Karar Künyesi
Taşınır Mal Yönetim Hesabının Hazırlanmaması
Taşınır Mal Yönetmeliği gereğince hazırlanması gereken taşınır mal yönetim hesabının hazırlanmadığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde; harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının Yönetmelik’te belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumlu olduğu belirtilmiştir. Ayrıca harcama yetkilerinin taşınır kayıtlarının Yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır mal yönetim hesabının hazırlanması sorumluluğunu taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getireceği ifade edilmiştir.
Mezkur Yönetmeliğin “Taşınır mal yönetim hesabı” başlıklı 34’üncü maddesinde; taşınır mal yönetim hesabının, Kanun’un kaynakların kullanılması ve yönetilmesi konusunda harcama birimi ve harcama yetkililerine yüklediği sorumluluğun gereği olarak taşınır kayıt ve işlemlerinin usulüne uygun yapılıp yapılmadığının harcama yetkilisi tarafından kontrol ve denetimine esas olmak üzere taşınır kayıt yetkilisi tarafından harcama birimleri itibarıyla
hazırlanacağı ve taşınır kontrol yetkilisince kayıt ve belgeler ile mali tablolara uygunluğunun kontrol edilerek imzalanacağı hüküm altına alınmıştır.
Ayrıca maddenin devamında taşınır mal yönetim hesabının; yılsonu sayımına ilişkin Sayım Tutanağı, Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli, Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetveli, yılsonu itibarıyla en son düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin sıra numarasını gösterir tutanaktan oluştuğu belirtilmiştir.
Yukarıda belirtildiği üzere, harcama yetkilileri, taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri kamu kaynağı niteliğinde olan taşınırlara ilişkin işlemlerin gerçekleştirilmesi ve sağlıklı bir şekilde yürütülmesinden ortak olarak sorumludurlar. Söz konusu yetkililerin mevzuatta öngörülen görev ve sorumluluklarını koordineli bir şekilde yerine getirmeleri ve taşınır mal yönetim hesabını hazırlamaları gerekmektedir.
Ancak yapılan incelemede, Kurum tarafından görevlendirilen taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin Yönetmelik’te belirtilen şekilde görev ve sorumluluklarını yerine getirmedikleri, harcama yetkilileri ile taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri arasında koordineli bir çalışmanın olmadığı anlaşılmıştır. Yılsonlarında taşınır sayımı yapılması gerekirken taşınır sayımının yapılmadığı, dolayısıyla taşınır mal yönetim hesabını oluşturan sayım tutanağının düzenlenmediği görülmüştür. Öte yandan, taşınır yönetim hesabına ilişkin cetvellerden olan taşınır sayım döküm cetvelinin fiili değil kaydi değer üzerinden hazırlandığı anlaşılmıştır.
Özetle, yılsonu sayımlarının yapılmaması; taşınır mal yönetim hesabının oluşturulamamasına, defter kayıtlarının, sayım sonuçlarıyla uygunluğunun sağlanamamasına, taşınır kayıtlarının fiili durumu yansıtmamasına ve bilançoda yer alan taşınır hesaplarının doğru ve güvenilir bilgi üretmemesine neden olmuştur.
Bu itibarla, taşınır mal yönetim sisteminin mevzuat hükümleri doğrultusunda sağlıklı bir şekilde yürütülmesi, taşınır kayıtlarının fiili durumu yansıtması için gerekli çalışmaların başlatılması gerekmektedir.
Taşınır İşlemlerinin Mevzuatına Uygun Yürütülmemesi
Kurumun taşınır işlemlerinin Taşınır Mal Yönetmeliği’ne uygun şekilde yürütülmediği tespit edilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 4’üncü maddesinde kamu idarelerine ait taşınırların kullanıma verilinceye kadar veya kullanımdan iade edildiğinde ambarlarda muhafaza edilmesi
gerektiği, 10’uncu maddesinde demirbaş, makine ve cihazların kamu görevlilerinin kullanımına verilmesinde Taşınır Teslim Belgesi’nin düzenleneceği, 30’uncu maddesinde kullanılan tüketim malzemesi çıkışlarının en geç üç ay içinde yapılması gerektiği, 36’ncı maddesinde giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara bir sicil numarası verileceği ve bu numaranın yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtileceği hüküm altına alınmıştır.
