İdarenin muhasebe sistemine ilişkin yapılan incelemede, bazı yevmiye kayıtlarının silindiği, silinen yevmiye numaralarıyla yeni kayıtlar yapıldığı görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 43’üncü maddesinin birinci fıkrasında, işlemlerin yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedileceği, dördüncü fıkrasında, muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye

tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında 1’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verileceği, “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni“ başlıklı 44’üncü maddesinde, Yönetmeliğin uygulanmasında yevmiye defterinin kullanılacağı, “Kayıt yanlışlıklarının düzeltilmesi” başlıklı 503’üncü maddesinde ise, kurumsal, fonksiyonel ve finansman tipi sınıflandırma kodlarında yapılan kayıt hatalarının düzeltilmesi durumu hariç olmak üzere, yevmiye kayıtlarında meydana gelebilecek her türlü yanlışlığın ancak muhasebe kaydıyla düzeltileceği belirtilmiştir.

Yönetmelikte belirtildiği üzere işlemler yevmiye tarih ve numara sırasına göre yevmiye defterine günlük olarak kaydedilmeli, 1’den başlayıp hesap dönemi sonuna kadar sırasıyla devam eden yevmiye numaraları verilmeli, düzeltilmesi gereken bir hata var ise de, yönetmelikte belirtilen sınıflandırma kodlarında yapılan kayıt hataları hariç olmak üzere, eski kaydı silmeden yeni bir kayıt işlemiyle düzeltmenin yapılması gerekmektedir.

Muhasebe sisteminin yapısına ilişkin olarak yapılan incelemede, muhasebe işlemlerinin Kamu Hesapları Bilgi Sistemi’ne (KBS) kaydının her üç ayda bir gerçekleştirildiği, muhasebe kayıtlarının KBS’ye giriş kaydı yapılmadan önce silinebildiği ve nitekim 270 adet yevmiye kaydının KBS’ye giriş yapılmadan silindiği, log kayıtlarından anlaşılmıştır.

Kamu idaresi cevabında, mevzuata uygun olmayan veya bağlı başka bir işlem kaydı bulunmayan fişlerin sadece aynı gün silme işlemlerine Mali Hizmetler Daire Başkanlığının onay verdiği personellerin yetkilendirildiği ifade edilmiştir. Ancak aynı gün içinde de olsa eski kayıt silinmeden yeni bir düzeltme kaydı yapılmalıdır.

Muhasebe kayıtlarının silinebilmesi muhasebe sisteminin güvenilirliği açısından önemli riskler barındırdığından, yapılacak kayıtlarda belirtilen mevzuat hükümlerine uygun hareket edilmesi, bunun yanında muhasebe sisteminde kayıtların silinmesini engelleyecek önlemlerin alınması gerekmektedir.