Belediye harcama birimleri tarafından yıl sonu ambar sayımlarının yapılmadığı ve Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetvellerinin mevcut kayıtlar üzerinden düzenlendiği görülmüştür.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32’nci maddesinde; kamu idarelerine ait taşınırların sayımın ne zaman ve ne şekilde yapılacağı ile düzenlenecek belgeler belirtilmiştir.

Aynı Yönetmelik’in “Taşınır mal yönetim hesabı” başlıklı 34’üncü maddesinde ise, taşınır mal yönetim hesabının; yıl sonu sayımına ilişkin Sayım Tutanağı, Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli, Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetveli ve yıl sonu itibarıyla en son düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin sıra numarasını gösterir tutanaktan oluşacağı düzenlenmiştir. Ayrıca taşınır mal yönetim hesabının nasıl hazırlanacağı, onaylatılacağı ve muhafaza edileceği ayrıntılı biçimde ifade edilmiştir.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerine göre; yıl sonlarında taşınır sayımları tam olarak yapılmalı, ardından sayım tutanakları düzenlenmeli buna bağlı olarak da taşınır sayım ve döküm cetveli hazırlanarak muhasebe kayıtları ile fiziki durum karşılaştırılmalıdır. Ancak yapılan incelemede, bazı harcama birimlerinde yıl sonu sayım işlemlerine ilişkin sayım tutanakları düzenlenmeden taşınır sayım ve döküm cetvellerinin düzenlendiği tespit edilmiştir.

Ayrıca, İdarede bulunan her bir harcama birimi tarafından düzenlenmesi gereken taşınır yönetim hesabı; yıl sonu sayımına ilişkin Sayım Tutanağı, Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli, Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli; Müze/Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli ve yıl sonu itibarıyla en son düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin sıra numarasını gösterir tutanaktan oluşmaktadır. Taşınır mal yönetim hesabı ile bu tutanak ve cetvellerin tamamı kastedilmiş olduğundan, taşınır yönetim hesabının tam anlamıyla tekâmül edebilmesi için bu belgelerin her birinin eksiksiz olarak düzenlenmesi gerekmektedir.

Yıl sonu Sayım Tutanakları düzenlenmeden Taşınır Sayım ve Döküm Cetvellerinin oluşturulması mevzuata aykırılık teşkil ettiği gibi Kurum için stok takibinde de risk oluşturmaktadır.

Kamu idaresi tarafından bulguya iştirak edilmiş ve ilgili mevzuat hükümlerine uyulacağı belirtilmiştir.

Bu itibarla, yıl sonu sayımlarının yapılması ve taşınır yönetim hesabının Yönetmelikte belirtilen cetvel ve tutanakların tamamını içerecek şekilde düzenlenmesi gerektiği değerlendirilmektedir.