Boğaziçi Üniversitesi mali tablolarının incelenmesi neticesinde 162.08.01 AB Hibelerinden Verilen Avanslar hesabında kayıtlı ve 25.01.2018 tarihinde avans ödemesi yapılan 15.437,11 TL’lik ön ödemeye ilişkin 2020 yılı sonu itibari ile hiçbir mahsup işlemi yapılmadığı tespit edilmiştir.

Avrupa Birliği ve Uluslararası Kuruluşların Kaynaklarından Kamu İdarelerine Proje Karşılığı Aktarılan Hibe Tutarlarının Harcanması ve Muhasebeleştirilmesine İlişkin Yönetmeliğin “Avans ve Ödeme Limitleri” başlıklı 12’nci maddesinde aynen;

“Proje kapsamında verilecek avanslar ve yapılacak ödemeler, proje yürütücüsünün talimatı çerçevesinde sınırlamaya tabi olmaksızın yapılır. Mal veya hizmet alımı için verilecek avanslar, proje mutemedine verilir. Mutemet görevlendirilmesine ilişkin yazıda, mal veya hizmetin ne kadar süre içinde alınacağı ve avansın hangi süre içinde mahsup edileceği belirtilir.” denilmektedir.

Aynı Yönetmeliğin “Yapılacak Harcamalara İlişkin Kanıtlayıcı Belgeler” başlıklı 15’inci maddesinde ise;

“Yapılacak mal veya hizmet alımlarına ilişkin ödemelerde, ödeme karşılığında alınan fatura veya fatura yerine geçen belge, ücret bordrosu gibi belgelerin bağlanması esas olup, bunun dışında 31/12/2005 tarih ve 26040 mükerrer sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği hükümleri kıyasen uygulanır. Harcamanın türüne göre, zorunlu hallerde bu belgeler dışında harcamaya ilişkin diğer belgeler de kullanılabilir. Yapılan harcamalarda kullanılan kanıtlayıcı belgeler, harcamalara esas teşkil eder. Bu belgelerin içeriğinden ve doğruluğundan harcamayı gerçekleştirenler sorumludur. Hibe

karşılığı proje hesabını tutan muhasebe yetkilisinin sorumluluğu, giderlerin kanıtlayıcı belgelere dayanılarak doğru şekilde muhasebeleştirilmesi, evrakların denetime sunulmak üzere saklanması ve raporlanması ile sınırlıdır.” denilmektedir.

Yukarıda yapılan açıklamalar doğrultusunda, Avrupa Birliği Projelerinin yürütülmesine ilişkin olarak harcama yetkilisi mutemetlerinin mal ve hizmet alımlarına ilişkin avanslardaki görevlendirmesinde mal ve hizmetin ne kadar sürede alınacağı ve avansın ne kadar sürede mahsup edileceği de belirtilmelidir.

Hazine ve Maliye Bakanlığı Muhasebat ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü’nün söz konusu işlemlerde yaşanan muhtelif sıkıntılara ilişkin 13/03/2019 tarih ve 90192509-210.09- 5349 sayılı AB Hibeleri konu başlıklı görüşünde ise konuya ilişkin olarak;

“ Proje yürütücüsünün, harcamaların proje şartları ve amaçlarına uygun, etkin ve verimli olarak kullanılmasından, kamu idaresine ve kaynağı sağlayan kuruluşa hesabını vermekten, proje kaynaklarının etkin ve verimli kullanılmamasından doğacak her türlü zararın tazmininden sorumlu olduğu” ve

“ Proje yürütücüsünün, mal veya hizmeti ne kadar süre içinde alacağı ve avansı hangi süre içinde mahsup edeceğini belirttiği yazılı bildirimi çerçevesinde talep ettiği avans tutarı, muhasebe birimlerince herhangi bir tutar ve süre sınırlamasına tabi olmaksızın162-Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabı kullanılarak proje kapsamında açılan banka hesabından ödenecektir.” değerlendirmeleri yer almaktadır.

Boğaziçi Üniversitesi mali tablolarının ve Avrupa Birliği Projelerine ilişkin belgelerinin incelenmesi neticesinde; bazı projelerde verilen avansların kapatılmasına ilişkin bir süre belirlenmediği, bu sebeple bir süreyle sınırlı olmaksızın verilen avansların personelin üzerinde kaldığı görülmektedir.

Kamu idaresinin cevabından, idarenin bulgumuza katıldığı ve bulgu konusu hususa ilişkin olarak kapatılmayan avansın sehven devrettiği, fiilen mahsup edildiği ancak işlemle ilgili avans kaydının kapanmasına ilişkin çalışmaların KBS üzerinden açılan çağrı ile devam ettiği bildirilmiştir. Ayrıca Avrupa Birliği Projelerine ilişkin Avans Talep Formunda alınacak avansın tahmini kapatılma süresi belirtilecek şekilde formların güncellendiği de tarafımıza bildirilmiştir.

İdarenin ilgili mevzuat gereği mali tablolarında kapatılmamış görünen ön ödemeye ilişkin çalışmalarını bir an önce tamamlaması ve Avrupa Birliği Projelerine ilişkin Avans Talep Formunda alınacak avansın tahmini kapatılma süresini belirtecek şekilde uygulamaya devam etmesi gerektiği düşünülmektedir.