Karar Künyesi
Dosyalama İşlemlerinin Usulüne Uygun Olarak Yapılmaması
2019 yılında yapılan arsa ve bina satış dosyalarından bazıları örnekleme olarak incelenmiş, dosya içeriğini oluşturan evrakların belli bir düzen içinde olmadığı, birçok belgenin talebimiz üzerine sonradan bulunup dosyaya eklendiği, satışlara ilişkin ihale ve karar süreçlerinin takip ve dosyalanmasında sıkıntılar olduğu görülmüştür.
Bazı taşınmazların satışı ile ilgili 07 Ağustos 2018'de yapılmak üzere ilan edilen ihalede istekli çıkmadığı için satışı yapılamadığı belirtilen taşınmazların, 04.01.2019 tarihinde muhammen bedeller düşürülerek tekrar ihaleye çıkarıldığı belirtilmiştir. Ancak ilk ihaleye istekli çıkmadığına ilişkin ihale komisyonunca alınan bir karara rastlanmamıştır.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu'nun “Kamu idarelerinin sorumluluğu” başlıklı 76’ncı maddesinde;
“Malî karar ve işlemlere ilişkin her türlü kayıt, bilgi ve belgeler, kamu idareleri tarafından düzenli olarak muhafaza edilir.
Kamu idareleri ve görevlileri; malî yönetim ve kontrol sistemleri ile bütçenin hazırlanması, uygulanması, sonuçlandırılması, muhasebeleştirilmesi, raporlanması işlemlerine ait bilgi ve belgeleri denetimle görevlendirilmiş olanlara ibraz etmek, görevin sağlıklı yapılmasını sağlayacak önlemleri almak ve her türlü yardım ve kolaylığı göstermek zorundadır.”
Denilmek suretiyle kayıt ve belgelerin belli bir düzen içerisinde muhafaza edilerek denetime hazır halde bulundurulmasının bir zorunluluk olduğu ifade edilmiştir.
Öte yandan 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu'nun ihale ve karar sürecine ilişkin hükümleri aşağıdaki gibidir.
Kapalı teklif usulünde:
İhale sonucunun karara bağlanması:
Madde 41 – 40 ıncı madde gereğince kabul edilen teklifler incelenerek:
İhalenin yapıldığı, ancak ita amirinin onayına bağlı kaldığı
Tekliflerin daha ayrıntılı bir şekilde incelenmesi için süreye ihtiyaç duyulduğu ve şartnamelerde daha uzun bir süre öngörülmemiş ise ihalenin 15 günü geçmemek üzere başka
bir güne bırakıldığı,
İhalenin yapılmadığı,
Hususlarından birine karar verilir ve bu husus gerekçeli bir karar veya karar özeti halinde yazılarak, komisyon başkan ve üyeleri tarafından imzalanır ve durum hazır bulunanlara bildirilir
İhalenin yapılamaması
Madde 43 – Kapalı teklif usulü ile yapılan ihalelerde, istekli çıkmadığı veya teklif olunan bedel komisyonca uygun görülmediği takdirde, ya yeniden aynı usulle ihale açılır veya idare yararı görüldüğü takdirde, ihalenin bitiş tarihinden itibaren 15 gün içinde iş pazarlıkla yaptırılır.
İşin pazarlığa bırakılması halinde şartnamede belirtilen nitelik ve şartların aynen muhafazası zorunludur. Yeni ihale yapılıncaya kadar geçecek günler içinde aynı nitelikler korunarak günlük ihtiyaçlar oranında pazarlıkla mal alınabilir. Ancak ihale, şartnamede belirtilen nitelikte mal bulunmaması sebebiyle geri kalmış ise günlük ihtiyaçlar şartnameye bağlı kalmaksızın temin edilebilir.
2886 sayılı Kanun'un açık teklif usulüyle ihalenin sonuçlandırılmasını düzenleyen 48 ve 49’uncu maddelerinde de yukarıdaki maddelere göre işlemin sonuçlandırılacağı belirtilmiştir.
Yukarıdaki mevzuat hükümlerinden de anlaşılacağı üzere, ihale her ne şekilde sonuçlandırılmış olursa olsun, bu durumun ihale komisyonunca gerekçeli olarak karar altına alınması gerekmektedir. Ayrıca ihale, karar, satış, iptal vs. süreçlerin her aşamasının mevzuatında belirtildiği gibi belgelendirilmesi, bu kayıt ve belgelerin de düzenli olarak muhafaza edilmesi gerekmektedir.