Üniversite bünyesinde bulunan beş birimde yapılan fiziki ambar denetimleri sonucunda; tüketim malzemeleri ile makine, teçhizat ve demirbaşların kaydı, muhafazası, kullanımı ve yönetiminde 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile bu Kanun’un 44’üncü maddesine dayalı olarak hazırlanan Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine aykırı hususlar tespit edilmiştir.

5018 sayılı Kanun’un “Mal yönetiminde etkililik ve sorumluluk” başlıklı 48’inci maddesinde; kamu idarelerinin taşınırların yönetimi, kaydı, muhafazası ve kullanımından sorumlu oldukları, taşınırların özelliğinden veya olağan kullanımından kaynaklanan yıpranma ile usulüne uygun olarak belirlenen firelerden dolayı sorumluluk aranmayacağı, kullanılmak üzere taşınır teslim edilen görevlilerin taşınırın korunmasından ve taşınıra verilen zararlardan sorumlu oldukları, malların edinilmesi, kiralanması, tahsisi, yönetimi, kullanılma ve elden

çıkarılma işlemlerinin mevzuatında öngörülen kurallar dahilinde hizmetin amacına uygun olarak verimlilik ve tutumluluk ilkesine göre yapılacağı, bu ilkeye aykırı eylem ve işlemlerden doğacak zararlardan, malların yönetimi veya kullanılması hususunda yetki verilenlerin sorumlu tutulacakları ifade edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde; harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının Yönetmelik’te belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan ve taşınır yönetim hesabını ilgili mercilere göndermekten sorumlu oldukları hükme bağlanmış olup aynı maddede kamu idarelerine ait taşınırların muhafazası ile görevli olan veya kendilerine kullanılmak üzere taşınır teslim edilen kamu görevlilerinin, bu taşınırları en iyi şekilde muhafaza etmek, gerekli bakım ve onarımlarını yapmak veya yaptırmak, veriliş amacına uygun bir şekilde kullanmak ve görevin sona ermesi veya görevden ayrılma halinde iade etmek zorunda oldukları belirtilmiştir.

Yönetmelik’in 6’ncı maddesinde ise Taşınır Kayıt Yetkilileri ile Taşınır Kontrol Yetkililerinin görev ve sorumluluklarına ayrıntılı olarak yer verilmiştir.

Üniversite Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi (TKYS)’ne kayıtlı ambar ad ve kodları, tüketim ve dayanıklı taşınır malzeme sicil raporları, ambar tespit raporları, kişilere verilen taşınır teslim belgeleri, ortak kullanıma verilen dayanıklı taşınırlar listesi ile fiziki ambar sayımları esas alınarak Üniversite’nin yirmi bir biriminde yürütülen denetimler sonucunda tespit edilen hususlar aşağıda yer almaktadır.

A-Üniversite genelindeki taşınır ambarlarında gerçekleştirilen denetimlerde bazı birimlerde ihtiyaç fazlası çok sayıda elektronik cihaz ve demirbaş malzeme bulunduğu ve bu taşınırların uzun süredir ambarlarda bekletildiği tespit edilmiştir.

Üniversitenin birimlerinde bulunan ihtiyaç fazlası taşınırların birimler arasında devri mümkün olmakla birlikte Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 31’inci maddesi gereğince; kayıtlara alınış tarihi itibariyle beş yılını tamamlamış ve idarece kullanılmasına ihtiyaç duyulmayan taşınırların, bu taşınırlara ihtiyaç duyan idarelere de bedelsiz devri Yönetmelik gereği mümkündür.

İdare cevabında ambarda idareye ait olmayan taşınırların demirbaş ambarından çıkarılarak kapatılan Gediz Üniversitesinde faaliyet gösteren ticari firmalara teslim edilinceye kadar muhafaza edilmek üzere ayrı bir alana taşındığı belirtilmiştir.

B-Üniversite genelindeki taşınır ambarlarında gerçekleştirilen denetimlerde bazı

birimlerde temizlik ve genel sarf malzemelerinin çeşitli nedenlerle kullanılamaz hale geldiği tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 6’ncı maddesinin dördüncü fıkrasında; taşınır kayıt yetkililerinin ambarlarında kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumlu olacakları belirtilmiştir.

Aynı Yönetmelik’in 27’nci maddesinin birinci fıkrasında; tüketim malzemelerinin özelliklerinde, ağırlıklarında veya miktarlarında meydana gelen değişmeler nedeniyle oluşan fireler, sayımda noksan çıkan taşınırlar, kaybolma gibi nedenlerle yok olan taşınırlar ya da yıpranma, kırılma veya bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelen taşınırlar ile canlı taşınırın ölmesi halinde, “Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı” ve “Taşınır İşlem Fişi” düzenlenerek kayıtlardan çıkarılacağı üçüncü fıkrasında ise; birinci fıkrada belirtilen hallerde kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik olup olmadığı araştırılarak 5’inci madde hükmüne göre işlem yapılacağı hüküm altına alınmıştır.

Üniversitenin nakit akışının olumsuz yönde etkilenmemesi ve kamu kaynaklarının etkin kullanılması amacıyla, tüketim malzemeleri için (kullanım devir hızıyla orantılı şekilde) optimal stok seviyesi belirlenerek ihtiyacın üzerinde tüketim malzemesi satın alınmasının önüne geçilmesi ve teslim alınan tüketim malzemelerinin ise miat kontrollerinde özenli davranılması gerekmektedir.

İdare cevabında sarf malzeme ambarlarında yer alan malzemelerin kullanılmaz hale gelmesinin engellenmesi için alınan tedbirleri sunmuş ve ilgili hususları kabul etmiş, gerekli çalışmaları başlatmıştır.

