Şirket müdürü ve personelinin muhtelif tarihlerde avans kullandığı, kullanılan avansların; geri ödemeleri incelendiğinde amacından saptığı ve mahiyeti itibarıyla sıfır faizli krediye dönüştüğü, bazılarının yıl sonu itibarıyla da geri ödenmediği, iş ve geçici görev yolluğu olarak ödenen avansların takibinin düzgün şekilde yapılmadığı, işin ya da geçici görevin tamamlanmasını takip eden kısa sürelerde harcama belgelerinin ibrazının sağlanarak kapatılmadığı, avans ödemelerinin tamamının muhasebe kayıtlarına alınmadığı görülmüştür.

Konu ile ilgili olarak; 1 sıra no’lu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği’nin C - Hesap Planı Açıklamaları bölümünde 19 Diğer Dönen Varlıklar Hesap Grubunun altında yer alan 195 İş Avansları Hesabı “İşletme adına mal ve hizmet satın alacak, işletme adına bir kısım gider ve ödemeleri yapacak personel ve personel dışındaki kişilere verilen iş avanslarının izlendiği hesaptır.” şeklinde tanımlanmış, hesabın işleyişine ilişkin olarak “Avans verildiğinde bu hesaba borç; avans alanın ibraz ettiği harcama veya ödeme belgelerine dayanılarak ilgili hesapların borcu karşılığında, bu hesaba alacak kaydedilir.” denilmiştir. Aynı bölümde 196 Personel Avansları Hesabı “Personel ve işçilere maaş, ücret ve yolluklarına mahsuben önceden ödenen avansların izlendiği hesaptır.” şeklinde tanımlanmış, hesabın işleyişi ise “Yapılan ödemeler bu hesaba borç; nakden iadeler ile istihkaklardan kesilen tutarlar ve tevdi edilen belgeler tutarı alacak kaydedilir.” şeklinde düzenlenmiştir.

Tebliğ'de düzenlendiği üzere personele ve personel dışındaki kişilere mal ve hizmet satın alınması için verilen iş avanslarının 195 İş Avansları Hesabına borç kaydedilerek ödenmesi, avans alan tarafından ibraz edilen harcama belgelerine istinaden hesaba yapılacak alacak kayıtları ile kapatılması, personele maaş, ücret ve yolluklarına mahsuben verilen avansların ise 196 Personel Avansları Hesabına borç kaydedilerek ödenmesi, nakden yapılan geri ödemelere, istihkaktan kesilen tutarlara ve ibraz edilen belge tutarlarına istinaden hesaba yapılacak alacak kayıtları ile de avans ödemelerinin kapatılması gerekmektedir.

Şirkete ait banka hesaplarının ekstreleri incelendiğinde şirket müdürü ve personeline muhtelif tarihlerde avans ödemesi yapıldığı, avansların personelin maaş ve ücret ödemelerinden geciktirilmeksizin mahsup edilmediği, bir kısmının geri ödemelerinin uzun sayılabilecek sürelerde geciktirildiği ve mahiyeti itibarıyla kullanım amacından saparak sıfır faizli krediye dönüştüğü, bazılarının yıl sonu itibarıyla da geri ödemesinin yapılmadığı görülmüştür.

Personele iş ve geçici görev yolluğu olarak ödenen avansların takibinin düzgün şekilde yapılmadığı, kısa sürelerde harcama belgelerinin ibrazının sağlanarak kapatılmadığı görülmüştür. Aşağıdaki tabloda da personele yol, görev ya da iş avansı adı altında yapılan geçici görevlendirme avans ödeme tutarlarının bir kısmı yer almakta olup söz konusu tutarların bir kısmının harcama belgelerinin ibraz edilerek kapatılmadığı, bir kısmının kapatıldığı beyan edilmişse de harcama belgelerinin bulunamadığı ifade edilmiştir.

‌Tablo 9: Personele İş ve Geçici Görev Yolluğu Avansı Olarak Ödenen Tutarlar

Şirket tarafından, bulguda tespit edilen hususlarla ilgili gerekli işlemlerin yapılmaya başlandığı ifade edilmiştir.

Yukarıda açıklanan gerekçelerle personele ve personel dışındaki kişilere yapılacak her türlü avans ödemesinin muhasebe kayıtlarına alınması, personele yapılacak avans ödemelerinin amacından saptırılarak krediye dönüştürülmemesi, avansların, istisnai durumlarda, şirketin mali durumu gözetilerek ve personelin avans ödemesini müteakip maaş ve ücretinden mahsup edilmek kaydıyla yapılması, avans kullandırma işlemlerinin, şartlarını ve tutarlarını düzenleyici bir iç mevzuat (yönerge, genelge gibi) çıkartılmak suretiyle bu mevzuata uygun şekilde yürütülmesi, yolluk avansı adı altında yapılan iş ve geçici görevlendirme avanslarının, iş ve geçici görevin tamamlanmasını müteakip harcama belgelerinin ibrazının sağlanarak kısa sürelerde kapatılması gerektiği değerlendirilmektedir.