiyle ilgili değerlendirme bu aşamada yapılacaktır.

Neticede Konik Işınlı Tomografi Cihazı Alımı ihalesinde ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlenen istekli tarafından yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen … TC Kimlik Numaralı …’nın “ ortaklık oranının %100 olduğu bilgisinin, Ticaret Sicili Gazetesi sorgulandığında teyit edilmediği, ayrıca anılan istekli tarafından Yeterlik Bilgileri Tablosunun “Diğer belgeler kullanılarak tevsik ediliyorsa bu belgelerin tarih ve sayısı ile düzenleyen gerçek/tüzel kişi” bölümünün de bu bilgilerin teyit edileceği belgelere yönelik olarak doldurulmadığı dikkate alındığında isteklinin ihale dışı bırakılması gerektiği açıktır.

Sonuç olarak; EKAP üzerinden gerçekleştirilecek ihalelerde yukarıda yer verilen mevzuatın esas alınarak ihale sürecinin yürütülmesi gerekmektedir.