Üniversitede taşınır malların kaydı, muhafazası, kullanımı işlemlerinin denetiminde, örnekleme yoluyla Rektörlük, Özel kalem, Genel Sekreterlik, Spor Bilimleri Fakültesi ve Vakfıkebir, Beşikdüzü Meslekyüksekokulları incelenmiş ve Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine aykırı hususlar tespit edilmiştir.

- Dayanıklı taşınırlara numaralandırma işlemi yapılmamıştır.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Dayanıklı Taşınırların Numaralanması” başlıklı 36’ncı maddesinin 1’inci fıkrasında; giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verileceği, bu numaranın yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtileceği ifade edilmiştir.

Aynı maddenin 2’nci fıkrasında ise; sicil numarasının üç grup rakamdan oluşacağı,

birinci grup rakam taşınırın Dayanıklı Taşınırlar Defteri’nde ayrıntılı izlenmek üzere kaydedildiği taşınır kodundan; ikinci grup rakam taşınırın giriş kaydedildiği yılın son iki rakamından; üçüncü grup rakam ise taşınıra verilen giriş sıra numarasından oluşacağı hüküm altına alınmıştır.

Bu madde hükmünden de anlaşılacağı üzere dayanıklı taşınırlara verilen sicil numaraları, taşınıra ilişkin kimlik bilgisi niteliğindedir ve taşınırı emsallerinden ayıran bir kriterdir. Dayanıklı taşınırların numaralandırılması ve bunların o taşınır üzerinde belirtilmesi, hem kullanıma verilen hem de ambarda bekletilen taşınırların Kurum tarafından takibine imkân tanıyan önemli bir uygulamadır.

2021 yılı Sayıştay Denetim Raporunda bu konu ele alındığı halde henüz numaralandırma işleminin tamamlanmadığı görülmüştür.

• KBS (Kamu Harcama Muhasebe ve Bilişim Sistemi) sisteminde kayıtlı ambar sayıları ile fiili olarak kullanılan ambar sayıları birbirini tutmamaktadır.

  KBS sistemine göre Spor Bilimleri Fakültesinde 3, Rektörlükte 5, Özel kalemde 5 ambar gözükmektedir.

  Fiili incelemede bu kodlara sahip ambarların bulunmadığı, odalar şeklinde düzensiz ve numaralandırılmamış depo alanlarının olduğu, depoların anahtarlarının taşınır kayıt yetkilisi değil oradaki görevli bir personelde bulunduğu görülmüştür.

• Hurdaya ayrılacak, miadı dolmuş, Karadeniz Teknik Üniversitesinden devreden taşınırlar üniversitenin bir hurda deposu olmadığı için depolama alanlarında gelişigüzel tutulmaktadır. Bu taşınırların bir kısmının kayıtları da mevcut değildir.

• Taşınırlar dağınık şekilde raflarda muhafaza edilmekte, rafların tertip ve düzeni bulunmamakta, sayıma uygun şekilde istiflenmediği için tüketim malzemeleri stok yönetimi de işletilememektedir.

• Ortak kullanım alanlarına verilen dayanıklı taşınırlara ait “Dayanıklı Taşınırlar Listesi” Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 23’üncü maddesinin 5' inci fıkrasına uygun şekilde düzenlendikten sonra 33' üncü maddeye göre oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarına asılması gerektiği halde genellikle asılmamaktadır.

• Kişilerin kullanımına verilen Taşınırlar için Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 10'uncu

madde (b) fıkrasına göre düzenlenmesi gereken Taşınır Teslim Belgesi'nin düzenlenmediği görülmüştür.

Yönetmeliğe göre, demirbaş, makine ve cihazların kullanıma verilmesinde iki nüsha Taşınır Teslim Belgesi düzenlenir. Belgenin bir nüshası personele verilir, diğer nüshası dosyasında saklanır. Kullanıma verilen demirbaş, makine ve cihazın geri alınmasında ise taşınır kayıt yetkilisi tarafından imzalanarak taşınırı iade edene verilir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “sorumluluk” ile ilgili 5’inci maddesinde; Harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumlu olduğu ve bu sorumluluğu taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getireceği belirtilmiştir.

Kamu İdaresince söz konusu hususların düzeltilmesine ilişkin işlemlere başlanıldığı ve tüketime yönelik mal ve malzemeler ile dayanıklı taşınırların kaydı, muhafazası, kullanımı ve yönetimi konusunda Rektörlükçe personele hizmet içi eğitim verilmesi planlandığı belirtilmiş olup, yıl sonuna kadar sürecin tamamlanacağı ifade edilmiştir.

Kamu İdaresinin taşınır mal yönetimi konusunda ciddi eksiklileri bulunmakta olup sorumlu kişiler tarafından tüketim mal ve malzemeleri ile dayanıklı taşınırların kaydı, muhafazası, kullanımı ve yönetimi konusunda bütüncül bir çalışmanın yürütülmesi uygun olacaktır.