Kurumun hesap ve işlemlerinin incelenmesi neticesinde, taşınmaz kayıtlarının Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Kaydına İlişkin Yönetmelik hükümlerine uygun şekilde yapılmadığı görülmüştür.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu'nun 44'üncü maddesinde kamu idarelerinin taşınmazlarının kaydına ilişkin usul ve esasların çıkarılacak yönetmelik ile belirleneceği belirtilmiştir.

Buna istinaden 2006/10970 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Kaydına İlişkin Yönetmelik çıkarılmıştır. Yönetmelik’in "Kayıt Şekli" başlıklı 7'nci maddesine göre, taşınmazların; söz konusu Yönetmelik eklerinde gösterilen Tapuda Kayıtlı Olan Taşınmazlar Formunda, Tapuda Kayıtlı Olmayan Taşınmazlar Formunda, Orta Malları Formunda, Genel Hizmet Alanları Formunda, Sınırlı Aynî Haklar ile Kişisel Haklar ve Tahsis Formunda yer alan bilgileri içerecek şekilde bilgisayarda veya deftere yazılarak kaydının tutulması; taşınmaz kayıt ve kontrol işlemleriyle görevli birimlerce hazırlanan bu formların taşınmaz icmal cetvelleri hazırlanmak üzere mali hizmetler birimine gönderilmesi; mali hizmetler birimince bu formların konsolide edilerek Yönetmelik ekinde (Ek 7) bulunan örneğe uygun şekilde taşınmaz icmal cetvelleri oluşturulması; icmal cetvellerinde, kayıt planında belirtilen unsurların her biri için bir satır ayrılması ve bu taşınmazlara ilişkin adet ve yüz ölçüm toplamlarının belirtilmesi gerekmektedir.

Yapılan denetim ve yetkililerden alınan bilgilere göre kuruma ait taşınmaz varlıklar için mevzuat hükümlerine uygun taşınmaz formlarının ve icmal cetvellerinin hazırlanmadığı görülmüştür. Bu nedenle muhasebe kayıtlarında görünen tutar ile kurumun taşınmaz envanterinin mali değerine yönelik bir karşılaştırma yapılamamıştır.

Taşınmaz formları, taşınmaz kayıt ve kontrol işlemleri ile ilgili birim tarafından, icmal cetvelleri ise mali hizmetler birimi tarafından hazırlanmaktadır. Mali hizmetler biriminin aynı zamanda mali tabloların da hazırlandığı ve kontrol edildiği birimdir. Bu nedenle taşınmaz icmal cetvellerinin hazırlanmış olması, taşınmazların gerçek değeri ile mali tablolara yansıyan değeri

arasında oluşabilecek uyumsuzlukların da fark edilip düzeltilmesini sağlayacak kontrol mekanizması kurulmasına yardımcı olacaktır.

Dolayısıyla icmal cetvellerinin çıkarılmaması, yönetmelik hükümlerine aykırı bir uygulama olduğu gibi aynı zamanda taşınmaz varlıkların gerçekte olan değerleri ile mali tablolara yansıyan değerleri arasında uyumsuzluğa sebep olan bir kontrol zafiyetine yol açabilecek bir eksikliktir. Bu nedenle taşınmaz kayıtlarının mali tabllora gerçeğe uygun yasıtılabilmesinin sağlanması için taşınmaz icmal cetvellerinin de gerçek duruma uygun olarak çıkarılması gerekmektedir.

Bulguda belirtilen hususlarla ilgili olarak Kamu İdaresi cevabında; Kuruma ait taşınmazlara ilişkin kayıtların programlar vasıtasıyla tutulduğu, tutulan kayıtlarda ortaya çıkan değişikliklerin periyodik olarak Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına resmi yazı ile gönderildiği. fakat İdare tarafından kullanımına sunulan yeni yazılım programına geçiş süreci nedeniyle taşınmazlara ilişkin bilgilerin Sayıştay denetimine sunulamadığı belirtilmiş ve Kurumun mülkiyetinde bulunan tüm taşınmazların eksiksiz ve tam olarak bilindiği, taşınmazların “Erp” sistemine entegrasyonu ile ilgili çalışmaların devam etmekte olup kısa süre içerisinde ilgili Yönetmelik hükümlerine göre tamamlanacağı ifade edilmiştir.

Özetle Kurum, taşınmazlara ilişkin kayıtların tam olarak tutulduğunu, ancak kullanılan programın değiştirilmesi nedeniyle taşınmaz formları ve icmal cetvellerinin çıkarılamadığını belirtmektedir. Kurumda kullanılan yazılım programı 2022 yılı eylül ayı içinde değiştirilmiş ve bu tarihten sonra tüm işlemler yeni yazılım programı üzerinden gerçekleştirilmiştir. Buna göre yeni programın kullanılmaya başlandığı tarih ile dönem sonu işlemlerinin yapılması ve tabloların çıkarılması gereken süre arasında 3 aydan fazla zaman olduğu düşünüldüğünde kurumsal verilerin kullanılan programa entegrasyonunda bazı zorluklar yaşandığı anlaşılmaktadır. Bu nedenle sonraki süreçte benzer sorunların yaşanmaması adına geçiş sürecinin bir an önce tamamlanmasının sağlanması gerektiği değerlendirilmektedir.