Öte yandan, Taşınır Mal Yönetmeliği’nin eki olan 18.05.2018 tarihinde güncellenen “Taşınır Kod Listesi’nin B- Dayanıklı Taşınırlar” bölümünün “253.01- Tesisler Grubu” ikinci düzey koduna aşağıda belirtilen tesislerin kaydedilmesi gerekir:
253.01.01- İletişim/Haberleşme Tesisleri: Haberleşme amaçlı baz istasyonları ile binalarda kurulu bulunan elektronik veya mekanik telefon santralleri
253.01.02- Enerji Tesisleri: Kamu binası veya yerleşkesine enerji sağlayan ve taşınır kod listesinin 253.02 kodunun alt detay kodlarına kaydedilenler dışında kalan büyük jeneratörler
253.01.03- Görüntüleme, Bilgi Toplama ve Takip Sitemleri: Kamu binalarında kurulu bulunan kameralı güvenlik sistemleri, personel ve ziyaretçi için turnikeli-kameralı geçiş sistemleri ile balıkçı gemileri, uçak ve tırların takibi için kurulan uydulu takip sistemleri ve uluslararası suyolu gemi trafiği yönetim sistemleri
253.01.99- Diğer Tesis ve Sistemler: Yukarıdaki kodlara kaydedilemeyen tesisler Taşınır işlemlerine ilişkin olarak yapılan incelemede ise;
Harcama birimlerinin fiili olarak taşınır ambarlarının bulunmadığı,
Harcama birimlerinde taşınır teslim belgesinin topluca harcama yetkilileri adına düzenlendiği,
İlk Madde ve Malzeme Hesabında yer alan mal ve malzemelerin, kullanılıp kullanılmadığına bakılmaksızın giderleştirildiği ve Kurumun bilançosunda 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabının sıfır bakiye verdiği,
Giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara sicil numarası verildiği ancak söz konusu sicil numaralarının yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilmediği,
Kurumun mülkiyetinde bulunan kameralı kayıt sistemlerinin 253.01.03 yardımcı hesabında ve Kurum binasında kurulu bulunan telefon santralinin 253.01.01 yardımcı
hesabına kaydedilmesi gerekirken 255 Demirbaşlar Hesabında kayıtlı oldukları tespit edilmiştir.
Özetle, taşınırların kayıt ve kontrol sistemlerinin sağlıklı bir şekilde yürütülmesini sağlamak için mevzuat hükümleri doğrultusunda işlem tesis edilmesi gerekmektedir.
Kamu idaresi cevabında; Bulguda belirtilen konular ile ilgili olarak; tüm taşınır işlemlerinin zamanında ve eksiksiz olarak yapılması ile Taşınır Mal Yönetmeliği “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinin yerine getirilmesinde gerekli önlemlerin alınması amacıyla Başkanlık Makamının 12.06.2019 tarih ve 2019/ 5 sayılı Genelgesi ile tüm birimlere 16 sayfalık Taşınır Mal Yönetmeliği konusunda bir düzenleme yapıldığı, konu hakkında bütün birimlerde Genelgenin eki örneklerle düzeltilmesi yoluna gidildiği belirtilmiştir. Ayrıca Taşınır Mal Yönetim Hesaplarının zamanında ve eksiksiz çıkartılması için Genelge ile talimat verildiği ve fiili kayıt ile kaydi kayıt arasında denge kurulmasının birinci öncelik olarak belirleneceği ifade edilmiştir.
Sonuç olarak kamu idaresi cevabında bulgu konusu edilen hususa iştirak edilmiş olup bir Genelge hazırlanarak Taşınır Mal Yönetmeliği hükümleri doğrultusunda işlemlerin tesis edilmeye başlandığı belirtilmiştir. İdare tarafından tesis edileceği beyan edilen işlemler, izleyen denetim yıllarında takip edilecektir.