Ankara Büyükşehir Belediyesi ihale birimleri tarafından 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında gerçekleştirilen ihalelere ait dokümanların incelenmesi neticesinde, bazı durumlarda söz konusu ihale dokümanlarının önemli bir parçası olan “Yeterlik bilgileri tablosu” üzerinde gerekli düzenlemeler yapılmaksızın ihaleye çıkıldığı tespit edilmiştir.

Gerek mal, gerek hizmet ve gerekse de yapım işlerine ilişkin uygulama yönetmeliklerinin her birinde yer verilen “Elektronik ihale” başlıklı maddede özetle, elektronik ihalelerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin ekinde bulunan “Yeterlik Bilgileri Tablosu Sunulan ve Tekliflerin Elektronik Ortamda Alındığı İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname” ve ilgili yönetmelik ekinde bulunan diğer standart formların kullanılacağı hüküm altına alınmıştır.

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin ekinde yer alan “KİK015” numaralı formlar, hem teklif mektuplarını hem de teklif mektuplarının ekindeki yeterlik bilgileri tablolarını içeren standart formlardır.

Söz konusu formlarda, matbu olarak mevzuatta düzenlenmiş olan ihalelere katılım belgeleri ile yeterlik kriterlerine ve bunlara ilişkin bilgilerin yazılacağı boşluklara yer verilmiştir. İstekliler ilgili boşluklara sahip oldukları belgelere ilişkin ayırt edici ve kanıtlayıcı bilgileri yazacak ve idareler bu bilgiler ışığında isteklilerin tekliflerini değerlendireceklerdir. Bu aşamada, yeterlik bilgisi tablosundaki eksikliklerden veya hatalardan dolayı tekliflerin geçersizliğine ve isteklinin ihale dışı bırakılmasına dair kararlar alınabilecektir.

Yönetmelik ekinde yer alan “Yeterlik bilgileri tablosu” dikkatli bir şekilde incelendiğinde, tabloya ilişkin ilk açıklamalar kısmında aynen;

“Yukarıdaki tablo örnek olarak hazırlanmış olup; bu tablo idare tarafından, ilgili Uygulama Yönetmeliğinde yer alan düzenlemeler esas alınarak, ihale dokümanında fiyat dışı unsurlar dahil teklifle birlikte sunulması istenen katılım belgeleri ve yeterlik kriterlerine ilişkin gerekli bilgilerin açık ve anlaşılır bir şekilde beyan edilmesini temin edecek şekilde, her belge ve kriter için ayrı satır açılmak suretiyle hazırlanacaktır. Belgelerde yer alan hangi bilgilerin beyan edilmesi gerektiğine ilişkin tabloda yer verilen tarih, sayı vb. kriterlere yenileri eklenebileceği gibi, EKAP’ta duyurulan sorgulama kriterleri esas alınarak da bu kriterlerde değişiklik yapılması mümkündür.” ifadeleri yer almaktadır.

Yukarıdaki düzenlemelerden de görüleceği üzere elektronik ihalelerde “Yeterlik bilgileri tablosu” çok önemli bir işlev üstlenmektedir. İstekliler bu tablo aracılığı ile ihaleye katılım belgelerine sahip olduklarını ve yeterlik kriterlerini karşıladıklarını idareye beyan etmektedirler. Bu beyanların sağlıklı olabilmesi amacıyla istenen her belge ve kriter için ayrı satır açılması gerektiği de ilgili tabloya ilişkin açıklamalar kısmında açıkça ifade edilmiştir.

2023 yılında Ankara Büyükşehir Belediyesi tarafından gerçekleştirilen ihalelerin incelenmesi neticesinde, bazı ihalelerde yeterlik bilgileri tablosunun ihaleye katılım için istenen tüm belge ve yeterlik kriterleri için ayrı ayrı satır açılmaksızın, doğrudan EKAP tarafından oluşturulduğu haliyle yayımlandığı görülmüştür. Bu durum, ihale komisyonlarının işini güçleştirecek ve hatalı karar vermelerine sebep olabilecek mahiyette görülmüştür.

Örneğin, 17.03.2023 tarihinde gerçekleştirilen 2023/136261 kayıt numaralı Medya Varlık Yönetim Sistemi Alımı İhalesinde, ihaleye katılım ve yeterlik kriteri olarak "Kamu Bilişim Yetki Belgesi" ve "Yazılım Yetki Belgesi" gibi belgelere yer verildiği ancak bu belgeler için söz konusu tabloda herhangi bir satır açılmadığı, bunun akabinde bazı isteklilerin “Diğer belge” adıyla ek satır açarak beyanda bulunduğu ve bu isteklinin teklifinin ilk incelemede hatalı bir şekilde geçerli sayıldığı tespit edilmiştir.

Kamu idaresi tarafından bulgu konusu hususa iştirak edildiği ve bundan sonraki ihale lerde istenen her belge/kriter için yeterlik bilgileri tablosunda ayrı satır açılacağı bildirilmiştir.

Sonuç olarak ihalelerde, elektronik ihale yönteminin kullanılması zorunluluğu ortadayken, bu yönteme göre ihale dokümanlarının en önemli parçalarından biri olan “Yeterlik bilgileri tablosu”nun mevzuatın öngördüğü şekilde ihale bazlı ve istenen her belge/kriter için ayrı satır açılarak düzenlenmesi gerekmektedir.