Devlet Malzeme Ofisinden (DMO) yapılan ilk madde ve malzeme niteliğindeki mal alımları için önceden ödenen mal bedellerinin hatalı olarak 259 Yatırım Avansları Hesabı’na kaydedildiği görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 206 ve 207’nci maddelerinde 259 Yatırım Avansları Hesabı ile ilgili olarak; bu hesabın yurt içi veya dışından sözleşmeye dayanılarak edinilen maddi duran varlıklarla ilgili olarak verilen yatırım avanslarının izlenmesi için kullanılacağı, maddi duran varlık edinim işleri nedeniyle sözleşmelerine dayanılarak yüklenicilere verilen avansların bu hesaba borç, ilgili hesaplara da alacak kaydedileceği belirtilmiştir.

Devlet Malzeme Ofisinden yapılan mal alımlarında mal bedeli, diğer kurum ve kuruluşlardan yapılan alımların aksine malın tesliminden önce bu kuruma ödenmekte ve malın teslimi ise ödeme yapıldıktan sonra gerçekleştirilmektedir. Bu kapsamda mal tesliminden önce ödenen mal bedelleri ise ilgili aktif hesaplar yerine avans hesaplarına kaydedilmektedir.

Yapılan incelemelerde Kurumun Devlet Malzeme Ofisinden yaptığı akaryakıt ve mal alımları için ödediği toplam 71.323.637,55 TL avans tutarının 259 Yatırım Avansları Hesabı’na kaydedildiği görülmüştür. Hesabın dönem sonu bakiyesi ise 20.649.367,68 TL olarak görünmektedir.

259 hesap koduyla ilgili olarak yukarıda yer verilen mevzuat hükmüne göre, bu hesap kodu sözleşmeye dayanılarak edinilen maddi duran varlıklarla ilgili olarak verilen yatırım avanslarının izlenmesi için kullanılabileceğinden dolayı ilk madde ve malzeme niteliğindeki mal alımları için ödenen avans bedellerinin 259 hesabına kaydedilmesi Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’ne uygun görünmemektedir.

Bulguda belirtilen hususla ilgili olarak kamu idaresi cevabında; DMO'dan alınan mal bedellerinin bu kuruma peşin olarak ödendiği, fatura kesimi ve mahsuplaşmanın yıl içinde tamamlanamaması nedeniyle 160 İş Avans ve Kredileri Hesabı'nın kullanılamadığı ve bu nedenle 259 hesabının kullanıldığı, DMO'dan yapılacak mal alımları için hesap planına yeni bir hesap kodnun açılmasının yapılan işlemi kolaylaştıracağı belirtilmiştir.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükmünde de belirtildiği gibi 259 hesabı yurt içi veya dışından sözleşmeye dayanılarak edinilen maddi duran varlıklarla ilgili olarak verilen yatırım avanslarının izlenmesi için kullanılılacaktır. Yani sözleşme konusu unsur doğrudan yatırım harcaması için alınan maddi duran varlıklardır. DMO’dan yapılan yatırım harcamaları için (örneğin iş makinası alımı) 259 hesabının kullanılmasında her hangi bir sakınca görülmemele birlikte tüketime yönelik stok alımları ile basit demirbaş malzemesi alımlarının bu kapsamda değerlendirilmesi ise doğru olmayacaktır.

Ancak gerek DMO’dan gerekse diğer kuruluşlardan yapılan benzer alımlar için yapılan ödemeler özü itibariyle bir avans değil mal ya da hizmet alımı gerçekleşmeden yapılan peşin ödemedir. Zira bu alımlar için alıma konu mal ya da hizmet bedelinin bir kısmı değil tamamı önceden ödenmektedir. Dolayısıyla bu noktada ön ödemelere işikin 160 İş Avans ve Kredileri Hesabı'nın kullanımı da mevzuat olarak uygun değildir. Buna karşılık 162 Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabı ise belirtilen mal ve hizmet alımları için kısmen daha elverişlidir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 130 ve 131’inci maddelerinde 162 Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabı ile ilgili olarak; bu hesabın kurumlarca mal ve hizmet alımı karşılığı olmak üzere, maddi duran varlık hesaplarını ilgilendirmeksizin yüklenicilere verilen avanslar; ertesi yıl bütçesinden karşılanmak üzere verilen personel avansları ile emanetler hesabına alınan tutarlardan ilgililerine avans olarak ödenen tutarların izlenmesi için kullanılacağı belirtilmiştir. Buna göre maddi duran varlık hesaplarını ilgilendirmeyen mal ve hizmet alımları için yükleniciye verilecek avans tutarı bu hesap kodunda izlenebilecektir. Ancak 131'inci maddenin 1'inci fırasının (c) bendine göre de ödenebilecek avans tutarı, yüklenme tutarının %30' unu aşamayacaktır. Her ne kadar bu hesap kodu da idarelerin işlemleri için tam olarak yeterli olmasa da, peşin ödenen ve maddi duran varlık yatırımları kapsamında değerlendirilemeyen mal ve hizmet alımlarıyla ilgili olarak yapılan ön ödemeler için kullanılabilecektir.

Görüldüğü gibi mevcut hesap planında var olan hesap kodları ve bu hesap kodlarına yapılacak kayıtlara ilişkin Yönetmelik hükümleri göz önüne alındığında Kurumun 259 hesabına yaptığı kayıtlar için tam olarak uygun bir hesap kodu bulunmamaktadır. Bu nedenle konuyla ilgili yeni bir düzenleme yapılıncaya kadar 259 hesabına kaydeilen ve 259 hesap koduna uygun olmayan avansların 162 hesap kodunda takip edilmesinin mevzuata daha uygun olacağı değerlendirilmektedir.