C-Üniversite genelindeki taşınır ambarlarında gerçekleştirilen denetimlerde bazı birimlerin muhtelif demirbaş ve tüketim malzemelerinin KBS kayıtlarında yer almadığı tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 6’ncı maddesi gereğince taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır mal yönetim hesap cetvellerini istenilmesi halinde konsolide görevlisine göndermek taşınır kayıt yetkilisinin görevleri kapsamındadır.

İdare cevabında tüm demirbaşlarını kayıt altına aldığını ve gerekli kontrolleri sağladığını ifade etmiştir.

D-Üniversite genelindeki taşınır ambarlarında gerçekleştirilen fiziki sayımlar sonucunda KBS kayıtları ile mevcut sayım miktarlarında bazı kalemlerde yüksek miktarda

noksan ve/veya fazlalık tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 6’ncı maddesi gereği taşınır kayıt yetkilisi, ambarlarında kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumludur. Yönetmelik’in 27’nci maddesi gereğince ise malzemelerin özelliklerinde, ağırlıklarında veya miktarlarında meydana gelen değişmeler nedeniyle oluşan fireler, sayımda noksan çıkan taşınırlar, çalınma, kaybolma gibi nedenlerle yok olan taşınırlar ya da yıpranma, kırılma veya bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelen taşınırlar ile canlı taşınırların ölmesi halinde, “Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı” ve “Taşınır İşlem Fişi” düzenlenerek kayıtlardan çıkarılması gerekmektedir.

İdare cevabında taşınır ambarlarında yılsonu denetimlerinde tutarsızlıkların düzeltildiğini ifade etmiştir.

E-Üniversite genelindeki taşınır ambarlarında gerçekleştirilen denetimlerde bazı birimlerin raf tertip ve düzenin bulunmadığı, malların ambar olma özelliği taşımayan mahallerde ve uygun olmayan şartlarda muhafaza altına alındığı, otomatik söndürme sistemi bulunmayan taşınır ambarlarında yangın tüpü bulunmadığı ya da olan yangın söndürme tüplerinin düzenli şekilde kontrol ve bakımının yapılmadığı tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 5’inci maddesi gereğince kamu idarelerine ait taşınırların muhafazası ile görevli olan veya kendilerine kullanılmak üzere taşınır teslim edilen kamu görevlileri bu taşınırları en iyi şekilde muhafaza etmek, gerekli bakım ve onarımlarını yapmak veya yaptırmak, veriliş amacına uygun bir şekilde kullanmak ve görevin sona ermesi veya görevden ayrılma halinde iade etmek zorundadırlar.

İdare cevabında muhafaza şartlarını iyileştirdiği ve yangın tüplerinin kontrollerinin sağlandığı hususunda kanıtlayıcı belgelerle aldığı tedbirleri sunmuş ve ilgili hususları kabul etmiş, gerekli çalışmaları başlatmıştır.

F-Üniversite genelindeki taşınır ambarlarında gerçekleştirilen denetimlerde bazı birimlerde dönem sonu ve görevlilerin değişmesinde fiili ve fiziki olarak mevzuatın öngördüğü biçimde sayım yapılmadığı tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 32’nci maddesi gereği kamu idarelerine ait taşınırların, taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yıl sonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımının yapılması; taşınır sayımlarının harcama yetkilisince, kendisinin veya görevlendireceği bir kişinin başkanlığında taşınır kayıt yetkilisinin de katılımıyla, en az üç kişiden oluşturulan sayım kurulu tarafından yapılması ve sayım

sonucunda tespit edilen eksik ve fazlalıklarının kayıt altına alınması gerekmektedir.

İdare cevabında taşınır kayıt görevlilerinin ayrılmalarında düzenlenen sayım döküm tutanaklarını eklemiştir.

G-Üniversite genelindeki taşınır ambarlarında gerçekleştirilen denetimlerde bazı birimlerde “Dayanıklı Taşınırlar Listesi”nin düzenlenerek ortak kullanım alanlarına asılmadığı tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliğinin 23’üncü maddesinin beşinci fıkrası gereği taşınırların; oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmek ve istek yapan birim yetkilisinin ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusunun imzası alınmak suretiyle teslim edilmesi gerekmektedir.

İdare cevabında üniversitede görevli personellere kullanımlarında olan taşınırların zimmetlendiğini ve ayrıca Dayanıklı Taşınır Listelerinin ofislerde asılı olarak yer aldığını ifade etmiştir. Ayrıca Üniversite kayıtlarında yer alan taşınırlardan ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırlara ait listelerin de ortak alanlardaki uygun yerlere asıldığı belirtilmiştir.

Ğ- Bilimsel Araştırma Projelerini yürütme aşamasında kendilerine fiilen teslim edilen taşınırlara ilişkin “Taşınır Teslim Belgesi”ni imzalamadıkları tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliğinin 10’uncu maddesinin beşinci fıkrası gereği Demirbaş, makine ve cihazların kamu görevlilerinin kullanımına verilmesinde Taşınır Teslim Belgesi düzenlenmeli ve bu belge bir başka görevli değil teslim alan tarafından imzalanmalıdır.

Kamu idaresi cevabında mevcut taşınırların projede görevli olan personele zimmetlendiğini belirtmiş ve ilgili belgeleri iletmiştir.

Sonuç olarak; Kamu İdaresinde stok ve taşınır mal yönetimi konusunda ciddi eksikliler giderilmiş olup tüketim mal ve malzemeleri ile dayanıklı taşınırların kaydı, muhafazası, kullanımı ve yönetimi konusunda sürekliliğin sağlanması için kurumsal bir çalışmanın başlatılması gerekmektedir.