Belediye hesap ve işlemlerinin incelenmesi sırasında, muhtelif alımlar için verilen bazı avans tutarlarının kanuni süresi içinde kapatılmadığı görülmüştür. Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği'nin “Ön ödemeler” hesap açıklamasıyla ilgili 123’üncü maddesinin 2 ve 3’üncü fıkralarında;

“(2) Harcama yetkilisinin uygun görmesi ve karşılığı ödeneğin saklı tutulması kaydıyla; ilgili kanunlarda öngörülen haller ile gerçekleştirme işlemlerinin tamamlanması beklenilemeyecek ivedi giderler ve her yıl merkezi yönetim bütçe kanununda belirlenecek tutarların altında kalan giderler için avans vermek veya kredi açmak suretiyle ön ödeme yapılabilir.

(3) Ön ödemeler ile ilgili olarak bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde 5018 sayılı Kanunun 35’ inci maddesinde belirtilen yönetmelik hükümleri uygulanır." hükmü ile

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu'nun "Ön Ödeme" başlıklı 35’ inci maddesinde;

“Harcama yetkilisinin uygun görmesi ve karşılığı ödeneğin saklı tutulması kaydıyla, ilgili kanunlarda öngörülen haller ile gerçekleştirme işlemlerinin tamamlanması beklenilemeyecek ivedi veya zorunlu giderler için avans vermek suretiyle ön ödeme yapılabilir. Verilecek avansın üst sınırları merkezî yönetim bütçe kanununda gösterilir.” hükmüne yer verilmiştir.

Anılan maddeye dayanılarak Muhasebat Genel Müdürlüğünce çıkarılan 55 sıra numaralı Ön Ödeme Usul ve Esasları Genel Tebliği'nin “Mahsup işlemleri” başlıklı 7’nci maddesinde

“(1) Mahsup süresi avanslarda bir ay kredilerde ise üç aydır. 31/12/2005 tarihli ve 26040 üçüncü Mükerrer sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Merkezî Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği ile belirlenen kanıtlayıcı belgeler mahsup süresi içinde ödeme emri belgesi ekinde muhasebe yetkilisine verilir. Avansın verildiği tarihten önceki bir tarihi taşıyan kanıtlayıcı belgeler avansın mahsubunda kabul edilmez. Ancak, yolluk ödemeleri ile kurs ve eğitim amaçlı görevlendirmelerdeki kurs, eğitim ücreti gibi harcamalara ilişkin olan ve harcama talimatından veya görevlendirme yazısından sonraki bir tarihi taşıyan belgeler, avansın mahsubunda kabul edilir. Mahsup dönemi içinde verilen kanıtlayıcı belgelerin ise en geç ilgili olduğu mali yılın son gününün tarihini taşıması gerekir.

(2) Mahsup süresi, avansın verildiği güne, son ayda tekabül eden günün mesai saati bitiminde, sürenin bittiği ayda avansın verildiği güne tekabül eden bir gün yok ise, süre o ayın son gününün mesai saati bitiminde sona erer…Belirtilen sürede mahsup edilmeyen avanslar, mahsup edilmesi gereken tarihten itibaren, 21/7/1953 tarihli ve 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanunun 51 inci maddesi hükmüne göre hesaplanacak gecikme zammı ile birlikte, anılan Kanun hükümlerine göre ilgili mutemetten tahsil edilir.

.…” denilmektedir.

Anlaşılacağı üzere, her mutemet harcanan tutara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri avanslarda bir ay içinde; krediler de ise üç ay içinde muhasebe birimine vermek ve artan tutarı iade ederek hesabını kapatmakla yükümlüdür.

Açıklanan gerekçelerle, avanslar kapatılırken mevzuatın izin verdiği süre geçirilmeksizin işlem yapılması için gerekli tedbirlerin alınması gerekmektedir.