İdarenin mal alım ihaleleri ile muhasebe kayıtlarının incelenmesinden, şantiye ve depoları ile Kurum ambarlarında muhafaza edilen ilk madde ve malzemelerinin 150 İlk Madde ve Malzemeler Hesabında takibinin yapılması gerekirken 258 Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabında takibinin yapıldığı ya da ilk madde ve malzemelerin doğrudan giderleştirildiği kayıtlara rastlanmıştır.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 116’ıncı maddesinde 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabının, 373’üncü maddesinde 630 Giderler Hesabının, 205’inci maddesinde 258 Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabının işleyişi anlatılmıştır.

Yönetmeliğin belirtilen maddeleri uyarınca, henüz üretim girdisi olarak kullanılmayan, şantiye ve depolar ile Kurum ambarlarında muhafaza edilen bu malzemeler ile tüketime verilmeyen malzemelerin, kullanıma verildiği zamana kadar 150 İlk Madde ve Malzemeler Hesabında izlenmesi; şantiye, depo ya da ambarlardan kullanım amacıyla çıkışının yapıldığı durumlarda 258 Yapılmakta Olan Yatırımlar ya da 630 Giderler Hesabında takibinin yapılması gerekmektedir.

İdarenin ilk madde ve malzeme alımlarına ilişkin kayıtları üzerinden yapılan incelemede; bazı ilk madde ve malzemelerin şantiye, depo ve taşınır ambarlarında muhafaza edilmesine rağmen, 150 Hesabı yerine, 258 Hesabında takibinin yapıldığı, şantiye ve depolarda bulunan bazı ilk madde ve malzemelerin de doğrudan giderleştirildiği anlaşılmıştır. İlk madde ve malzemelerin ilgili olduğu hesap yerine 258 Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabı ile 630 Giderler Hesabında izlenmesi bu hesapların mali tablolarda hatalı gösterilmesine yol açtığı gibi, idare taşınırlarının envanter takibi, stoklanması gibi konularda riskler içermektedir.

İlk madde ve malzemelerin kayıtlara girmesi, kullanıma verilmesi gibi durumlarda Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği çerçevesinde işlem yapılması sağlanmalıdır.

Tablo 6: 258 Hesabında Takibi Yapılan İlk Madde ve Malzemeler

Tablo 7: Giderleştirilen İlk Madde ve Malzemeler